Вопрос о правильном оформлении трудовых книжек, в частности о необходимости проставления печатей, всегда вызывает много споров среди кадровых работников. Особенно часто возникает путаница при заполнении раздела «Сведения о награждениях». В этой статье мы подробно разберем, нужно ли заверять записи о поощрениях печатью, как правильно вносить такие записи и какие нормативные акты регулируют этот процесс.

Нормативная база: что говорит закон?

Основными документами, регламентирующими ведение трудовых книжек, являются:

• Статья 66 Трудового кодекса РФ (абзац 4 обязывает вносить сведения о награждениях за успехи в работу).
• Правила ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ от № 225).
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (Постановление Минтруда РФ от № 69).

Согласно пункту 24 Правил (Постановление № 225), в трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги, в т.ч.:

1. О награждении государственными наградами.
2. О поощрении за трудовые заслуги (почетными грамотами, присвоением званий, награждением знаками отличия и т.д.).

Работодатель также может предусматривать иные меры поощрения в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Главный вопрос: нужна ли печать на записях о награждении?

Ответ на этот вопрос зависит от конкретной ситуации и статуса работника:

Если работник продолжает работать в организации

При внесении записи о награждении в процессе текущей работы сотрудника, печать или подпись работодателя сразу не ставится. Запись просто вносится в соответствующие графы. Заверение подписью руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью осуществляется при увольнении работника.

При увольнении работника

Согласно действующему законодательству, в день увольнения работника все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя (в т.ч. записи в разделе «Сведения о награждениях»), заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью.

Таким образом, если за время работы сотрудник награждался почетными званиями, грамотами, премиями и другими наградами, то при увольнении печати ставятся не только в разделе «Сведения о работе», но и в разделе «Сведения о награждениях». Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке РФ и на государственном языке республики в составе РФ, заверяются оба текста.

Порядок внесения сведений о награждении

Чтобы запись имела юридическую силу и была оформлена без ошибок, необходимо соблюдать строгий алгоритм заполнения раздела «Сведения о награждениях»:

Шаг 1:

В графе 3 в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование (при его наличии). Под этим заголовком будут вноситься сами записи.

Шаг 2: Порядковый номер

В графе 1 ставится порядковый номер записи. Важно помнить, что нумерация является нарастающей в течение всего периода ведения трудовой книжки (а не начинается заново для каждого работодателя).

Шаг 3: Дата награждения

В графе 2 указывается дата внесения записи (как правило, совпадает с датой издания приказа о награждении).

Шаг 4: Суть награждения

В графе 3 (уже под заголовком организации) вписывается, кто и за что наградил сотрудника. Здесь необходимо кратко указать, за что именно был поощрен работник (можно использовать формулировки из ходатайства или приказа).

Шаг 5: Основание для награждения

В графе 4 указывается, на основании какого документа произведено награждение (например, Указ Президента, приказ предприятия и т.д.). Следует точно указать название документа, его дату и номер.

Особенности и нюансы

• Внесение пропущенных записей. Если предыдущий работодатель не внес запись о награждении (например, в 1993 году), текущий работодатель вправе внести эту запись. Она вносится под следующим порядковым номером на основании копии документа, подтверждающего факт награждения. Невнесение записи работодателем, который осуществлял награждение, ранее образовывало состав административного правонарушения.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК). В настоящее время у работников есть электронная версия книжки, однако в нее не заносят сведения о наградах. Электронная трудовая показывает только стаж работы и основные изменения в трудовых отношениях. Если работник хочет сохранить информацию о своих награждениях, он должен использовать бумажную книжку.
• Ошибка в записи. Если из-за ошибки внесена неверная информация, она признается недействительной в установленном порядке. Нельзя просто зачеркнуть или замазать запись в разделе награждений.