Вопрос правильного оформления трудовой деятельности, особенно при работе по совместительству, остается одним из самых актуальных для сотрудников и работодателей. С 1 сентября 2021 года в России действуют новые правила ведения трудовых книжек, утвержденные Приказом Минтруда России от № 320н. В этой статье мы подробно разберем, нужна ли печать организации при внесении записи о совместительстве, как правильно оформить такую запись и какие нюансы важно учитывать в 2026 году.
Нужна ли печать при записи о совместительстве?
Это самый частый вопрос, возникающий при оформлении документов. Согласно действующему законодательству и новому порядку ведения трудовых книжек:
- Печать организации не является обязательным реквизитом для заверения записей в трудовой книжке, если работодатель является юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем.
- Запись заверяется подписью уполномоченного лица (работодателя или сотрудника кадровой службы) и подписью самого работника.
- Если у организации есть печать, ее использование допускается, но отсутствие оттиска не делает запись недействительной.
Таким образом, главное — это наличие правильных подписей и соответствие записи фактическим данным о приеме на работу. Отсутствие печати не может служить основанием для отказа в признании стажа или записи о трудовой деятельности.
Кто вносит запись о работе по совместительству?
Важно помнить ключевое правило: запись о работе по совместительству вносит только основной работодатель по месту основной работы сотрудника. Работодатель, у которого сотрудник работает по совместительству, такую запись не делает.
Процесс выглядит следующим образом:
- Сотрудник предоставляет основному работодателю документ, подтверждающий работу по совместительству (копию приказа о приеме, справку или выписку из приказа).
- Основной работодатель проверяет предоставленные документы.
- На основании предоставленных документов в раздел «Сведения о работе» вносится соответствующая запись.
Какие документы нужны для внесения записи?
Для того чтобы запись была внесена корректно, сотруднику необходимо предоставить одному из следующих документов от работодателя по совместительству:
- Копию приказа (распоряжения) о приеме на работу по совместительству.
- Справку о работе по совместительству, оформленную в произвольной форме, но содержащую все необходимые реквизиты (наименование организации, даты приема, должность, номер приказа).
- Выписку из приказа о приеме на работу.
Документ должен быть заверен подписью руководителя или уполномоченного лица организации-совместителя. Печать на копии приказа также желательна, но, как и в случае с трудовой книжкой, не является строго обязательной при наличии подписи.
Как правильно оформить запись: пошаговая инструкция
При внесении записи о работе по совместительству необходимо соблюдать строгий алгоритм, установленный Приказом № 320н:
Шаг 1. Графа 1 (Номер записи)
Указывается порядковый номер вносимой записи в рамках данного раздела.
Шаг 2. Графа 2 (Дата)
Указывается дата приема на работу по совместительству (не дата внесения записи, а именно дата начала работы).
Шаг 3. Графа 3 (Сведения о приеме)
В этой графе делается запись следующего содержания:
«Принят в [наименование организации] по совместительству в [наименование отдела/структурного подразделения] в должности [название должности]».
Здесь же указывается документ-основание (например, «Приказ от [дата] № [номер]»).
Шаг 4. Графа 4 (Документ-основание)
Повторяются реквизиты приказа или иного документа, на основании которого внесена запись.
Шаг 5. Заверение
После внесения всех записей (в т.ч. об увольнении, если оно произошло) запись заверяется:
- Подписью ответственного лица основного работодателя.
- Подписью работника.
Печать ставится только при наличии и по желанию работодателя, но не требуеться по закону.
Электронные трудовые книжки (ЭТК) и совместительство
В 2026 году большинство трудовых книжек ведутся в электронном виде. Если сотрудник перешел на электронную трудовую, информация о работе по совместительству также вносится в базу данных ПФР (Социального фонда России).
Основной работодатель подает форму СЗВ-ТД (или ее актуальный аналог на текущую дату), где в графе 5 «Трудовая функция» делается отметка о совместительстве. В электронном виде никакие печати не требуются — все подтверждается электронной подписью работодателя и данными реестра.
Частые ошибки при оформлении
Чтобы избежать проблем с подтверждением стажа в будущем, избегайте следующих ошибок:
- Внесение записи вторым работодателем. Запись вносит только основной работодатель.
- Отсутствие основания. Нельзя вносить запись «со слов» сотрудника без предоставления копии приказа или справки.
- Требование печати. Отказ в приеме документов или внесении записи только из-за отсутствия печати является неправомерным.
- Некорректная формулировка. Обязательно должно быть указано, что работа является «по совместительству».
Соблюдение этих простых правил гарантирует, что ваш трудовой стаж будет учтен полностью и без лишних вопросов со стороны пенсионных органов в будущем.