Вопрос о необходимости проставления печати на записи об увольнении в трудовой книжке остается одним из самых обсуждаемых в кадровом делопроизводстве. Нормы законодательства неоднократно менялись, а в практике встречаются разночтения. Данная статья разъясняет текущие требования на основе Приказа Минтруда России и судебной практики.
Нормативная база: что говорит закон?
Основным документом, регулирующим порядок ведения трудовых книжек, является Приказ Минтруда России от № 589н (в редакции на 2026 г.). Ключевые положения:
- Пункт 35 Правил устанавливает, что записи об увольнении, как и об приеме на работу, заверяются подписью ответственного лица и печатью работодателя (при наличии).
- Пункт 41 уточняет, что при наличии у работодателя нескольких печатей (например, основной и кадровой) заверяющей является печать, содержащая наименование работодателя (юридического лица) и место его нахождения.
Важный вывод:
Печать на запись об увольнении обязательна для юридических лиц (ООО, АО и т.д.), у которых она официально зарегистрирована. Отсутствие такой печати у конкретного работодателя освобождает от этого требования, но факт отсутствия должен быть документально подтвержден (например, выпиской из ЕГРЮЛ или приказом об отмене печати).
Какая печать ставится: печать работодателя или кадровой службы?
Здесь существует четкая позиция контролирующих органов:
- Допустимо: Печать юридического лица (работодателя), содержащая его полное наименование и адрес.
- Недопустимо: Печать отдела кадров, кадрового подразделения или иное штампное устройство, не содержащее реквизитов самого работодателя; Роструд неоднократно указывал, что заверение записи печатью кадровой службы является нарушением.
На практике это означает, что если у организации есть только одна печать, штамп отдела кадров,, то она не может быть использована для заверения записей в трудовой книжке. В таком случае запись заверяется только подписью уполномоченного лица (руководителя или его заместителя) без печати.
Особые случаи и исключения
Индивидуальный предприниматель (ИП)
ИП не обязан иметь печать. Запись об увольнении у ИП заверяется только личной подписью предпринимателя. Требование поставить печать в этом случае необоснованно.
Реорганизация организации
Если организация была реорганизована (например, путем слияния), то записи об увольнении, совершенные до даты реорганизации, могут заверяться печатью, действовавшей на момент увольнения. Это подтверждается судебной практикой (см. пример в разделе ниже).
Отсутствие печати у работодателя на момент увольнения
Если у работодателя (юрлица) на законных основаниях нет печати (например, она была утеряна и не восстановлена, или организация приняла решение об отказе от печати), то запись об увольнении заверяется только подписью. Отсутствие печати в этой ситуации не является нарушением.
Судебная практика: пример из жизни
В одном из дел суд рассматривал ситуацию, когда в трудовой книжке истца запись об увольнении была заверена печатью, не соответствующей наименованию работодателя на момент увольнения (печать другой организации).
Позиция суда: Несмотря на неправильную печать, период работы не исключается из страхового стажа, если из контекста (например, совпадения печати на записи о приеме) ясно, кто является работодателем. Однако для устранения неопределенности работодатель обязан внести исправительную запись с правильной печатью.
Что делать, если печать поставлена неправильно или отсутствует?
- Обратиться к бывшему работодателю с письменным заявлением о внесении исправительной записи или заверении записи правильной печатью.
- Если работодатель отказывается, подать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или обратиться в суд с требованием о восстановлении правильности записи.
- В случае, если запись об увольнении без печати (где она обязательна) уже внесена, это не является основанием для признания записи недействительной и не лишает работника права на пенсию. Однако для будущих трудоустройств лучше узаконить эту запись.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2021 года ведение ЭТК является обязательным для всех работодателей. В электронном документе понятие «печать» отсутствует. Запись об увольнении в ЭТК:
- Формируется автоматически на основе сведений из СЗВ-ТД.
- Заверяется электронной подписью (ЭЦП) уполномоченного лица работодателя.
- Для работника, имеющего бумажную трудовую книжку, на основании данных из ЭТК работодатель обязан внести соответствующую запись в бумажный документ, руководствуясь правилами, описанными выше.
Практические рекомендации для работника
Если вы получили трудовую книжку с записью об увольнении:
- Проверьте:
- Есть ли подпись ответственного лица (руководителя, главного бухгалтера, начальника отдела кадров)?
- Есть ли печать? Если да, соответствует ли она наименованию работодателя (не кадровой службы)?
- Корректность даты и основания увольнения.
- Если печать отсутствует, но должна быть (юрлицо, у которого есть печать), — запросите у работодателя ее поставить.
- Если печать неправильная (например, штамп «Отдел кадров» или печать другой организации) — требуйте исправления.
- Храните все документы (заявление, квитанции, переписку) на случай обращения в контролирующие органы.
Таким образом, на 2026 год действует следующее правило: запись об увольнении в бумажной трудовой книжке для юридического лица должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью самого работодателя (не кадровой службы). Для ИП достаточно подписи. Отсутствие обязательной печати не аннулирует запись и не лишает прав, но требует исправления для исключения будущих проблем. В условиях перехода на электронный документооборот ключевым становится корректное формирование данных в ЭТК.
Важно: Данная статья носит информационно-справочный характер. В спорных ситуациях рекомендуется консультироваться с юристом по трудовому праву.