Вопрос о необходимости предоставления копии трудовой книжки для оформления больничного листа (листка нетрудоспособности) часто вызывает путаницу у работников и работодателей. С 2026 года‚ с учетом перехода на электронные трудовые книжки и изменения в порядке расчета пособий‚ ответ на этот вопрос стал более четким. В данной статье разберем‚ когда копия трудовой действительно требуется для больничного‚ какие документы подтверждают страховой стаж и как правильно оформить копию.

Основной принцип: что нужно Фонду для расчета больничного?

С 2022 года больничные листы (листки нетрудоспособности) оформляются исключительно в электронном виде (ЭЛН). Для расчета пособия по нетрудоспособности Фонду социального страхования (СФР) необходимы прежде всего сведения о:

• Страховом стаже застрахованного лица.
• Среднемесячном заработке за расчетный период (обычно за последние 2 года перед наступлением страхового случая).

Ключевой источник этих данных — не бумажная трудовая книжка‚ а сведения из электронной базы СФР. Работодатель обязан направить в СФР информацию о приеме/увольнении сотрудника‚ его заработке и страховом стаже в течение трех рабочих дней с момента запроса фонда.

Когда копия трудовой книжки может потребоваться?

Несмотря на электронный обмен данными‚ копия трудовой книжки (или выписка из нее) может понадобиться в следующих ситуациях:

Для подтверждения стажа‚ если данных в СФР недостаточно

Если у работника недостаточный стаж для получения пособия (например‚ менее 6 месяцев непрерывной работы у последнего работодателя)‚ СФР может запросить дополнительные документы. В этом случае для исчисления стажа могут потребоваться:

• Трудовая книжка (бумажная или выписка из электронной).
• Трудовые договоры.
• Справки о заработке‚ выданные предыдущими работодателями.
• Иные документы‚ подтверждающие факт работы и уплату страховых взносов.

Важно: Если стаж есть‚ но в СФР отсутствуют сведения о заработке за определенные периоды‚ для расчета пособия могут потребоваться справки о доходах (например‚ 2-НДФЛ)‚ а не копия трудовой.

При увольнении и последующем оформлении больничного

Если сотрудник уволился‚ а затем заболел‚ для выплаты пособия СФР будет использовать данные о его последнем месте работы. Копия трудовой книжки с отметками об увольнении не является обязательным документом для больничного. Достаточно данных‚ которые уже есть у фонда. Однако если у работника сохранилась бумажная трудовая книжка‚ он может предоставить ее по запросу СФР для уточнения стажа.

Для нового работодателя при приеме на работу

Это самая частая причина запроса копии трудовой. Новый работодатель может попросить копию трудовой книжки (или выписку из электронной) для проверки стажа и предыдущего опыта работы. Но для больничного‚ которое наступит уже в период работы у нового работодателя‚ эта копия не понадобится — стаж будет учитываться с момента приема на новую работу‚ и данные о нем автоматически уйдут в СФР.

Какие документы подтверждают страховой стаж в 2026 году?

Согласно законодательству‚ основным документом является:

• Трудовая книжка установленного образца (бумажная) или
• Сведения о трудовой деятельности (выписка из электронной трудовой книжки).

Дополнительно для подтверждения стажа и заработка могут использоваться:

• Трудовые договоры.
• Справки о заработке (например‚ по форме 182н).
• Выписки из платежных ведомостей.
• Сведения из лицевых счетов в СФР (запрос через Госуслуги‚ МФЦ или напрямую в фонд).

Как получить и правильно оформить копию трудовой книжки?

Источники получения

1. У последнего работодателя. По ст. 62 Трудового кодекса РФ работник имеет право получить по письменному заявлению копии документов‚ связанных с работой. Это включает копию трудовой книжки. Работодатель обязан выдать ее в течение 3 рабочих дней; Копия должна быть заверена (подпись руководителя/уполномоченного лица‚ печать организации‚ дата выдачи).
2. Через Госуслуги. Если у вас есть электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ вы можете получить официальную выписку из нее в виде PDF-документа. Эта выписка имеет юридическую силу и не требует дополнительного заверения. Доступна через личный кабинет на портале Госуслуг.
3. В отделении СФР или МФЦ. Можно запросить выписку из сведений о трудовой деятельности‚ хранящихся в фонде. Это также официальный документ.

Заверение копии

Если вы получаете копию бумажной трудовой книжки у работодателя‚ ее должны завершить:

• Подпись руководителя организации или иного уполномоченного лица (например‚ начальника отдела кадров).
• Печать организации (если она использовалась при выдаче оригинала).
• Отметка «Верно» с указанием даты выдачи копии.
• Должность и ФИО лица‚ заверившего копию.

Важно: СФР и другие госорганы принимают как заверенные работодателем копии‚ так и официальные выписки из электронной системы.

Практические рекомендации: что делать‚ если больничный и копия трудовой?

В 2026 году копия бумажной трудовой книжки не является обязательным документом для оплаты больничного листа. Основным источником данных для СФР служат сведения‚ направленные работодателем в электронном виде. Однако в спорных случаях‚ связанных с подтверждением страхового стажа‚ копия или выписка из трудовой книжки может потребоваться по запросу фонда.

Главное правило: храните у себя официальную выписку из электронной трудовой книжки (она доступна на Госуслугах) или заверенную копию бумажной. Этот документ — ваша основная гарантия при решении любых вопросов‚ связанных со стажем и пособиями‚ включая больничные.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ и практики применения правил социального страхования на 2026 год. Для получения персональной консультации по вашему случаю рекомендуется обратиться в отделение СФР или к юристу.