Вопрос о том, нужна ли трудовая книжка при оформлении на работу по внешнему совместительству, является одним из самых частых как у сотрудников, так и у начинающих кадровиков. Согласно Трудовому кодексу РФ, совместительство позволяет сотрудникам работать на двух работах официально. Однако порядок ведения трудовых книжек при этом имеет свои строгие правила и нюансы.
Общие правила: где хранится трудовая книжка?
Самое главное правило, которое необходимо запомнить: трудовая книжка находится у работодателя по основному месту работы. Именно основной работодатель ведет и хранит этот документ (как обычный бумажный бланк, так и сведения об электронной трудовой книжке).
Работодатель по совместительству не имеет права забирать себе оригинал трудовой книжки сотрудника. Если работник устраивается по внешнему совместительству, он не обязан приносить этот документ на второе место работы.
Вносится ли запись о внешнем совместительстве?
Согласно законодательству, сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку только по желанию работника. Это не обязанность работодателя, а его право, которое реализуется исключительно по инициативе сотрудника.
Работа по совместительству отражается в трудовой книжке основным работодателем только при наличии двух условий:
- Желание самого работника (оформляется письменным заявлением);
- Наличие подтверждающих документов с места работы по совместительству.
Как оформить запись о внешнем совместительстве по новым правилам
Поскольку работодатель по совместительству не ведет трудовую книжку сотрудника, для внесения записи работнику необходимо собрать пакет документов и передать его в отдел кадров по основному месту работы.
Шаг 1: Получение подтверждающих документов
Для внесения информации о внешнем совместительстве работнику нужно запросить у работодателя (по совместительству) заверенную копию приказа о приеме на работу или справку. В этих документах обязательно должны быть указаны:
- Наименование компании-работодателя;
- Номер и дата приказа о приеме на работу;
- Дата, когда сотрудник приступил к своим обязанностям;
- Должность и структурное подразделение.
Шаг 2: Написание заявления основному работодателю
С собранными документами сотрудник обращается в отдел кадров по основному месту работы и пишет заявление с просьбой внести запись о работе по совместительству.
Шаг 3: Внесение записи
Кадровик по основному месту работы вносит запись в бумажную трудовую книжку в общем порядке, но с обязательным указанием того, что это не основное место работы.
Вот как выглядит правильный образец отметки в трудовой книжке о приеме на работу по внешнему совместительству:
- В графе 1 ставится порядковый номер записи;
- В графе 2 указывается дата приема на работу;
- В графе 3 обязательно укажите название компании-работодателя по совместительству, после чего — должность и отметку о совместительстве. Например: «ООО «Ромашка»: Принят в отдел продаж на должность менеджера по совместительству»;
- В графе 4 указываются реквизиты приказа о приеме на работу (дата и номер), полученные от второго работодателя.
Что делать, если совместительство становится основной работой?
Часто бывает так, что работник увольняется с основного места работы и хочет сделать работу по совместительству своей главной. Перевод внешнего совместителя на основное место работы также происходит через увольнение или изменение трудового договора.
Важный нюанс: трудовую книжку (при ее ведении) теперь будет заполнять новый работодатель по основному месту труда.
Если совместительство уже было отражено в трудовой книжке, образец записи перехода выглядит так:
«Работа по совместительству в должности административного директора с (дата) стала основной».
Электронная трудовая книжка (ЕФС-1) и совместительство
В 2026 году продолжается активное использование электронных трудовых книжек. Сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ) подаются работодателями в СФР. Наличие трудовых отношений подтверждается трудовым договором. Судами также принято во внимание, что отсутствие записи в бумажной книжке при наличии заключенного трудового договора по совместительству не отменяет самих трудовых отношений.
Работодатель по совместительству самостоятельно подает сведения о приеме работника в электронном виде. При этом обычную (бумажную) трудовую книжку, как уже упоминалось, ведет исключительно работодатель по основному месту труда.
Краткие выводы
- Нужна ли трудовая книжка внешнему совместителю на втором месте работы? Нет, оригинал документа остается у основного работодателя.
- Обязательна ли запись о совместительстве? Нет, вносится исключительно по желанию работника.
- Кто вносит запись? Кадровая служба по основному месту работы на основании справки или копии приказа от работодателя по совместительству.
- Как подтвердить работу? Трудовым договором, справкой от работодателя или заверенной копией приказа.
Соблюдение этих правил позволит избежать ошибок в кадровом делопроизводстве и гарантирует корректное отражение трудового стажа сотрудника.