Вопрос о том, нужно ли фиксировать в трудовой книжке факт временного исполнения обязанностей (ВИО, И․о․, ВРИО и т․п․), часто возникает у работодателей и работников․ Ответ зависит от нескольких факторов: правового статуса назначения, даты оформления трудовой книжки, формы её ведения (бумажная или электронная) и конкретных требований нормативных актов․

Общие положения о трудовой книжке

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж гражданина․ Ее ведение регулируется:

• Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) – статья 66 «Трудовая книжка» и статья 66․1 «Электронная трудовая книжка»;
• Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ № 320н от  «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
• Постановлением Правительства РФ № 426 от  «Об электронных трудовых книжках»․

Согласно статье 66 ТК РФ, в трудовую книжку вносятся сведения о:

1. приёме на работу;
2. переводе, повышении, понижении в должности;
3. награждениях, благодарностях;
4. увольнении․

Однако закон не перечисляет все возможные типы записей – он лишь определяет, какие события обязательны к фиксации․ Остальные случаи регулируются приказами Минтруда и практикой органов по труду․

Правовой статус временно исполняющего обязанности

Назначение на временное исполнение обязанностей (ВИО, И․о․, ВРИО) – это временное возложение на работника функций, обычно в связи с отсутствием постоянного должностного лица․ Такое назначение оформляется приказом работодателя и может быть:

• на определённый срок (например, «на период с по »);
• на неопределённый срок до замещения должности постоянным сотрудником․

С точки зрения ТК РФ, временное исполнение обязанностей не считается постоянным занятием на новой должности, а лишь дополнительным исполнением функций․ Поэтому обязательность внесения записи в трудовую книжку определяется практикой и разъяснениями Минтруда․

Что говорят официальные разъяснения?

• Вопрос‑ответ «Оперсонале» (10 мая 2026) указывает: запись в трудовой книжке при назначении исполняющего обязанности директора не делается, поскольку он не является постоянным директором․
• Разъяснение от 16 июля 2020 года (Журнал «Кадровое дело») гласит: запись в трудовой книжке о назначении ВРИО не оформляется, однако факт временного исполнения обязанностей может быть зафиксирован в личном деле работника․
• КонсультантПлюс (2026) отмечает, что в некоторых случаях запись всё‑же может потребоваться, если временное исполнение связано с повышением квалификации, изменением условий труда или существенным увеличением ответственности․

Обязанность работодателя вносить запись

Работодатель обязан вносить запись в трудовую книжку, если событие подпадает под перечень, установленный статьёй 66 ТК РФ, или если иное предусмотрено нормативным актом․

Для временного исполнения обязанностей обязательность записи определяется так:

• Если назначение ВИО сопровождается изменением должностных обязанностей, уровня ответственности и/или заработной платы (например, перевод из «инженера‑технолога» в «начальника отдела» с повышением оклада) – запись обязательна․
• Если назначение чисто временное и не меняет официальную должность работника (например, И․о․ директора, когда сотрудник остаётся «заместителем директора») – запись в трудовую книжку не требуется․
• Для электронных трудовых книжек запись делается в СФР (Система формирования реестра) автоматически, если работодатель передаёт сведения в электронный реестр․

Когда запись НЕ вносится

Существует ряд типичных ситуаций, когда запись «исполняющий обязанности» в трудовую книжку не делается:

1. Назначение И․о․ (исполняющего обязанности) без изменения официальной должности и без изменения условий труда․
2. Временное исполнение обязанностей в рамках внутреннего совместительства (например, сотрудник одновременно работает в двух подразделениях, но официально закреплён за одной должностью)․
3. Назначение ВИО в период отпуска без сохранения места работы (замещение отсутствующего сотрудника)․
4. Случаи, когда в трудовой книжке уже закончились свободные строки в разделе «Сведения о работе» – тогда оформляется вкладыш, но в него вносятся только обязательные записи (приём, перевод, увольнение)․

Во всех перечисленных случаях факт временного исполнения обязанностей фиксируется в приказе и в личном деле работника, но в трудовую книжку запись не делается․

Как правильно оформить запись (образец)

Если запись обязательна, её следует оформить в соответствии с образцом, утверждённым Приказом Минтруда № 320н․

Для электронных трудовых книжек запись выглядит аналогично, но вводится в СФР через специализированную программу «Электронная трудовая книжка»․

Электронные трудовые книжки: особенности

С 1 января 2021 года все новые трудовые книжки могут быть оформлены в электронном виде․ При этом:

• Работодатель обязан передать сведения о приёме, переводе, увольнении и иных обязательных событиях в СФР․
• Запись о временном исполнении обязанностей вносится только в том случае, если она подпадает под обязательные события (см․ пункт 3)․
• Работник имеет право запросить копию записи в любой момент через портал Госуслуг․

Если работник отказался от перехода на электронный вариант, работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку (ст․ 66․1 ТК РФ)․

Практические рекомендации для работодателей

1. Определите статус назначения․ Если ВИО сопровождается повышением оклада, изменением должностных обязанностей – фиксируйте запись․
2. Сохраняйте приказ․ Приказ о назначении И․о․ должен быть подписан руководителем и храниться в личном деле сотрудника․
3. Проверьте свободные строки․ В бумажной книжке запись делается в разделе «Сведения о работе»․ При отсутствии места оформляйте вкладыш․
4. Учитывайте дату начала трудового стажа․ Если книжка заведена до , используйте её, а не новую форму․
5. Для электронных книжек используйте официальную программу «Электронная трудовая книжка», вносите запись в СФР в течение 5 рабочих дней с момента назначения․
6. Информируйте работника․ По статье 66 ТК РФ работник имеет право получить копию записи и подписать её в личной карточке․

Запись «исполняющий обязанности» в трудовую книжку делается только в случае, если временное назначение сопровождается изменением официальной должности, уровня ответственности или условий труда (оклада)․ Если же назначение чисто временное и не меняет официальную позицию работника, запись в трудовую книжку не требуется – достаточно приказа и отражения факта в личном деле․

Для работодателей важно правильно классифицировать назначение, своевременно оформить приказ и, при необходимости, внести запись в соответствии с требованиями ТК РФ и Приказа Минтруда № 320н․ При ведении электронных трудовых книжек следует помнить о передаче сведений в СФР․

При соблюдении указанных правил запись будет оформлена корректно, а трудовая книжка – надёжным документом, подтверждающим профессиональный путь сотрудника․

Дата публикации:   |  Автор: юридический отдел «Трудовой консалтинг»