Вопрос о том, нужно ли фиксировать благодарственные письма в трудовой книжке работника, часто возникает в отделах кадров. Несмотря на то, что благодарность – это не официальная награда, в РФ существует ряд нормативных актов, которые регулируют её отражение в документах о трудовой деятельности. Ниже мы разберём, какие правила применяются, в каких случаях запись обязательна, как правильно оформить запись и какие последствия она может иметь для сотрудника.
Что такое благодарственное письмо?
Благодарственное письмо – это официальное сообщение, в котором руководитель, орган власти или предприятие выражает признательность сотруднику за добросовестное выполнение трудовых обязанностей, участие в мероприятиях, оказание помощи и т.п. В письме обычно указывается дата, причина благодарности, подпись руководителя и печать организации.
Законодательная база
- Трудовой кодекс РФ (статья 191) – предусматривает, что работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности. Поощрение может быть в виде благодарственного письма.
- Приказ Минтруда и соцзащиты РФ № 104н от – устанавливает правила выдачи благодарственных писем и их занесения в трудовую книжку.
- Разъяснения Роструда (16 декабря 2016 г.) – уточняют, в каких случаях благодарность фиксируется в трудовой книжке, а в каких – в её вкладыше.
- Постановление Минтруда РФ от 29 января 2021 г. – подтверждает, что сведения о награждении необходимо внести в раздел «сведения о награждении» трудовой книжки.
Когда запись о благодарственном письме обязательна?
Согласно вышеуказанным нормативам, запись обязательна в следующих случаях:
- Благодарственное письмо выдано в связи с выполнением работ, оказанием услуг, участием в мероприятии, которое имеет организационное значение.
- Благодарность оформлена официальным документом (письмо, приказ, распоряжение) и подписана руководителем с печатью организации.
- Письмо относится к категории поощрений, которые фиксируются в разделе «сведения о награждении» трудовой книжки.
Когда запись не требуется?
Если благодарность выдана в неофициальной форме (например, в виде личного письма без печати, благодарность от коллег без подписи руководителя), то её запись в трудовую книжку не обязательна. В таком случае можно оформить благодарность в виде вкладыша или просто хранить оригинал письма.
Как правильно оформить запись в трудовой книжке?
В разделе «сведения о награждении» трудовой книжки ставится отдельная страница. Запись выглядит следующим образом:
- Дата выдачи благодарственного письма.
- Наименование организации, выдавшей письмо.
- Краткое содержание благодарности (например, «Благодарность за успешную работу по подготовке и проведению выборов Президента РФ»).
- Подпись и печать руководителя.
Пример записи:
г. – Благодарность от Председателя Избирательной комиссии МО за успешную работу по подготовке и проведению выборов Президента РФ. Подпись: … Печать: …
Что дает запись благодарственного письма в трудовой книжке?
- Подтверждает, что работник был официально признан за свою работу.
- Увеличивает шансы на карьерный рост, повышение квалификации и получение бонусов.
- Может быть использовано при оформлении трудовой книжки в другой организации (переход на новую работу).
Какой порядок действий в отделе кадров?
- Получить оригинал благодарственного письма.
- Проверить наличие подписи руководителя и печати.
- Составить запись в соответствии с образцом.
- Подписать и поставить печать отдела кадров.
- Сохранить копию письма в личном деле сотрудника.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли внести благодарность в вкладыш, если она не относится к официальным наградам? – Да, если письмо не соответствует требованиям официального поощрения, его можно зафиксировать в вкладыше.
- Что делать, если сотрудник получил несколько благодарственных писем? – Внесите каждое письмо в отдельную строку, указав дату и организацию.
- Можно ли отозвать запись о благодарности? – В соответствии с ТК РФ запись о поощрении не может быть удалена без основания, но при ошибке можно внести исправление.
Благодарственные письма, выданные в официальной форме и подтверждённые подписью руководителя с печатью, обязательно фиксируются в трудовой книжке в разделе «сведения о награждении». Это подтверждает признание заслуг сотрудника и может положительно сказаться на его дальнейшей карьере. Если письмо не соответствует требованиям официального поощрения, его можно зафиксировать в вкладыше или хранить в личном деле.
Таким образом, правильное ведение трудовой книжки с учётом благодарственных писем обеспечивает прозрачность и законность кадровой политики предприятия.