Вопрос о том, нужно ли делать запись в трудовой книжке у лица, которое одновременно является учредителем и генеральным директором (гендиректором) компании, часто вызывает затруднения. Данный материал подробно разъясняет нормативную базу, порядок внесения записи, образцы формулировок и типичные ошибки, которые следует избегать.
Содержание
- Нормативно‑правовая база
- Кто вносит запись: учредитель‑директор или кадровик
- Порядок оформления трудовых отношений
- Образцы записей в трудовой книжке
- Типичные ошибки и способы их исправления
- Часто задаваемые вопросы
Нормативно‑правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66, пункт 1: запись в трудовой книжке обязана делаться при приёме на работу, переводе, повышении, увольнении и др.
- Приказ Минтруда России № 320н от г. – «О порядке ведения и хранения трудовых книжек». Устанавливает, что запись может быть сделана на основании приказа, решения учредителя или иного документа, подтверждающего факт трудовых отношений.
- Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ФЗ‑14) – определяет, что учредитель может одновременно занимать должность директора и является работодателем в отношении самого себя.
- Постановление ПФР № 5‑Н от – регламентирует учёт стажа в пенсионном фонде, в т.ч. для руководителей‑учредителей.
Таким образом, даже если учредитель‑директор является одновременно работодателем и работником, запись в трудовой книжке обязательна, но оформляется особым образом.
Кто вносит запись: учредитель‑директор или кадровик?
В большинстве компаний запись в трудовую книжку делает кадровый специалист. Однако в малых фирмах, где нет штатного кадровика, учредитель‑директор может издать распоряжение от собственного имени о своём назначении и самостоятельно внести запись.
Для юридической чистоты рекомендуется:
- Подготовить распоряжение (или приказ) о назначении на должность генерального директора.
- Утвердить его на общем собрании учредителей (если их несколько) либо подписать единолично (если учредитель один).
- Сделать запись в трудовой книжке в соответствии с образцом (см. ниже).
Если в компании есть кадровый специалист, он оформляет запись, используя подготовленные документы.
Порядок оформления трудовых отношений
Для того чтобы запись в трудовой книжке была оформлена корректно, следует выполнить следующий алгоритм:
Шаг 1. Оформление трудового договора
- Трудовой договор между ООО «Название» (работодатель) и Ивановым И.И. (работник‑директор).
- В договоре указываются: должность «Генеральный директор», дата начала работы, условия оплаты, испытательный срок (если предусмотрен) и пр.
Шаг 2. Приказ (распоряжение) о приёме на работу
- Формулировка: «Приказ № ___ от «__» _______ 2026 г.
О приёме на работу Иванова И.И. на должность генерального директора ООО «Название» с «__» _______ 2026 г.» - Подписывается учредителем (если их несколько – подпись всех учредителей) и печатью организации.
Шаг 3. Приказ (распоряжение) о вступлении в должность
- Если в компании уже был назначен директор, а теперь меняется учредитель, оформляется отдельный приказ «О вступлении в должность».
Шаг 4. Внесение записи в трудовую книжку
- Запись делается в графу 4 (дата приема, основание, должность).
- Основанием может быть «Приказ № ___ от «__» _______ 2026 г.» или «Решение учредителя № ___ от «__» _______ 2026 г.»
Шаг 5. При необходимости – запись об увольнении
- При увольнении (по собственному желанию, по соглашению сторон или по инициативе работодателя) оформляется приказ об увольнении и соответствующая запись в книжку.
Образцы записей в трудовой книжке
Приём на работу
Пример записи в графу 4 (трудовая книжка в бумажном виде):
2026‑05‑21 Приказ № 12 от г. Генеральный директор ООО «Ромашка»
Если используется решение учредителя:
2026‑05‑21 Решение учредителя № 3 от г. Генеральный директор ООО «Ромашка»
Перевод/повышение (если меняется должность)
2027‑03‑10 Приказ № 45 от г. Исполнительный директор ООО «Ромашка»
Увольнение по собственному желанию
2029‑12‑31 Приказ № 78 от г. Уволен по собственному желанию Генеральный директор ООО «Ромашка»
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
В ЭТК запись вносится автоматически системой после загрузки приказа в электронный архив. Формат записи идентичен бумажному, но отображается в виде:
- Дата
- Основание (номер и дата приказа/решения)
- Должность
- Организация
Типичные ошибки и способы их исправления
| Ошибка | Последствия | Как исправить |
|---|---|---|
| Отсутствие приказа/решения в качестве основания | Запись считается недействительной, может быть оспорена ПФР | Составить и подписать недостающий документ, оформить запись заново (зачеркнуть ошибку, проставить подпись и печать) |
| Неправильный указатель должности (например, «директор» вместо «генеральный директор») | Снижение стажа, проблемы при получении пенсии | Внести исправление через заявление в отдел кадров + приказ об исправлении |
| Запись об увольнении без указания причины | Риск отказа в выплате выходного пособия | Составить приказ с указанием причины (по собственному желанию, по соглашению сторон и т.д.) |
| Отсутствие печати организации | Запись может быть признана недействительной при проверке | Подписать запись и проставить печать, если печати нет – оформить её в установленном порядке |
Если ошибка уже обнаружена, рекомендуется подать заявление в отдел кадров (или в собственный отдел, если вы – единственный сотрудник) с просьбой исправить запись. При необходимости можно обратиться в Трудовую инспекцию за разъяснением.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Нужно ли вести трудовую книжку у учредителя‑директора, если он является единственным сотрудником?
- Да. Трудовая книжка обязательна для всех работников, включая руководителей‑учредителей, независимо от количества сотрудников.
- Можно ли обойтись без трудового договора?
- Трудовой договор – обязательный документ, подтверждающий наличие трудовых отношений. Без него запись в книжке может быть признана недействительной.
- Каким документом оформляется увольнение директора‑учредителя?
- Увольнение оформляется приказом об увольнении (или решением учредителя, если увольнение происходит по инициативе самого директора). В приказе указывается причина (по собственному желанию, по соглашению сторон и т.д.).
- Можно ли в графе 4 указать «по собственному желанию» без указания приказа?
- Нет. Основанием должна быть ссылка на конкретный приказ или решение, иначе запись будет считаться ошибочной.
- Как отразить в книжке премии и поощрения?
- Согласно Минтруда, в трудовой книжке фиксируются только сведения о приёме, переводе, повышении, увольнении и поощрениях, связанных с повышением квалификации. Премии, не являющиеся поощрительными, в книжку не вносятся.
- Какие последствия могут быть, если запись в книжке отсутствует?
- Отсутствие записи может привести к потере трудового стажа, уменьшению пенсионных прав, отказу в выплате пособий и проблемам при проверках инспекции труда.
Запись в трудовой книжке у учредителя‑директора – не формальность, а обязательный элемент трудовых отношений, который гарантирует правильный учёт стажа, пенсионных прав и возможность получения социальных выплат. Следует строго соблюдать нормативную базу, использовать корректные документы (трудовой договор, приказ/решение) и вносить запись в соответствии с установленными образцами.
Помните:
- Основанием записи всегда должен быть документ, подписанный уполномоченным лицом (учредителем или его представителем).
- Если в компании нет кадровика, учредитель‑директор может издать собственный приказ и оформить запись самостоятельно.
- Любая ошибка в книжке должна быть исправлена незамедлительно, иначе она может стоить вам стажа и пенсионных прав.
При правильном оформлении трудовой книжки вы защищаете свои интересы и обеспечиваете юридическую чистоту деятельности компании.
Дата публикации: