Вопрос о том, нужна ли запись в трудовой книжке при приёме на работу, волнует как работодателей, так и работников. В России трудовая книжка остаётся одним из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность. Однако в последние годы в стране активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), что меняет правила оформления. Ниже мы разберём, когда запись обязательна, какие исключения существуют, как правильно оформить запись и какие последствия могут возникнуть при её отсутствии.

Правовой статус трудовой книжки

Трудовая книжка – это документ, подтверждающий факт трудоустройства, а также сведения о месте работы, должности, заработной плате и сроках работы. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 27), работодатель обязан вносить в трудовую книжку записи о приёме, увольнении и других изменениях в трудовых отношениях.

С 1 янв. 2004 г. в России действует новый формат трудовой книжки, но для работников, которые уже имели книжку до этой даты, запись продолжается в существующую книжку. При заполнении новых строк в существующей книжке, если место есть, не требуется оформлять новую.

Когда запись обязательна

• Приём на работу, если работник проработал более пяти дней – это условие считается «основным» трудовым договором. Если работа у работодателя является основной, запись обязана быть внесена.
• Если работник работает более 5 дней и это его первая работа в компании – запись обязана быть внесена в течение пяти рабочих дней после издания приказа о приёме.
• При оформлении новой трудовой книжки – если работодатель выдал новую книжку, необходимо проставить оттиск печати на титульной странице и ввести запись о приёме.
• При увольнении – запись об увольнении также обязательна и должна быть заверена печатью.

Когда можно не делать запись

• Если работник проработал менее пяти дней и не считает работу основной, запись может быть опущена. Однако это не освобождает от обязанности оформить трудовой договор.
• Если работник уже имеет трудовую книжку с заполненными строками и в ней нет свободных мест, необходимо оформить вкладыш в ту же книжку.
• При работе в рамках временного договора (например, для выполнения конкретного проекта) запись может быть оформлена только при условии, что договор считается основным.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2023 г. в России активно внедряется система электронных трудовых книжек. В большинстве организаций все записи теперь ведутся в электронном виде. Это упрощает контроль, снижает риск потери документа и ускоряет процесс оформления.

1. Регистрация в системе – работодатель регистрируется в системе «Электронная трудовая книжка» и получает доступ к электронному журналу.
2. Внесение записи – запись о приёме вносится в электронный журнал сразу после подписания трудового договора.
3. Печать и подпись – в случае необходимости печати, работодатель может распечатать электронную запись и подписать её.
4. Сохранение копии – работник получает копию записи в электронном виде, которую можно распечатать при необходимости.

Важно отметить, что в 2026 г. большинство организаций уже полностью перешли на ЭТК, но в некоторых случаях, например, при работе в государственных учреждениях, бумажная трудовая книжка всё ещё может требоваться.

Как правильно оформить запись в трудовой книжке

• Дата и место – указываются дата приёма и название организации.
• Должность и вид деятельности – точное название должности и вид работы.
• Заработная плата – начальная зарплата и её периодичность.
• Печать и подпись – печать работодателя и подпись руководителя.
• Сроки – если договор на определённый срок, указывается дата начала и окончания.

Если работник предоставляет старую трудовую книжку, работодатель продолжает вносить записи в неё в обычном порядке. При отсутствии свободных строк в разделе «Сведения о работе» оформляется вкладыш.

Что делать, если у соискателя нет бумажной трудовой книжки

В случае отсутствия бумажной трудовой книжки работодатель может оформить для сотрудника электронную трудовую книжку. При этом:

• Предоставить документы – паспорт, СНИЛС, справку о предыдущей работе (если есть).
• Заполнить электронный журнал – в системе «ЭТК» вносится запись о приёме.
• Сохранить копию – работник получает копию записи в электронном виде.

Последствия нарушения обязательства по записи

• Штрафы – нарушение трудового законодательства может повлечь штрафы для работодателя.
• Проблемы при оформлении пенсии – отсутствие записи может затруднить получение пенсионных выплат.
• Нарушение прав работника – работник может потребовать компенсацию за нарушение трудовых прав.

Практические рекомендации для работодателей

1. Проверяйте наличие свободных строк в трудовой книжке до начала оформления.
2. Вносите запись в течение пяти рабочих дней после издания приказа о приёме.
3. Используйте электронную трудовую книжку – это упрощает контроль и снижает риск ошибок.
4. Обучайте персонал – проводите тренинги по правильному заполнению трудовой книжки.
5. Храните копии – храните электронные копии записей в течение 10 лет.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли не ставить печать в титульной странице? – В большинстве случаев печать обязательна, особенно если работодатель оформляет новую трудовую книжку.
• Нужно ли оформлять запись, если работник проработал 3 дня? – Запись не обязательна, но рекомендуется для полноты документации.
• Как оформить запись, если работник уже имеет электронную трудовую книжку? – Внесите запись в электронный журнал и сохраните копию.
• Что делать, если в книжке нет свободных строк? – Оформите вкладыш в ту же книжку.

Запись в трудовой книжке о приёме на работу остаётся обязательной в соответствии с Трудовым кодексом РФ, если работник проработал более пяти дней и работа является основной. С переходом на электронные трудовые книжки процедура упрощается, но требования к точности и своевременному внесению записей сохраняются. Работодатели должны внимательно следить за соблюдением правил, чтобы избежать штрафов и проблем для работников при оформлении пенсии и других социальных гарантий.