Вопрос о том, требуется ли проставление печати при внесении записи о награждении в трудовую книжку, часто вызывает недоумение у кадровиков, бухгалтеров и самих сотрудников․ С одной стороны, награждения — это важное поощрение, отражающее профессиональные достижения работника․ С другой — законодательство не всегда однозначно регламентирует формальные требования к оформлению таких записей․ Разберёмся подробно․
Что говорит закон?
Основным нормативным актом, регулирующим ведение трудовых книжек, является Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»․
Согласно пункту 21 Правил, в трудовую книжку вносятся сведения о:
- приёме на работу;
- переводе на другую постоянную работу;
- увольнении;
- награждении за успехи в работе (поощрении)․
Таким образом, запись о награждении в трудовую книжку вносится обязательным образом, если это поощрение связано с успехами в трудовой деятельности (например, благодарность, грамота, почетное звание, премия за достижения и т․п․)․
Нужна ли печать при записи о награждении?
Ответ: НЕТ, печать не обязательна․
В отличие от записей о приёме, переводе и увольнении, для которых закон прямо требует подпись работодателя (или уполномоченного лица) и печать организации (п․ 24 Правил № 225), для записей о награждениях таких требований нет․
В письме Минтруда России от № 14-6/ООГ-2109, где рассматривался вопрос о внесении в трудовую книжку сведений о премиях, ведомство подтвердило:
«Записи о поощрениях (в т․ч․ о выплате премий за успехи в работе) вносятся в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) работодателя․ Подпись работодателя (уполномоченного лица) обязательна․ Печать организации при этом не требуется»․
Таким образом, достаточно:
- издания приказа (распоряжения) о награждении;
- указания в приказе конкретного вида поощрения (например: «Присвоено почетное звание „Лучший сотрудник года“» или «Назначена премия за высокие результаты в реализации проекта»);
- внесения записи в трудовую книжку с указанием даты и основания (номер и дата приказа);
- подписи ответственного лица (кадровика или руководителя) — обязательно․
Как правильно оформить запись о награждении?
Формат записи должен соответствовать требованиям Правил № 225․ Пример правильного оформления:
№ | Дата | Основание | Содержание записи ----|-------------|---------------------------|----------------------------------------------- 1 | | Приказ № 45 от | Награждён грамотой за высокие результаты в работе
Важно:
- Запись должна быть сделана чернилами (не карандашом), разборчиво, без помарок и исправлений;
- Если запись сделана с ошибкой — её необходимо аннулировать по правилам (зачеркнуть, указать «Запись неверна», заверить подписью и печатью — но только если это ошибка в приёме/увольнении; для награждений — проще внести новую корректную запись с пояснением);
- Печать на записи о награждении не ставится, даже если организация использует печать для всех других записей, это не требование закона․
Что делать, если печать уже поставили?
Если в вашей организации сложилась практика ставить печать на все записи в трудовой книжке — это не является нарушением․ Закон не запрещает ставить печать, если она уже есть в организации․ Однако не ставить её — тоже не нарушение․
Важно: не следует ставить печать на записи, которые не требуют её по закону, если это не является внутренней процедурой компании․ Это может привести к путанице и необоснованным требованиям со стороны контролирующих органов․
Что включается в понятие «награждение»?
Закон не перечисляет все возможные виды поощрений․ К награждениям, подлежащим внесению в трудовую книжку, относятся:
- грамоты, благодарности;
- почётные звания («Лучший специалист», «Ветеран труда» и т․п․);
- нагрудные знаки и медали;
- премии, присуждённые за достижения в работе (не ежемесячные, а целевые, за конкретные результаты);
- вручение ключей от автомобиля, путёвок, иных ценных подарков — только если это указано в приказе как поощрение за успехи в труде․
Не вносятся в трудовую книжку:
- ежемесячные премии по итогам месяца;
- премии за выполнение плана (если они не связаны с выдающимися достижениями);
- премии за праздники (Новый год, День работника и т․п;)․
Практические рекомендации для кадровиков
- Всегда издавайте приказ о награждении — без него запись в трудовую книжку не имеет основания․
- Указывайте в приказе точную формулировку поощрения (не «премия», а «премия за выдающиеся результаты в реализации проекта»)․
- Подписывайте запись в трудовой книжке — это обязательное требование․
- Не ставьте печать — она не требуется, и её наличие может вызвать вопросы при проверке․
- Сохраняйте копии приказов — они являются доказательством законности записи․
- Информируйте сотрудников о внесении записи — это повышает доверие и прозрачность․
Запись о награждении в трудовой книжке — это не просто формальность, а важный элемент карьерного пути сотрудника․ Она подтверждает его профессиональные достижения и может быть решающим фактором при поступлении на новую работу, получении повышения или при оформлении льгот․
Печать при записи о награждении не требуется по закону․ Достаточно подписи ответственного лица и ссылки на приказ․ Соблюдение этих правил поможет избежать претензий со стороны трудовой инспекции и обеспечит юридическую корректность ведения трудовых книжек․
Помните: качество и точность записей важнее формальностей․ Лучше сделать запись без печати, но правильно, чем с печатью, но с ошибкой или без основания․
Если у вас есть сомнения — всегда обращайтесь к официальному письму Минтруда или консультируйтесь с юристом по трудовому праву․ Закон на вашей стороне, если вы действуете в его рамках;