С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает кардинальные изменения в документообороте между работодателем и сотрудником. Один из самых частых вопросов, возникающих у кадровиков и бухгалтеров: нужно ли брать расписку с работника о получении трудовой книжки при переходе на электронный формат?

В этой статье мы подробно разберем процедуру перехода, разберемся, когда требуется подпись работника, а когда она излишня, и предоставим актуальные образцы документов.

Нужна ли расписка при переходе на электронную трудовую?

Ответ на этот вопрос зависит от того, в каком состоянии находится бумажная трудовая книжка сотрудника на момент перехода.

Ситуация 1: Сотрудник отказался от бумажной трудовой в пользу электронной

Если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель обязан:

1. Внести запись о подаче заявления в бумажную трудовую книжку (если она велась).
2. Выдать бумажную трудовую книжку работнику на руки.

Важно: Факт выдачи бумажной трудовой книжки работнику необходимо зафиксировать. Согласно правилам ведения кадрового учета, работник должен расписаться в получении документа. Это делается двумя способами:

• Личная подпись сотрудника в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (графа 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки»).
• Если книга учета не ведется или по иным причинам, может быть составлена отдельная расписка в получении трудовой книжки.

После получения бумажного документа на руки и внесения соответствующей записи, ответственность за его хранение переходит к работнику. С этого момента работодатель ведет сведения о стаже только в электронном виде (форма СТД-Р).

Ситуация 2: У сотрудника изначально электронная трудовая или он не вел бумажную

Если трудовая деятельность работника велась исключительно в электронном виде (например, он впервые устроился на работу после 2020 года и выбрал ЭТК, или бумажная книжка у него отсутствовала), то оформление расписки не требуется. Расписываться просто не в чем — физического документа на бумажном носителе не существует, он хранится в базах данных Социального фонда России (СФР).

Как правильно оформить выдачу бумажной трудовой при переходе на ЭТК

Чтобы избежать трудовых споров и претензий со стороны проверяющих органов, работодателю следует соблюдать следующую последовательность действий:

1. Получение заявления. Работник пишет заявление о переходе на электронную трудовую (если это его добровольный выбор в рамках переходных положений) или подает заявление о выдаче трудовой на руки.
2. Внесение записи. В бумажную трудовую книжку вносится запись о подаче заявления работником о переходе на электронный формат.
3. Регистрация выдачи. Делается запись в Книге учета движения трудовых книжек. В графе 13 сотрудник ставит свою подпись, подтверждая получение документа.
4. Передача данных в СФР. Работодатель формирует и отправляет отчет по форме СТД-Р с информацией о переходе.

Образец расписки в получении трудовой книжки

Хотя законодательство приоритет отдает записи в Книге учета, на практике часто составляется отдельный документ, особенно если книга учета заполнена или неудобна для оперативного использования. Ниже приведен образец такой расписки.

Частые вопросы при переходе на электронные трудовые

Что делать, если работник отказывается подписывать расписку или книгу учета?

Если работник отказывается подтверждать получение трудовой книжки подписью, работодатель должен составить акт об отказе в присутствии свидетелей (не менее двух человек). В акте фиксируется факт предложения подписать документ и refusal сотрудника. Копия акта подшивается в личное дело.

Где теперь смотреть стаж?

Сведения о стаже хранятся в информационной системе Социального фонда России. Работник может получить выписку (СТД-Р у работодателя, СТД-СФР в фонде) через:

• Портал «Госуслуги»;
• Личный кабинет на сайте СФР;
• МФЦ;
• Территориальные органы СФР.

Нужно ли хранить бумажные трудовые после выдачи?

Нет. После того как трудовая книжка выдана работнику (с его подписью в получении), она хранится у него на руках. Работодатель больше не несет ответственности за ее сохранность, но обязан хранить копию заявления работника о переходе на ЭТК и отчеты СТД-Р в архиве организации.

Переход на электронные трудовые книжки упрощает кадровый учет, но требует внимательности к деталям в переходный период. Главное правило 2026 года: если бумажный документ выдается на руки, подпись работника обязательна (в книге учета или в отдельной расписке). Если же трудовая существует только в цифровом виде, никакие расписки не требуются, так как доступ к данным защищен электронными ключами и подтверждается через официальные каналы связи с государством.

Помните: правильное оформление документов защитит компанию от штрафов, а сотрудника — от проблем с подтверждением стажа в будущем.