В процессе деятельности любой организации происходят структурные изменения: отделы объединяются‚ разделяются или просто переименовываются для приведения в соответствие с новыми бизнес-процессами. Один из главных вопросов‚ возникающих перед отделом кадров в таких ситуациях: нужно ли вносить запись о переименовании отдела в трудовую книжку сотрудника?
Нужно ли делать запись о переименовании отдела?
Согласно действующему трудовому законодательству‚ трудовая книжка фиксирует основные этапы трудовой деятельности работника: прием на работу‚ переводы на другие должности‚ увольнение.
Важный нюанс: если переименование отдела не влечет за собой изменения наименования должности сотрудника и не меняет его трудовую функцию‚ то отдельная запись в трудовой книжке о переименовании подразделения не является обязательной. Однако‚ для обеспечения прозрачности кадрового учета и исключения путаницы в будущем‚ многие работодатели предпочитают фиксировать такие изменения.
Когда запись обязательна?
- Если переименование отдела сопровождается изменением названия должности сотрудника.
- Если это предусмотрено внутренним локальным нормативным актом организации.
- Если работник сам просит внести такую запись для подтверждения стажа в конкретном структурном подразделении.
Как правильно оформить запись (пошаговая инструкция)
Основанием для внесения записи в трудовую книжку является приказ работодателя о переименовании структурного подразделения или дополнительное соглашение к трудовому договору.
Алгоритм действий:
- Издать приказ о переименовании отдела (например‚ «Отдел маркетинга» переименовать в «Департамент развития и продвижения»).
- Ознакомить сотрудников с приказом под подпись.
- Внести запись в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки.
Образцы записей в трудовой книжке
Вариант 1: Переименование отдела без изменения должности
В этом случае запись носит информационный характер. Она вносится в общую хронологию записей.
Пример оформления:
«Отдел продаж переименован в Департамент коммерции»
Как это выглядит в таблице:
- Номер и дата приказа: Приказ № 45-к от
- Текст записи: Отдел продаж переименован в Департамент коммерции.
Вариант 2: Переименование отдела с изменением названия должности
Если вместе с отделом меняется и название должности (например‚ «Менеджер отдела продаж» становится «Ведущим специалистом Департамента коммерции»)‚ это оформляется как перевод.
Пример оформления:
«Переведен на должность ведущего специалиста Департамента коммерции»
Как это выглядит в таблице:
- Номер и дата приказа: Приказ № 46-к от
- Текст записи: Переведен на должность ведущего специалиста Департамента коммерции.
Распространенные ошибки при заполнении
Чтобы избежать проблем при проверках ГИТ (Государственной инспекции труда) или при выходе сотрудника на пенсию‚ избегайте следующих ошибок:
- Использование сокращений: Не рекомендуется писать «Отд. продаж» вместо «Отдел продаж»‚ если это не закреплено в уставе организации.
- Отсутствие ссылки на приказ: Каждая запись должна иметь основание в виде номера и даты документа.
- Исправления корректором: Любые ошибки в трудовой книжке должны исправляться путем зачеркивания одной чертой и внесения новой записи‚ либо через процедуру исправления ошибок в соответствии с правилами ведения трудовых книжек.
Переименование отдела — это стандартная процедура. Главное помнить: если трудовая функция работника не изменилась‚ запись о переименовании отдела является опциональной‚ но желательной для порядка в документах. Если же меняется должность — запись становится обязательной и оформляется как перевод.