В 2026 году вопросы ведения трудовых книжек остаются критически важными для каждого работника и работодателя. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек‚ бумажный формат по-прежнему имеет юридическую силу‚ особенно для тех‚ кто вел его до 2020 года или подал соответствующее заявление. Особое внимание следует уделить правильному оформлению записей о работе по совместительству‚ так как именно здесь чаще всего допускаются ошибки‚ связанные с проставлением печати.
Согласно действующему законодательству Российской Федерации и разъяснениям Роструда‚ печать организации при внесении записи о работе по совместительству ставится не всегда. Это зависит от того‚ кто вносит запись в трудовую книжку:
- Если запись вносит работодатель по основному месту работы: Он ставит свою печать. В этом случае работник предоставляет документы‚ подтверждающие работу по совместительству (копию приказа‚ справку или выписку из приказа)‚ заверенные работодателем по совместительству.
- Если запись вносит работодатель по совместительству: Это возможно только по желанию работника и при условии‚ что работник предоставил свою трудовую книжку по основному месту работы. В этом случае работодатель по совместительству обязан поставить свою печать рядом с записью.
Важно помнить: если трудовая книжка велась работодателем по совместительству‚ то именно его печать должна стоять напротив соответствующей записи. Отсутствие печати в таком случае может сделать запись недействительной при подсчете стажа или оформлении пенсии.
Правила проставления печати
При оформлении записей необходимо строго соблюдать технические требования:
- Печать должна быть четкой и хорошо читаемой.
- Оттиск ставится так‚ чтобы не закрывать текст записи‚ но захватывать часть наименования организации (если печать круглая) или располагаться рядом с подписью ответственного лица.
- Используется только оригинал печати организации или ее обособленного подразделения (если у подразделения есть своя печать и оно наделено полномочиями).
- Использование факсимиле (штампов с автоматической подачей краски) вместо живой печати в трудовых книжках не допускается.
Алгоритм действий для работника
Чтобы запись о работе по совместительству была внесена корректно и заверена печатью‚ работнику необходимо выполнить следующие шаги:
- Взять у работодателя по совместительству заверенную копию приказа о приеме на работу (или справку о периоде работы).
- Обратиться в отдел кадров по основному месту работы с заявлением о внесении записи о совместительстве.
- Предоставить заверенные документы.
- Проверить‚ чтобы специалист по кадрам внес запись дословно согласно документам и поставил печать основного работодателя.
Внимание: Если вы решили‚ чтобы запись делал работодатель по совместительству‚ вы должны физически передать ему свою трудовую книжку. Только в этом случае он поставит свою печать.
Типичные ошибки и их последствия
Неверное оформление записей о совместительстве может привести к серьезным проблемам в будущем. Среди наиболее частых ошибок встречаются:
Отсутствие печати. Если запись внесена работодателем по совместительству‚ но печать не стоит‚ Пенсионный фонд может не учесть этот период стажа.
Печать сторонней организации. Иногда записи заверяются печатью контрагента или вышестоящей организации‚ что является нарушением.
Нечитаемый оттиск. Если печать размазана или неполная‚ запись могут счесть недействительной.
Электронные трудовые книжки и печать
Стоит отметить‚ что в электронных трудовых книжках (ЭТК)‚ которые ведутся с 2020 года‚ понятие физического оттиска печати трансформировалось; Информация о работе по совместительству вносится в электронный реестр Социального фонда России (СФР) работодателем. Юридическую силу такой записи придает квалифицированная электронная подпись (КЭП) уполномоченного лица организации. Физическая печать в ЭТК не ставится‚ так как документ формируеться в цифровом виде.
Однако‚ если работник вел бумажную трудовую книжку параллельно с электронной‚ правила проставления физической печати в бумажном документе остаются прежними и описаны выше.
Правильное оформление трудовой книжки‚ включая раздел о совместительстве‚ — это залог беспроблемного подтверждения стажа в будущем. Главное правило: запись о совместительстве заверяется печатью того работодателя‚ который эту запись вносил. Работникам следует внимательно проверять наличие оттиска и его читаемость сразу после внесения данных‚ чтобы избежать необходимости восстановления документов спустя годы.