Вопрос правильного оформления записей о поощрении сотрудников остается одним из самых актуальных для кадровых специалистов и работодателей. В 2026 году‚ когда процесс перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) уже завершен‚ бумажные документы все еще находятся в обороте у многих граждан. Один из ключевых вопросов‚ возникающих при заполнении раздела «Сведения о награждении»: нужно ли ставить печать организации рядом с записью о благодарности?

В этой статье мы подробно разберем законодательные требования‚ актуальные на май 2026 года‚ и ответим на этот вопрос‚ опираясь на действующие нормы и разъяснения Роструда.

Главный ответ: нужна ли печать?

Краткий ответ: Нет‚ ставить печать организации или печать кадровой службы рядом с записью о благодарности (как и с любой другой записью о трудовой деятельности) в бумажной трудовой книжке не нужно.

Это правило действует уже несколько лет и подтверждается следующими фактами:

• Отсутствие требования в законе: В Инструкциях по заполнению трудовых книжек и Трудовом кодексе РФ нет нормы‚ обязывающей заверять каждую запись печатью.
• Добровольность наличия печати: Как отмечают эксперты и порталы для кадровиков‚ с 2015 года хозяйственные общества (ООО‚ АО) вправе не иметь круглой печати. Поскольку печать может отсутствовать у работодателя по закону‚ она не может быть обязательным реквизитом для действительности записи в трудовой книжке.
• Достаточность подписи: Единственным обязательным требованием является наличие подписи уполномоченного лица (работодателя или специалиста кадровой службы) и даты внесения записи.

Правовые основания для внесения благодарности

Прежде чем вносить запись‚ важно убедиться‚ что для этого есть законные основания. Согласно законодательству (включая Постановление Минтруда РФ № 69 от ‚ которое продолжает регулировать технические аспекты ведения бумажных книжек в части‚ не противоречащей новым нормам)‚ запись о поощрении вносится только при соблюдении следующих условий:

1. Наличие приказа: Благодарность должна быть оформлена приказом (распоряжением) работодателя. Устного объявления благодарности недостаточно.
2. Соответствие текста: Текст записи в трудовой книжке должен дословно соответствовать формулировке‚ указанной в приказе.
3. Реквизиты документа: В записи обязательно указываются дата и номер приказа-основания.

Важно: Если в организации вручили просто «Благодарственное письмо» без издания соответствующего приказа по организации‚ вносить запись в трудовую книжку нельзя. Основанием служит именно распорядительный документ (приказ).

Порядок внесения записи о благодарности в 2026 году

Процедура заполнения раздела «Сведения о награждении» (в бумажной трудовой книжке) выглядит следующим образом:

Шаг 1. Подготовка

Издается приказ о поощрении сотрудника. Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под роспись.

Шаг 2. Заполнение граф

В разделе «Сведения о награждении» заполняются следующие графы:

• Графа 1 (№ п/п): Указывается порядковый номер записи.
• Графа 2 (Дата): Дата внесения записи (обычно совпадает с датой приказа или датой вручения).
• Графа 3 (Сведения о награждении): Пишется текст: «Объявлена благодарность за…» (дословно из приказа). Ниже указывается: «Приказ от [дата] № [номер]».
• Графа 4 (Документ-основание): Повторяются реквизиты приказа (дата и номер).

Шаг 3. Подпись

Запись заверяется подписью уполномоченного лица (работодателя или руководителя кадровой службы). Печать не ставится.

Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК)

Напомним‚ что с 2020 года ведется переход на электронные трудовые книжки‚ а с 2021 года для новых сотрудников заводится только ЭТК. В 2026 году большинство работников уже имеют записи исключительно в электронном виде.

В случае с ЭТК вопрос о печати не стоит вовсе:

• Сведения о награждении вносятся работодателем в информационную систему Социального фонда России (СФР).
• Запись формируется в электронном виде и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя.
• Физическая печать в электронном пространстве не применяется.

Если сотрудник выбрал бумажную трудовую книжку‚ работодатель обязан вести ее параллельно с подачей сведений в СФР‚ соблюдая вышеописанные правила (без печати).

Частые ошибки и нюансы

Несмотря на ясность законодательства‚ кадровики иногда допускают ошибки. Вот чего делать не нужно:

• Ставить печать «на всякий случай»: Это считается избыточным действием. Более того‚ если у организации нет печати‚ отсутствие штампа не делает запись недействительной.
• Вносить запись о благодарности от сторонних организаций (например‚ от администрации города или министерства)‚ если работодатель не издавал своего приказа о внесении такой записи. Хотя награды государственного уровня вносятся‚ для локальных благодарностей от других юрлиц оснований нет.
• Вносить запись во вкладыш‚ если в основной трудовой книжке еще есть место в разделе «Сведения о награждении». Вкладыш используется только когда страницы раздела полностью исчерпаны.

1. Наличие обосновывающего приказа.
2. Дословное соответствие текста записи приказу.
3. Наличие подписи ответственного лица.

Соблюдение этих правил гарантирует юридическую силу документа и защитит интересы работника при подтверждении его трудового стажа и профессиональных достижений.