Оформление трудовых отношений — ответственная процедура, где каждая деталь имеет значение. Один из самых частых вопросов, с которым сталкиваются кадровики и начинающие предприниматели: нужна ли печать в трудовой книжке при приеме на работу? Вокруг этой темы существует множество мифов и устаревших представлений. Давайте разберемся раз и навсегда, как действуют актуальные правила и чего следует придерживаться работодателю.

Главное правило: печать при приеме на работу не ставится

Если вы ищете короткий и однозначный ответ, то он звучит так: нет, не нужно. На этапе внесения записи о приеме на работу заверять её печатью работодателя или кадровой службы не требуется. Это правило подтверждается актуальными нормативными актами и разъяснениями профильных ведомств.

Печать в трудовой книжке имеет юридическую силу и придает записям официальный статус, однако при трудоустройстве её проставление избыточно. Заверение оттиском печати происходит позже — в момент увольнения сотрудника.

Где именно нужно ставить печать?

Несмотря на то, что при приеме на работу печать не нужна, существуют ситуации, когда её проставление является строго обязательным. Отсутствие печати в этих случаях может привести к серьезным проблемам для работника в будущем, вплоть до снижения размера пенсии из-за неучтенного стажа.

Печать организации (или печать кадровой службы, если таковая имеется) обязательно ставится в следующих случаях:

• На ьном листе, при первичном оформлении трудовой книжки или вкладыша к ней. Сначала сотрудник расписывается на ьном листе, подтверждая достоверность информации, и лишь после этого ставится печать.
• При увольнении работника, все записи о работе и награждениях, внесенные за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью.
• При внесении записей о награждении — данные сведения также требуют заверения печатью.
• При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) — запись о подаче работником заявления о переходе на ЭТК также заверяется печатью (при её наличии).

Право работодателя работать без печати

С 7 апреля 2015 года акционерные общества (АО) и общества с ограниченной ответственностью (ООО) получили законное право работать без печати (Федеральный закон от ). В нормативно-правовых актах РФ прямо не указано, что в трудовых договорах или трудовых книжках в обязательном порядке должны присутствовать печати юридических лиц.

Таким образом, если организация или индивидуальный предприниматель отказались от использования печати, они не ставят её вообще, даже при увольнении и на ьном листе. Отсутствие такой печати не является ошибкой и не служит основанием для признания записей недействительными.

Основные правила внесения записей о приеме на работу

Чтобы избежать ошибок, которые могут отсрочить назначение пенсии сотруднику, следует тщательно следить за правильностью ведения записей. Как правильно оформить прием?

1. Срок ведения книжки. Работодатель обязан внести запись о приеме на работу, если сотрудник проработал свыше 5 дней по основному месту работы. Если специалист исполнял обязанности 5 дней или меньше и решил уволиться, трудовую книжку ему возвращают без записей.
2. Первое трудоустройство. С 1 января 2021 года не надо оформлять бумажную трудовую книжку при приёме на работу сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые — для них ведется только электронный формат (ЭТК).
3. Способ заполнения. Запись о приеме на работу вносится на основании приказа. Допускается комбинированный способ заполнения: частично вручную, частично печатным способом, а также с использованием штампов.
4. Наименование работодателя. Даже если при внесении записи о приеме наименование работодателя указано сокращенно, в оттиске печати (если она используется при увольнении) должно быть полное наименование.

Что делать, если печать при приеме на работу уже поставили?

Иногда сотрудники кадровой службы по старой памяти или незнанию ставят печать на запись о приеме на работу. Является ли это грубой ошибкой? Нет. Закон прямо не запрещает ставить печать при приеме, это просто не является обязательным требованием. Поэтому такая запись не считается недействительной, и исправлять её (зачеркивать, признавать недействительной) не нужно.

Трудовая книжка остается главным документом, подтверждающим стаж гражданина. Любые неточности в ней чреваты проблемами при расчете пенсии, больничных и пособий. Запомните главное:

• Прием на работу — печать не нужна.
• Увольнение, награждение, ьный лист — печать нужна (при её наличии у работодателя).
• Если печати у ООО или ИП нет — это законно, ставить нечего.

Соблюдение этих несложных правил позволит вам вести кадровое делопроизводство грамотно и без нарушений, а ваши сотрудники будут защищены от возможных бюрократических проблем в будущем.