Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Именно на её основе в будущем рассчитывается пенсия, больничные и различные пособия. Поэтому даже малейшие неточности в этом документе могут привести к серьезным проблемам. Один из самых частых вопросов, с которым сталкиваются кадровики и молодые мамы: нужно ли делать запись о декретном отпуске в трудовой книжке и как правильно это оформить?

Что такое декретный отпуск с точки зрения закона?

Прежде чем говорить о записях, важно прояснить терминологию. В обиходе слово «декрет» объединяет в себе два совершенно разных юридических понятия:

• Отпуск по беременности и родам (БиР) — это период нетрудоспособности, который предоставляется женщине на основании больничного листа (обычно 140 дней). Это по сути своей оплачиваемый больничный.
• Отпуск по уходу за ребенком — период до достижения ребенком 1,5 или 3 лет, в течение которого родитель (мать, отец или другой родственник) осуществляет уход за малышом с сохранением рабочего места.

Ни один из этих периодов не является увольнением или прекращением трудовых отношений. Трудовой договор остается в силе, а рабочее место сохраняется за сотрудником.

Делается ли запись о декрете в трудовую книжку?

Согласно действующим правилам (включая актуальные нормы 2025-2026 годов и положения о ведении электронных и бумажных трудовых книжек), запись о предоставлении декретного отпуска в трудовую книжку не вноситься.

Это правило основано на Инструкции по заполнению трудовых книжек. В разделе «Сведения о работе» отражаются только факты:

1. Приема на работу.
2. Перевода на другую постоянную работу.
3. Квалификации и присвоения разрядов.
4. Увольнения с указанием причин и ссылок на статью ТК РФ.

Отпуск по беременности и родам, а также отпуск по уходу за ребенком являются временным освобождением от работы, а не изменением трудовой функции; Поэтому фиксировать их в трудовой книжке не нужно.

Исключение из правил

Единственный случай, когда в трудовой книжке может появиться упоминание о декрете — это если женщина увольняется в период нахождения в отпуске по уходу за ребенком (например, по собственному желанию или по соглашению сторон). В этом случае в графе 3 раздела «Сведения о работе» будет стандартная запись об увольнении, но в графе 4 будет указан приказ об увольнении, а не о предоставлении отпуска.

Где тогда фиксируется информация о декрете?

Отсутствие записи в трудовой книжке не означает, что декрет нигде не учитывается. Для работодателя и пенсионного фонда информация имеет критическое значение, так как декрет входит в трудовой стаж.

Отражение декрета происходит в следующих документах:

• Личная карточка работника (форма Т-2) — в разделе VIII «Отпуск» обязательно указывается вид отпуска (по беременности и родам / по уходу за ребенком), период, а также реквизиты приказа.
• Табель учета рабочего времени — дни нахождения в декрете отмечаются специальными кодами (К, для отпуска по БиР, ОЖ — для отпуска по уходу за ребенком до 3 лет).
• Отчетность в СФР (Социальный фонд России) — работодатель передает данные о периодах нахождения сотрудника в декрете для назначения и выплаты пособий, а также для учета страхового стажа.

Как правильно оформить приказ на декрет (для кадровиков)

Хотя в трудовую книжку запись не идет, само оформление декрета требует строгого соблюдения формальностей. Придание документу окончательной, установленной формы — залог того, что у сотрудницы не будет проблем со стажем и выплатами.

Пошаговый процесс:

1. Получение заявления и больничного листа. Женщина предоставляет листок нетрудоспособности и заявление о предоставлении отпуска по БиР.
2. Издание приказа. Работодатель издает приказ по форме Т-6 (или собственной утвержденной форме). В приказе указываются даты начала и окончания отпуска.
3. Выплата пособия. Расчет и выплата пособия по беременности и родам должны быть произведены в установленные законом сроки.
4. Переход в отпуск по уходу. По окончании больничного сотрудница подает новое заявление на отпуск по уходу за ребенком, издается новый приказ.

Входит ли декрет в трудовой стаж?

Это один из самых важных вопросов, из-за которого многие ошибочно пытаются «записать» декрет в трудовую. На самом деле, запись в трудовой книжке не влияет на подсчет стажа — всё считается по данным персонифицированного учета в СФР.

Правила учета стажа в декрете:

• Отпуск по беременности и родам — полностью входит в общий трудовой стаж, а также в страховой стаж для назначения пенсии и оплаты больничных.
• Отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет — засчитывается в страховой стаж (но не более 6 лет в общей сложности на всех детей).
• Отпуск по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет — включается в общий трудовой стаж, но не входит в страховой стаж для расчета пенсии (за исключением случаев, когда такой отпуск был оформлен до 6 октября 1992 года).

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и декрет

С переходом на электронные трудовые книжки правила не изменились. В выписке из ЭТК (СЗИ-ТД), которую работник может получить через Госуслуги или МФЦ, также не будет отражаться информация о нахождении в декретном отпуске. ЭТК содержит те же сведения, что и бумажная: приемы, переводы, увольнения. Данные о периодах нетрудоспособности и отпусков по уходу за детьми хранятся в базе СФР и учитываются при назначении пенсии напрямую из фонда.

Что делать, если запись о декрете была сделана ошибочно?

Иногда неопытные кадровики по незнанию вносят запись о нахождении в отпуске по уходу за ребенком в раздел «Сведения о работе». Это является нарушением ведения трудовых книжек и подлежит исправлению.

Исправление производится следующим образом:

1. В графе 1 ставится следующий порядковый номер.
2. В графе 2 указывается дата внесения исправления.
3. В графе 3 пишется: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна».
4. В графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого вносится исправление.

Зачеркивать или замазывать неверную запись категорически запрещено!