Оформление заграничного паспорта — важный шаг, требующий внимательности к деталям и сбора необходимых документов․ Долгое время одним из обязательных пунктов в списке была копия трудовой книжки․ Однако законодательство не стоит на месте, и требования меняются․ В этой статье мы подробно разберем, нужна ли заверенная работодателем копия трудовой для загранпаспорта в 2026 году, как её правильно оформить, если она всё-таки потребуется для других целей, и как быть владельцам электронных книжек․
Если обратиться к истории, то ранее при подаче документов на загранпаспорт требовалось предоставить копию трудовой книжки, заверенную отделом кадров․ Это было необходимо для того, чтобы сотрудники миграционной службы могли сверить информацию в трудовой с теми сведениями, которые гражданин указывал в анкете, и убедиться в их правдивости․
Однако сегодня ситуация изменилась․ В настоящее время для оформления загранпаспорта (как нового, так и старого образца) не требуется предоставлять в отделение МВД ни оригинал, ни копию трудовой книжки, заверенную отделом кадров․ Обращаться в отдел кадров за заверенным дубликатом специально для загранпаспорта больше не нужно․ Необходимые сведения о трудовом стаже заявитель просто вносит в текст заявления-анкеты․
Когда копия всё-таки может понадобиться?
Несмотря на то, что для самого загранпаспорта документ не нужен, копия трудовой книжки, заверенная работодателем, может потребоваться сотруднику в других жизненных ситуациях:
- Получение потребительского кредита или ипотеки в банке;
- Оформление визы в некоторые страны;
- Смена фамилии;
- Восстановление оригинала трудовой книжки при его утере․
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Выдать оригинал трудовой книжки на руки работнику работодатель не имеет права․ Поэтому во всех случаях оформляется копия․ Если сотрудник просит выдать ему заверенную копию, работодатель обязан сделать это в соответствии с требованиями ГОСТа Р 7․0․97-2016 (утвержден приказом Росстандарта 2004-ст от , действует с 1 июля 2018 года)․
Пошаговая инструкция для отдела кадров
- Снятие копий․ Необходимо откопировать все заполненные страницы трудовой книжки, включая внутреннюю часть обложки с данными владельца․
- Простановка отметок на каждой странице․ На каждом листе ставится отметка о заверении․ Согласно ГОСТу, для этого можно использовать специальный штамп или написать от руки․ Отметка должна содержать:
- Слово «Верно» или «Копия верна»;
- Должность лица, заверившего документ;
- Подпись заверяющего лица с расшифровкой (ФИО);
- Дату заверения;
- Заверение последней страницы (особенно важно для тех, кто работает по настоящее время)․ На последнем листе копии, помимо стандартной отметки, делается запись: «Работает по настоящее время»․
- Простановка печати․ Отметку подтверждают печатью или штампом работодателя․ Без печати копия считается недействительной․
- Сшивание документа (опционально)․ Если копия состоит из нескольких листов, её можно прошить, пронумеровать и поставить печать на месте прошивки, однако для большинства инстанций достаточно заверения каждого листа отдельно․
Особенности для электронной трудовой книжки (ЭТК)
С переходом на электронные трудовые книжки у многих возник вопрос: как получить копию, если бумажного оригинала больше нет? Здесь важно знать следующее:
Строго говоря, такого понятия, как «копия электронной трудовой книжки», в законодательстве нет․ Этот термин используют лишь на бытовом уровне по аналогии с бумажным документом․ Если у вас ЭТК, выписку из неё можно получить:
- Через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте Пенсионного фонда (СФР) в формате выписки;
- Через МФЦ — многофункциональные центры также предоставляют выписки из электронных данных о стаже;
- У работодателя — если у вас бумажная трудовая, работодатель может выдать заверенные копии всех её страниц․ Если вы перешли на ЭТК, работодатель может выдать справку установленной формы или скан-копию из исходного документа, заверив её по правилам ГОСТа․
Сколько действует заверенная копия?
Срок действия заверенной копии трудовой книжки законодательно не закреплен и зависит от требований той организации, в которую вы её предоставляете․ Например, для банков срок действия обычно составляет от 14 до 30 дней․ Если вы берете копию «про запас», помните, что при изменении вашего статуса (например, увольнение или перевод на другую должность), ранее сделанная копия станет неактуальной․