Один из самых частых вопросов начинающих предпринимателей, которые нанимают сотрудников в штат: «Должен ли индивидуальный предприниматель (ИП) заводить и вести трудовые книжки?». Ответ однозначен: да, обязан, если с работником заключен трудовой договор.

В данной статье мы разберем все нюансы: от бумажных носителей до современных электронных трудовых книжек (ЭТК), а также актуальные изменения в законодательстве на 2026 год.

Статус ИП как работодателя

Согласно Трудовому кодексу РФ, индивидуальный предприниматель, заключивший с работником трудовой договор, признается работодателем. Это накладывает на него все те же обязанности, что и на полноценную организацию (ООО или АО). В частности, ИП обязан:

• Оформлять прием на работу и увольнение.
• Вести учет рабочего времени.
• Обеспечивать учет трудовой деятельности работников (вести трудовые книжки).
• Выплачивать заработную плату и уплачивать страховые взносы.

Бумажные или электронные трудовые книжки (ЭТК)?

С 2021 года в России начался масштабный переход на электронный формат учета стажа. Однако на текущий момент (2026 год) ситуация выглядит следующим образом:

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

Теперь основным способом фиксации стажа является ЭТК. Сведения о работе сотрудника передаются работодателем (ИП) в Социальный фонд России (СФР) через специальные отчетные формы (ЕФС-1). Это избавляет предпринимателя от необходимости хранить архивы бумаг и вручную вписывать каждую запись.

Бумажные трудовые книжки

Несмотря на цифровизацию, бумажные книжки не исчезли полностью. Они продолжают использоваться в двух случаях:

• Если работник был принят до 1 января 2021 года. В этом случае у него уже есть бумажная книжка, и она продолжает вестись.
• Если работник написал заявление о продолжении ведения бумажной книжки. Сотрудник имеет право отказаться от чисто электронного формата и попросить ИП дублировать записи в бумажный бланк.

Важные изменения 2026 года

С 1 января 2026 года завершается основной переходный период по внедрению ЭТК. Это означает, что цифровая система учета стажа становится окончательно доминирующей. Теперь трудовой стаж подтверждается преимущественно выписками из системы СФР, а не физическими записями в книжке.

Важно помнить: одновременное применение электронного и бумажного вариантов возможно только при наличии соответствующего заявления от работника.

Пошаговая инструкция для ИП: что делать?

1. При приеме на работу: Спросите у сотрудника, есть ли у него трудовая книжка на руках. Если она бумажная — заберите её на хранение в сейф.
2. Определите формат: Если сотрудник пришел к вам впервые (без книжки) или хочет перейти на ЭТК, оформите соответствующее заявление.
3. Подайте сведения: В течение установленного законом срока отправьте форму ЕФС-1 в Социальный фонд России о приеме сотрудника.
4. При увольнении: Сделайте запись в бумажную книжку (если она ведется), выдайте её работнику и отправьте сведения об увольнении в СФР.

Что будет, если ИП не вести трудовые книжки?

Игнорирование этой обязанности может привести к серьезным последствиям:

• Штрафы от ГИТ: Государственная инспекция труда может оштрафовать ИП за нарушение трудового законодательства.
• Судебные иски: Работник может подать в суд с требованием восстановить стаж или признать отношения трудовыми, что повлечет за собой доначисление всех налогов и взносов с пенями.
• Проблемы с пенсией: Отсутствие записей лишает человека возможности вовремя оформить пенсию, что делает работодателя виновным в причинении материального ущерба.