Вопрос о необходимости подписи сотрудника в трудовой книжке часто возникает у кадровых специалистов и бухгалтеров. Ниже подробно рассмотрены нормативные положения, практические случаи и рекомендации по оформлению записей.
Нормативная база
Основные положения содержатся в:
- Постановлении Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек» (в редакции от );
- Пункте 35 и пункте 36 указанных Правил;
- Разъяснениях Минтруда и КонсультантПлюс (например, материал «Как провести увольнение работников при смене собственника имущества организации», 2025 г.).
Когда подпись работника не требуется
Согласно п. 35 Правил, при увольнении (прекращении трудового договора) все записи, внесённые в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются:
- подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- печатью работодателя (кадровой службы) – при наличии печати;
- подписью самого работника ставится только в исключительных случаях, перечисленных в п. 36 Правил.
Таким образом, при обычном увольнении сотрудник не расписывается под записью об увольнении. Подпись работника требуется лишь в следующих ситуациях:
Случаи, когда подпись работника обязательна
- Оформление ьного листа трудовой книжки при первичном выдаче документа (включая указание ФИО, даты рождения, образования и профессии).
- Оформление вкладыша или дубликата трудовой книжки – подпись ставится на ьном листе в разделе «Сведения о работнике».
- Подтверждение получения трудовой книжки при её выдаче на руки (работник расписывается в журнале выдачи/приёма, но не в самой книжке).
В остальных случаях – при приёме на работу, переводе, изменении данных о профессии, должности, наградах и т.п. – подпись сотрудника не ставится. Заверение записей осуществляется исключительно стороной работодателя.
Практический порядок оформления
При приёме на работу
- Внести запись о приёме (дата, должность, отдел, порядковый номер).
- Завершить запись подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печатью организации.
- Подпись работника не требуется.
При увольнении
- Внести запись об увольнении (дата, основание – статья ТК РФ, формулировка).
- Завершить запись подписью работодателя или ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации.
- Подпись работника ставится только в случаях, указанных в п. 36 Правил (например, если работник отказывается получать трудовую книжку и требует её выдачи на руки – тогда подпись ставится на ьном листе вкладыша/дубликата).
При выдаче дубликата или вкладыша
- Заполнить ьный лист дубликата/вкладыша (ФИО, дата рождения, и т.д.).
- Поставить подпись работника с расшифровкой (ФИО полностью).
- Подписать документ уполномоченным лицом и поставить печать.
Что говорит практика и разъяснения ведомств
Согласно материалам КонсультантПлюс (2025 г.) и разъяснениям Минтруда:
- Подпись работника после записи о приёме на работу не ставится ни кадровым сотрудником, ни самим работником.
- При закрытии блока записей (например, после последней записи перед увольнением) расшифровка подписи работника не требуется, если он уже подписался на ьном листе при выдаче книжки.
- Если запись об увольнении является последней в книжке, все предыдущие записи заверяются обычным образом (подпись работодателя + печать). Подпись сотрудника под этой записью ставится только в случае, когда работник отказывается получать книжку и требует её выдачи на руки.
Итак, ответ на вопрос «Нужна ли подпись работника в трудовой книжке?» выглядит следующим образом:
- Не требуется при приёме на работу, переводах, изменениях данных о профессии, наградах и т.д.;
- Не требуется при увольнении, за исключением особых случаев, предусмотренных п. 36 Правил;
- Требуется только при оформлении ьного листа трудовой книжки, вкладыша или дубликата (подпись работника с расшифровкой).
Соблюдение этих правил позволяет избежать ошибок в ведении трудовых книжек и минимизировать риски споров с работниками и контролирующими органами.
Информация актуальна на 23 мая 2026 г.