Процесс увольнения — это всегда ряд формальностей и бюрократических процедур. Как для работника, так и для работодателя важно соблюсти все нормы трудового законодательства, чтобы избежать проблем в будущем. Один из самых частых вопросов, возникающих при расторжении трудового договора: нужно ли делать копию трудовой книжки при увольнении? Давайте разберем эту ситуацию подробно, опираясь на актуальные требования Трудового кодекса РФ и нормативные акты 2026 года.

Обязан ли работодатель выдавать копию по умолчанию?

Согласно российскому законодательству, работодатель не обязан автоматически делать и выдавать копию трудовой книжки при увольнении. В последний рабочий день сотруднику выдаются строго определенные документы. К обязательным относятся:

• Бумажная трудовая книжка (если работник не перешел на электронный формат) или выписка из электронной трудовой книжки по форме СТД-Р;
• Расчетный листок с расшифровкой всех выплат;
• Выписки о трудовом стаже и пенсионных взносах.

Таким образом, на руки выдается именно оригинал бумажной трудовой книжки с уже внесенной записью об увольнении. Делать с нее копию для работника по собственной инициативе работодатель не должен.

Когда копия трудовой книжки все-таки нужна?

Несмотря на то, что закон не обязывает работодателя снимать копию, на практике это может быть необходимо. Рассмотрим две основные ситуации:

По заявлению работника (ст. 62 ТК РФ)

Статья 62 Трудового кодекса РФ четко гласит: по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления выдать копии документов, связанных с работой. Копия трудовой книжки относится к этой категории.

Важно: даже если сотрудник увольняется, он имеет право подать такое заявление. Работодатель не вправе отказать, ссылаясь на скорое увольнение. Копия должна быть заверена надлежащим образом.

Для нужд самого работодателя (внутренний архив)

Часто кадровики делают копии трудовых книжек увольняемых сотрудников для себя. Зачем это нужно?

• Сохранение данных о стаже и работе — оригинал выдан на руки, и если бывший работник его потеряет, информация останется в архиве компании.
• Защита от споров — если через годы бывший сотрудник заявит, что запись об увольнении была внесена неверно или с опечатками, работодатель сможет предъявить снятую при увольнении копию.

Для дополнительной защиты работодателя при выдаче оригинала документа рекомендуется составить расписку или акт приема-передачи, в которых работник подтверждает, что получил трудовую книжку на руки.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): особенности копирования

С 2020 года в России действует переходный период на электронные трудовые книжки, и к 2026 году этот процесс стал привычной реальностью. Если работник выбрал ведение ЭТК, бумажный вариант ему не выдается.

В этом случае при увольнении работодатель обязан выдать форму СТД-Р — это и есть, по сути, выписка из электронной трудовой книжки, содержащая сведения о трудовой деятельности у данного работодателя. Она выдается в последний день работы в обязательном порядке.

Бывший работодатель не обязан предоставлять копию электронной трудовой книжки за периоды работы в других организациях. Для получения полных сведений о стаже работник должен обращаться в Социальный фонд России (СФР) или МФЦ.

Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2026 году?

Если работник перед увольнением (или после него, но в пределах трех дней с момента подачи заявления) просит выдать ему копию, она должна быть заверена по правилам делопроизводства. Обычно актуальной считается копия, выданная не позднее месяца до момента её представления по месту требования.

Правила заверения копии:

1. На каждом листе копии проставляется заверительная надпись: «Верно» или «Копия верна».
2. Указывается должность лица, заверившего документ, его подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
3. Проставляется печать работодателя (при наличии печати, согласно Приказу Минтруда России от N 589н, печать ставится, если она есть в организации).
4. Указывается текущая дата.
5. Если копия предоставляется для предоставления в стороннюю организацию (например, в банк для кредита), необходимо добавить фразу: «Подлинник документа находится в (наименование организации), копия для предоставления по месту требования».

Что еще нужно знать увольняющемуся сотруднику?

Помимо копии трудовой книжки, по запросу работника работодатель обязан выдать и другие документы, которые могут пригодиться на новом месте работы или в различных инстанциях:

• Копия приказа об увольнении;
• Справки о доходах (например, 2-НДФЛ);
• Справка о среднем заработке (для постановки на учет в центр занятости);
• Копии приказов о приеме на работу, переводах, поощрениях и других кадровых документов.

Делать копию трудовой книжки при увольнении для самого работника работодатель не обязан, он должен выдать оригинал документа или форму СТД-Р. Однако, если работник написал письменное заявление, выдача заверенной копии становится прямой обязанностью руководства (ст. 62 ТК РФ). В то же время, работодателю крайне рекомендуется делать копии трудовых книжек увольняемых сотрудников для своего внутреннего архива — это надежный способ обезопасить себя от возможных судебных споров и потери важных кадровых данных в будущем.