Трудовая книжка традиционно воспринималась как главный документ, подтверждающий стаж и профессиональный путь работника. Она являлась базой для начисления пенсий, назначения льгот и предоставления социальных гарантий. Однако в связи с глобальной цифровизацией подходы к документальному оформлению трудовых отношений существенно изменились. В этой статье мы подробно разберем, нужно ли предъявлять трудовую книжку Украины при трудоустройстве сегодня, как работает электронный учет и что делать с бумажным документом.

Обязательна ли трудовая книжка при приеме на работу?

Короткий ответ: нет, не обязательно. С 2021 года в Украине произошел масштабный переход на электронный учет трудовой деятельности, и бумажные трудовые книжки перестали быть обязательным документом при трудоустройстве.

Согласно части 2 статьи 24 Кодекса законов о труде (КЗпП) Украины, при заключении трудового договора работник обязан предоставить:

• Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
• Трудовую книжку (при ее наличии) ИЛИ сведения из реестра Пенсионного фонда Украины.

Таким образом, если у вас нет бумажной трудовой книжки, вы не обязаны ее заводить или восстанавливать. Вместо нее достаточно предъявить электронную выписку, и работодатель не имеет права отказать в трудоустройстве по причине отсутствия бумажного документа.

Электронный учет: как подтвердить стаж сейчас?

С 10 июня 2021 года ведение бумажных трудовых книжек перестало быть обязательным. Теперь вся информация о трудовой деятельности граждан аккумулируется в электронном реестре застрахованных лиц Пенсионного фонда Украины (ПФУ).

Для подтверждения своего стажа при трудоустройстве кандидату необходимо предоставить Сведения о трудовой деятельности; Получить этот документ можно двумя удобными способами:

1. Через портал «Дія» (Diia) — достаточно заказать электронную выписку и распечатать ее либо отправить работодателю в цифровом формате.
2. На официальном сайте Пенсионного фонда Украины — авторизовавшись в личном кабинете, можно получить актуальную информацию о своем стаже и местах работы.

Что делать, если бумажная трудовая книжка есть?

Наличие электронной системы не означает, что бумажные трудовые книжки аннулированы. Если у работника на руках есть документ старого образца, он все еще имеет юридическую силу.

При трудоустройстве, если вы предоставляете бумажную трудовую книжку, работодатель обязан принять ее. Однако, поскольку теперь учет ведется в электронном виде, работодатель:

• Вносит необходимые записи о приеме на работу в бумажную книжку;
• Передает данные в реестр ПФУ;
• Возвращает трудовую книжку работнику на руки для хранения.

Теперь работодатель не хранит трудовые книжки в сейфе до увольнения сотрудника, как это было раньше. Ответственность за сохранность документа несет сам работник.

Особенности трудоустройства с украинской трудовой книжкой в России

Отдельного внимания заслуживает вопрос использования трудовой книжки украинского образца при трудоустройстве в Российской Федерации. Из-за различий в законодательстве и пенсионных системах между двумя странами, напрямую оформить переход на российскую электронную трудовую книжку (ЭТК) или зачести украинский стаж по украинской бумажной книжке невозможно.

Почему нельзя оформить прием на работу по украинской книжке?

Российское законодательство требует ведения трудовой документации по собственным стандартам. Украинская трудовая книжка не является документом, удостоверяющим трудовой стаж на территории РФ. Работодатель в России обязан завести на работника новую трудовую книжку российского образца (или подключить его к ЭТК).

Для подтверждения предыдущего стажа (например, для расчета надбавок за выслугу лет или иных бонусов от работодателя) украинская книжка может рассматриваться лишь как справочный документ, но не как основание для внесения записей в российскую трудовую.

1. Предоставление бумажной трудовой книжки при трудоустройстве в Украине не является обязательным.
2. Главным подтверждением стажа теперь выступает электронная выписка из реестра ПФУ (через «Дію» или портал Пенсионного фонда).
3. Если бумажная книжка есть, ее можно предъявить, но после внесения записей работодатель вернет ее вам.
4. При трудоустройстве в России украинская трудовая книжка не принимается в качестве основного документа о стаже — потребуется оформление российской трудовой.

Цифровизация значительно упростила процесс трудоустройства и избавила работников от риска потери трудовой книжки, а работодателей, от сложностей ее хранения и учета. Берегите свои документы и используйте современные государственные сервисы для удобного доступа к своим данным!