Вопрос о том, необходимо ли фиксировать в трудовой книжке сведения о награждениях и поощрениях работников, часто возникает у руководителей и специалистов по персоналу. Ответ однозначный: запись обязана быть сделана, однако форма и содержание записи регулируются конкретными нормативными актами.
Нормативно‑правовая база
В соответствии с п. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ от № 225, ред. от ) в трудовую книжку вносятся такие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:
- о награждении государственными наградами, включая присвоение государственных почетных званий, на основании указов Президента РФ и иных решений;
- о поощрениях, предусмотренных коллективными договорами, соглашениями и иными нормативными актами;
- о благодарственных письмах и иных документах, подтверждающих признание заслуг.
Эти положения подтверждены также в Типовой ситуации (Издание «Главная книга», 2026) и в материалах КонсультантПлюс (см. пункт 24 Правил).
Что именно заносится в запись
В графе 4 трудовой книжки указываются:
- Наименование документа, на основании которого производится запись (например, указ Президента, решение профсоюза, приказ руководителя).
- Дата выдачи соответствующего документа.
- Номер документа (при наличии).
- Наименование награды/поощрения (например, «Знак отличия», «Почетный знак», «Благодарственное письмо»).
- ФИО работника и должность в момент награждения.
Таким образом, в книжку вносятся не только официальные государственные награды, но и иные формы поощрения, предусмотренные внутренними нормативными актами организации.
Как правильно оформить запись
Для корректного оформления записи следует соблюдать следующую структуру:
- Графа 1 – номер записи (последовательный номер в книжке).
- Графа 2 – дата награждения.
- Графа 3 – сведения о награде/поощрении (наименование, основание).
- Графа 4 – подпись руководителя (или уполномоченного лица) и, при необходимости, печать организации.
Важно, чтобы запись была заверена подписью уполномоченного лица, а также указана ссылка на документ, на основании которого произведена запись (дата, номер). Это требование подчёркивается в материалах Кадровик‑практик и в рекомендациях Роструд.
Нужно ли заверять запись в книжке?
По мнению экспертов Портала Кадровик‑практик, заверять запись в книжке необязательно, однако рекомендуется:
- сохранять копию документа, на основании которого произведена запись;
- при необходимости предоставлять оригинал документа в кадровый отдел;
- убедиться, что подпись и печать (если требуются) соответствуют внутренним регламентам.
Электронные трудовые книжки
С 2023 года в организации всё активнее используют электронные формы трудовых книжек. В электронных системах запись о награждении оформляется аналогично бумажной, но с дополнительными преимуществами:
- автоматическое формирование графа 4 с указанием ссылки на документ;
- возможность быстро искать и проверять сведения о наградах;
- сохранение всех подтверждающих документов в электронном архиве.
Однако, несмотря на цифровизацию, требования к содержанию записи остаются теми же: необходимо указать дату, номер и основание награждения, а также подпись уполномоченного лица.
Часто задаваемые вопросы
- Вносятся ли премиальные выплаты в трудовую книжку? – Нет. Премии, предусмотренные системой оплаты труда, не фиксируються в книжке. Записываются только документальные подтверждения награждения (государственные награды, благодарности, почетные звания).
- Можно ли записать в книжку благодарственное письмо? – Да. Благодарственное письмо считается формой поощрения и должно быть указано в графе 3.
- Как вести запись при увольнении сотрудника? – При увольнении в книжку вносятся сведения о всех ранее полученных наградах и поощрениях, а также дата их получения. Это позволяет иметь полную информацию о трудовой деятельности сотрудника.
- Какие документы следует хранить вместе с записью? – Копии указов, приказов, решений профсоюза, благодарственных писем и иных документов, на основании которых произведена запись.
Запись в трудовой книжке о награждениях обязательна. Нормативные акты (п. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, указ Президента РФ и др.) чётко регламентируют, какие сведения должны быть внесены, в какой форме и где их следует зафиксировать. Правильное оформление записи, подтверждённое подписью и ссылкой на документ, гарантирует юридическую корректность и упрощает работу кадрового учета.
При переходе на электронные формы оформление не меняется – сохраняются те же требования к содержанию и подтверждающим документам. Следуя этим рекомендациям, организации обеспечивают прозрачность работы с персоналом и соблюдение требований трудового законодательства.