Трудовая книжка, это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Её правильное заполнение напрямую влияет на размер будущей пенсии, возможность оформления льгот и подтверждение стажа при устройстве на новую работу. Одним из наиболее часто задаваемых вопросов среди кадровиков и сотрудников является: нужна ли подпись работника в трудовой книжке при приеме на работу? Ответ на этот вопрос не так прост, как кажется на первый взгляд.
Законодательная база: что говорит закон?
Согласно Федеральному закону от № 439-ФЗ (в редакции 2026 года) и Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утверждённым Постановлением Правительства РФ от № 695, подпись работника после записи о приёме на работу в трудовую книжку не ставится.
Это означает, что:
- Кадровый работник не обязан просить сотрудника поставить подпись под записью о приёме;
- Сам работник не обязан подписывать трудовую книжку после внесения записи о начале трудовой деятельности;
- Отсутствие подписи работника в трудовой книжке не является нарушением и не влечёт за собой юридических последствий.
Тем не менее, закон требует ознакомления работника с записью о приёме на работу под роспись — но не в самой трудовой книжке, а в личной карточке работника по форме № Т-2 (или по форме, утверждённой внутренними локальными актами организации).
Где именно ставится подпись: личная карточка, а не трудовая книжка
Согласно пункту 28 Правил № 695, работодатель обязан:
- Внести запись о приёме на работу в трудовую книжку;
- Ознакомить работника с этой записью под роспись;
- Роспись ставится не в трудовой книжке, а в личной карточке работника (форма № Т-2) в графе, посвящённой ознакомлению с записями о приёме, переводе и увольнении.
Пример записи в личной карточке:
Дата ознакомления:
Подпись работника: _______________ /И.И. Иванов/
Примечание: Ознакомлен с записью о приёме на работу на должность менеджера по продажам с .
Это, единственный юридически значимый документ, где подпись работника обязательна при ознакомлении с записями в трудовой книжке.
Почему подпись в трудовой книжке не требуется?
Трудовая книжка — это документ работодателя, который ведётся и хранится в организации (или в архиве) на основании приказа о приёме. Она не является договором между работником и работодателем, а лишь подтверждает факт трудовой деятельности.
Подпись работника в трудовой книжке не имеет юридической силы, потому что:
- Работник не является ответственным за ведение трудовой книжки — это обязанность работодателя;
- Запись в трудовой книжке оформляется на основании приказа о приёме, который уже подписан руководителем и работником;
- Законодательство не предусматривает обязательного подписания записей в трудовой книжке самим работником.
Важно: подпись работника ставится только на приказе о приёме — это подтверждает его согласие с условиями трудоустройства. Именно приказ, а не трудовая книжка, является юридическим основанием для начала трудовых отношений.
Что происходит при первом трудоустройстве?
Согласно части 8 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ, для лиц, впервые поступающих на работу, бумажная трудовая книжка не заполняется. Вместо этого:
- Работодатель обязан направить сведения о приёме на работу в Пенсионный фонд РФ в электронной форме;
- Работник получает на руки выписку из электронной трудовой книжки по запросу;
- Бумажная трудовая книжка выдаётся только по письменному заявлению работника (например, при работе в организации, не подключённой к электронной системе).
В этом случае подпись в трудовой книжке вообще отсутствует — потому что её нет. Всё фиксируется в электронном виде, и ознакомление работника происходит через личный кабинет на сайте ПФР или через бумажную выписку, которую он подписывает при получении.
Что делать, если работник настаивает на подписи в трудовой книжке?
Иногда работники, особенно пожилые или малоопытные, считают, что подпись в трудовой книжке — это «формальность», обязательная для подтверждения «официальности» трудоустройства. В таких случаях кадровик должен:
- Вежливо объяснить, что закон не требует такой подписи;
- Показать ссылку на Правила № 695;
- Указать, что подпись ставится в личной карточке — и это является достаточным подтверждением ознакомления;
- Предоставить копию приказа о приёме с подписью работника — это основной документ, подтверждающий его согласие.
Ни в коем случае не следует ставить подпись в трудовой книжке по просьбе работника, это может быть расценено как фальсификация документа и повлечь административную ответственность.
Ошибки в трудовой книжке: последствия для пенсии
Несмотря на то, что подпись работника не требуется, ошибки в записях о приёме, увольнении, переводе или наименовании организации могут иметь катастрофические последствия:
- Снижение размера пенсии из-за неучтённого стажа;
- Отказ в назначении льгот или пособий;
- Сложности при трудоустройстве в будущем;
- Необходимость восстановления стажа через суд.
Примеры распространённых ошибок:
- Неправильное написание наименования организации («ООО “Ромашка”» вместо «ООО “Ромашка-Плюс”»);
- Отсутствие записи о переименовании работодателя;
- Неверная дата приёма или увольнения;
- Отсутствие печати (если организация обязана её использовать);
- Записи, сделанные карандашом или нечёткими чернилами.
Все эти ошибки могут привести к тому, что Социальный фонд России не засчитает период работы при расчёте пенсии. Поэтому кадровик должен быть предельно внимателен при заполнении трудовой книжки.
Обязанности работодателя в 2026 году
Работодатель обязан:
- Выдать трудовую книжку работнику в день приёма на работу (если он её предоставил);
- Внести запись о приёме в течение 5 рабочих дней с даты приказа;
- Ознакомить работника с записью под роспись в личной карточке (форма Т-2);
- Сохранить трудовую книжку до момента увольнения;
- При увольнении выдать трудовую книжку с последней записью и копию приказа;
- В случае ошибки, внести исправление с указанием причины и подписью ответственного лица (с обязательным ознакомлением работника).
- Подпись работника в трудовой книжке при приёме на работу — не требуется и не предусмотрена законом.
- Обязательная подпись ставится только в личной карточке (форма Т-2) при ознакомлении с записью.
- Для впервые трудоустраивающихся — трудовая книжка не заполняется в бумажном виде, данные передаются в ПФР электронно.
- Подпись на приказе о приёме, это единственное юридически значимое согласие работника на трудоустройство.
- Ошибки в трудовой книжке могут привести к потере стажа и снижению пенсии — поэтому точность важнее скорости.
Помните: правильное ведение трудовой книжки — это не формальность, а гарантия будущего вашего сотрудника. Ответственность за её корректное заполнение лежит на работодателе, и игнорировать это нельзя.
Если вы кадровик, всегда проверяйте: запись есть? Печать есть? Даты верны? Ознакомление под роспись в Т-2 проведено? — и всё будет в порядке.
Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Рекомендуется регулярно сверяться с последними редакциями Трудового кодекса РФ и Правил ведения трудовых книжек.