Вопрос о том, необходимо ли фиксировать в трудовой книжке сведения об соответствии сотрудника занимаемой должности, часто возникает у кадровых специалистов и руководителей․ Ответ зависит от контекста — это может быть запись о приёме на работу, об увольнении, об аттестации, о запрете занимать должность и т․д․ Ниже — подробный разбор правил, нормативных актов и примеров оформления․
Нормативная база
Основными документами, регулирующими порядок ведения и оформления записей в трудовой книжке, являются:
- Пункт 40 Приказа № 320н Минтруда России от г․ «Об утверждении Положения о ведении трудовой книжки»;
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 65, ст․ 81);
- Федеральный закон № 122‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ» (вступивший в силу );
- Приказы Министерства труда и социальной защиты, а также разъяснения КонсультантПлюс и других правовых сервисов․
Все эти документы требуют, чтобы учёт трудовых книжек осуществлял отдел кадров или назначенный ответственный сотрудник, а книги пронумеровывались, прошивались и заверялись подписью руководителя и печатью организации․
Когда вносится запись о соответствии должности?
Запись вносится в следующих случаях:
- При приёме на работу – в графе 3 указывается должность, а также сведения о профессии/специальности, если они отличаются от обычных должностных обязанностей․
- При аттестации – если аттестационный акт подтверждает, что сотрудник соответствует (или не соответствует) занимаемой должности, в трудовую книжку вносится соответствующая отметка․
- При изменении должности – при переходе сотрудника на другую должность в организации вносится новая запись, а прежняя может быть зачёркнута или оформлена как «изменение»․
- При выдаче запрета занимать должность – в книжке фиксируется решение об отстранении от выполнения определённых функций (например, в связи с судимостью или утратой квалификации)․
Если ни один из перечисленных факторов не имеет места, запись о соответствии занимаемой должности не делается․ Это подтверждают разъяснения из КонсультантПлюс и практика многих предприятий․
Как правильно оформить запись?
Ниже приведены типовые формулировки, которые можно использовать в разных ситуациях․
При приёме на работу
Графа 3: Должность – «Менеджер по продажам»․ Графа 4: Специальность (при наличии) – «Экономист»․
При аттестации и подтверждении соответствия
Запись: «В соответствии с результатами аттестации, проведённой г․, работник Иванов И․И․ подтверждён к выполнению обязанностей должности «Менеджер по продажам»․»
При несоответствии
Запись: «В соответствии с результатами аттестации, проведённой г․, работник Петров П․П․ не соответствует требованиям к должности «Менеджер по продажам»․ Увольнение в связи с несоответствием занятости принято г․»
При запрете занимать должность
Запись: «По решению суда от г․ работнику Смирнову С․С․ запрещён занимать должности, связанные с управлением финансами, до г․ Запись внесена в трудовую книжку в соответствии с п․ 40 Приказа № 320н․»
Примеры из практики
Ниже – несколько типовых примеров, взятых из открытых источников (КонсультантПлюс, nalog-nalog․ru, академические материалы)․
- Пример 1 – запись о соответствии при приёме:
« – Приём на работу на должность «Системный администратор»․ - Пример 2 – запись после аттестации:
« – Аттестация подтверждена соответствием должности «Бухгалтер‑консультант»․ - Пример 3 – запись о несоответствии и увольнении:
« – Увольнение в связи с несоответствием занимаемой должности, подтверждённому результатами аттестации от г․
Что НЕ требуется заносить в трудовую книжку?
Согласно разъяснениям из КонсультантПлюс (2021‑11‑23) и практике Министерства труда, в трудовую книжку не вносят:
- Сведения о прохождении аттестации, если она не привела к присвоению категории, ранга или диплома;
- Информацию о научных степенях или академических званиях, если они не связаны с занятой должностью;
- Записи, касающиеся только личных достижений, не имеющих юридического статуса в трудовом праве․
Таким образом, если аттестация не сопровождается официальным подтверждением соответствия или несоответствия занимаемой должности, её результаты в книжку не заносятся․
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Нужно ли вносить запись о соответствии для научных сотрудников?
Ответ: Если речь идёт об аттестации, цель которой – подтверждение соответствия занимаемой должности, но без присвоения категории или диплома, то в трудовую книжку такую запись не вносят․ Запись делается только в случае, когда аттестация завершается присвоением официального статуса (например, «квалифицированный специалист», «старший научный сотрудник»)․
Вопрос: Как оформить запись о соответствии в графе 3?
Ответ: В графе 3 указывается полное наименование должности, соответствующее трудовому договору и профстандарту․ При необходимости можно добавить уточнение «соответствует требованиям аттестации от «дата»»․
Вопрос: Можно ли использовать одну и ту же запись для нескольких должностей?
Ответ: Нет․ Каждая должность фиксируется отдельным записям․ При изменении должности в книжке вносится новая запись, а прежняя может быть зачёркнута или оформлена как «изменение», с указанием даты изменения․
Запись о соответствии занимаемой должности вносится только в случаях, предусмотренных трудовым законодательством – при приёме, аттестации, изменении должности или выдаче запрета․
Форма и содержание записи должны соответствовать требованиям Приказа № 320н и быть оформлены в установленном порядке (нумерация, прошивка, подпись руководителя, печать)․
Если аттестация не приводит к официальному подтверждению соответствия, запись в трудовую книжку не делается․
При оформлении записей необходимо использовать точные формулировки, которые позволяют однозначно отследить факт соответствия или несоответствия, а также дату соответствующего события․
Соблюдая эти правила, организации обеспечивают полноту и законность кадровых документов, что упрощает контроль со стороны инспекций и снижает риск юридических споров․
Автор статьи: кадровый консультант, 23 мая 2026 г․