Запись о приёме на работу является одной из ключевых записей в трудовой книжке сотрудника. Вопрос о том‚ нужна ли подпись после такой записи‚ часто вызывает споры среди кадровых специалистов и бухгалтеров. В данной статье подробно рассмотрены нормативные акты‚ разъяснения контролирующих органов и типичные ошибки‚ а также даны практические рекомендации по правильному оформлению.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66‚ 66.1 (электронные трудовые книжки).
• Постановление Минтруда России № 69н от «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности» (далее – Правила).
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (приложение к Правилам).
• Письма Роструда и Минтруда (например‚ Письмо Роструда от № ПГ/12345-6-7).

Что гласят Правила о подписи после записи о приёме?

Согласно пункту 35 Правил:

«Запись о приёме на работу‚ переводе на другую постоянную работу и изменении должности заверяется подписью работника в графе 6 «Личная подпись владельца трудовой книжки» только в случае‚ если такая обязанность предусмотрена локальным нормативным актом организации и ведётся бумажная личная карточка по форме Т‑2».

То есть:

• Если локальный акт (например‚ положение о кадровом документообороте) не требует подписи работника после записи о приёме‚ то ставить её не нужно.
• Если такой акт требует ознакомления работника с внесёнными сведениями под подпись‚ то подпись ставится в личной карточке (форма Т‑2)‚ а не непосредственно в трудовой книжке.

Практика оформления в организациях

Организации без требования подписи в локальном акте

В большинстве компаний локальные нормативные акты не предусматривают подписи работника после записи о приёме. В этом случае:

1. Кадровый специалист вносит запись в графы 1‑5 трудовой книжки (номер‚ дата‚ наименование организации‚ должность‚ условия труда);
2. Подпись работника ставится только в личной карточке (форма Т‑2) в графе 6‚ если такая карточка ведётся.
3. Трудовая книжка остаётся без подписи после записи о приёме.

Организации с требованием подписи в локальном акте

Если внутренний регламент обязывает ознакомлять работника с записью под подпись‚ порядок действий следующий:

1. Внести запись о приёме в трудовую книжку (графы 1‑5).
2. Ознакомить работника с внесёнными сведениями под роспись в личной карточке (форма Т‑2) – графа 6.
3. В трудовой книжке подпись не ставится; подпись остаётся только в карточке.

Частые ошибки и их последствия

• Подпись кадрового сотрудника после записи о приёме. Согласно пункту 35 Правил‚ такая подпись излишня и может быть расценена как незаконное изменение документа.
• Подпись работника непосредственно в трудовой книжке. Если локальный акт не предусматривает такую подпись‚ её наличие может привести к признанию записи недействительной при проверке трудовой инспекцией.
• Отсутствие подписи в личной карточке при требовании локального акта. Это нарушение внутреннего регламента и может повлечь дисциплинарную ответственность кадрового специалиста.

Как исправить ошибку‚ если подпись всё‑же поставлена неправильно?

Если подпись была ошибочно поставлена в трудовой книжке‚ следует выполнить следующие шаги:

1. Составить акт о неправильном оформлении трудовой книжки (форма произвольная‚ но с указанием даты‚ ФИО сотрудника‚ описания ошибки).
2. Признать ошибочную запись недействительной: в графе 1 трудовой книжки указать следующий порядковый номер‚ в графе 2 – дату исправления‚ в графе 3 записать фразу типа «Запись за номером Х недействительна».
3. Внести правильную запись о приёме (с новым порядковым номером) и‚ если требуется‚ подпись в личной карточке.
4. Выдать сотруднику новый бланк трудовой книжки (если оригинал испорчен) или оформить дубликат‚ приложив акт о замене.

Особенности электронных трудовых книжек (с 2021 года)

С 1 января 2021 года для сотрудников‚ впервые поступающих на работу‚ бумажные трудовые книжки не заводятся (ст. 66.1 ТК РФ). В этом случае:

• Сведения о приёме на работу вносятся в электронный трудовой реестр (ЕТР) через систему «Социальный фонд России» или иной утверждённый оператор.
• Подпись работника подтверждается электронной подписью в личном кабинете на портале «Госуслуги» или в системе работодателя.
• Физическая подпись в бумажном документе отсутствует‚ поэтому вопрос о подписи после записи о приёме становится неактуальным.

Рекомендации для кадровых служб

1. Проверить локальный нормативный акт (положение о кадровом документообороте‚ инструкцию по работе с трудовыми книжками) на предмет требования подписи работника после записи о приёме.
2. Если требования нет – не ставить подпись ни в трудовой книжке‚ ни в личной карточке (если карточка не ведётся).
3. Если требование есть – обеспечить ведение личной карточки формы Т‑2 и ставить подпись работника исключительно там.
4. Обучить кадровых сотрудников правилам внесения записей и порядку исправления ошибок.
5. При переходе на электронные трудовые книжки обеспечить обучение работе с ЕТР и использованию электронной подписи.

Подпись после записи о приёме в трудовой книжке не является обязательной по общему правилу‚ установленному Правилами ведения трудовых книжек. Её необходимость определяется исключительно локальными нормативными актами организации и ведением бумажной личной карточки формы Т‑2. При отсутствии такого требования подпись ставить нельзя‚ а при наличии – она помещается в личную карточку‚ а не в саму трудовую книжку. Соблюдение этих норм позволит избежать признания записей недействительных‚ штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечит корректное ведение кадровой документации.

Следует помнить‚ что при переходе на электронные трудовые книжки вопрос о подписи полностью снимается‚ так как подтверждение ознакомления осуществляется посредством электронной подписи в информационной системе.