В современной российской трудовой практике вопрос о том, нужно ли фиксировать в трудовой книжке сведения о работе по совместительству, часто вызывает споры как у работодателей, так и у сотрудников․ Ниже представлено подробное разъяснение правового основания, порядка внесения записи, формы оформления и практических рекомендаций․

Нормативно‑правовая база

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 66, п․п․ 4, 11 Порядка ведения и хранения трудовых книжек), запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку по желанию работника и только по месту основной работы․ При этом:

• Законодательство не предусмотрило обязательного ввода такой информации․
• Запись может быть произведена только на основании документа, подтверждающего факт совместительства (договор, приказ, соглашение и т․п․)․
• Обязательность вноса данных возникает лишь в случае, если работник запросил их внесения․

Эти положения подтверждены неоднократными разъяснениями КонсультантПлюс, Контур и другими юридическими ресурсами (см․ ссылки в исходных материалах)․

Ключевые даты и изменения

Последние изменения в Порядке ведения и хранения трудовых книжек были внесены в 2023‑2025 годах, однако принцип необязательности записи сохранился․ Поэтому в 2025 году:

1. Работодатель не обязан ежегодно запрашивать копию трудовой книжки у внешнего совместителя․
2. Запись вносится по инициативе работника, а не работодателя․
3. Форма и содержание записи регулируются внутренними нормативными актами организации (например, Приказом 320н)․

Как правильно оформить запись

Структура записи в трудовой книжке по совместительству выглядит стандартно, но имеет несколько особенностей:

• Графа 3 – указывается название организации, где ведётся совместительство․
• Графа 4 – дата начала работы по совместительству․
• Графа 5 – должность (или наименование совместительной работы)․
• Графа 6 – сведения о режиме работы (полный/частичный, процентный ставка)․

Пример оформления (2025 год):

ООО «ТехноСервис» – совместительство, начиная с , должность «Менеджер по продажам», 0,5 ставки․

Если совместительство внешнее (в другой компании), в графе 3 обязательно указывается полное название организации‑работодателя․

Заявление работника

Для внесения записи требуется заявление работника, в котором он просит работодателя зафиксировать сведения о совместительстве․ Заявление может быть оформлено в произвольной форме, но должно содержать:

1. ФИО работника․
2. Номер и дату трудового договора с основным работодателем․
3. Сведения о месте и виде совместительства (название организации, должность, дата начала)․
4. Подпись работника․

После получения заявления работодатель вносит запись в соответствующую графу трудовой книжки․

Обязанности работодателя и работника

Разграничение обязанностей выглядит следующим образом:

Важно отметить, что внесение записи не является обязательным по закону, однако отсутствие такой записи может усложнить подтверждение стажа и условий работы при последующей проверке․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Вопрос: Нужно ли работодателю ежегодно запрашивать копию трудовой книжки у совместителя?
  Ответ: Нет, согласно разъяснениям Контур, работодатель не обязан запрашивать ежегодно копию․
• Вопрос: Можно ли вносить сведения о совместительстве в трудовую книжку после увольнения с этой работы?
  Ответ: Да, но лучше оформить запись в процессе работы, чтобы избежать расхождений в датировке․
• Вопрос: Требуется ли подпись работодателя при внесении записи?
  Ответ: Подпись не обязана быть, но запись должна быть подтверждена документом, подтверждающим факт совместительства․
• Вопрос: Как оформить запись, если совместительство было заключено до текущего работодателя?
  Ответ: В этом случае в графе 3 указываеться название организации‑работодателя, где сотрудник совместился, а дата начала – дата начала совместительства․

Практические рекомендации для HR‑специалистов

1. Разработайте внутренний шаблон заявления о внесении записи о совместительстве․
2. Обучите менеджеров и HR‑специалистов процедуре оформления и хранения подтверждающих документов․
3. Включите в локальные нормативные акты пункт о необязательности внесения записи, но о возможности её осуществления по запросу сотрудника․
4. Регулярно проверяйте актуальность данных в трудовой книжке, особенно при переходе сотрудников в новый отдел или при изменении условий совместительства․
5. При оформлении электронной трудовой книжки (ЭТК) убедитесь, что запись внесена в соответствующее поле и подписана электронно․

Запись о работе по совместительству в трудовую книжку не является обязательной по закону, однако её возможность и право работника запросить её внесение закреплены в ТК РФ и подтверждены практикой крупнейших консалтинговых компаний․ Правильное оформление такой записи обеспечивает:

• Прозрачность трудовой деятельности сотрудника․
• Корректное учётное оформление стажа и условий работы․
• Снижение риска споров при увольнении или аудите․

Таким образом, HR‑отделу рекомендуется:

1. Соблюдать нормы ТК РФ и внутренние регламенты․
2. Обеспечивать своевременное исполнение запросов сотрудников о внесении записей․
3. Документировать все действия, связанные с оформлением трудовой книжки․

Соблюдая эти рекомендации, организация сможет эффективно управлять персональными данными и поддерживать прозрачность трудовой документации․