Один из самых частых вопросов, возникающих при регистрации бизнеса: нужно ли индивидуальным предпринимателям (ИП) вносить запись в свою трудовую книжку? Многие новички ошибочно полагают, что статус ИП приравнивается к обычной работе и требует обязательного документального подтверждения в виде записи. Однако трудовое законодательство РФ имеет свои нюансы. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформлять документы ИП, нужно ли делать записи самому себе и как вести книжки наемных сотрудников.

Может ли ИП сделать запись в трудовой книжке самому себе?

Короткий и однозначный ответ: нет, индивидуальный предприниматель не вносит запись в свою трудовую книжку о регистрации в качестве ИП.

Это правило базируется на логике трудового права и подтверждается разъяснениями Минтруда (в т.ч. письмом от № 14-6/ООГ-4069):

• Отсутствие трудового договора. Трудовая книжка предназначена для фиксации трудовых отношений между работником и работодателем. ИП не может заключить трудовой договор сам с собой, так как он не может быть одновременно и работником, и работодателем в одном лице.
• Разный правовой статус. Деятельность в качестве ИП — это предпринимательская деятельность, а не трудовая. Она регулируется гражданским законодательством, а не Трудовым кодексом в части отношений «работник-работодатель».
• Подтверждение стажа. Период работы в качестве индивидуального предпринимателя подтверждается не записью в трудовой книжке, а выпиской из ЕГРИП (Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей). Именно этот документ запрашивают государственные органы и банки для подтверждения предпринимательского стажа.

Таким образом, заводить на себя трудовую книжку или вносить туда отметки о том, что вы «работаете» у самого себя, не имеет смысла и юридической силы.

Обязан ли ИП вести трудовые книжки наемных сотрудников?

Ситуация кардинально меняется, когда у предпринимателя появляются наемные работники. В этом случае ИП выступает полноценным работодателем со всеми вытекающими obligations.

Ключевые правила для ИП-работодателя:

1. Обязанность ведения. ИП обязан вносить записи в трудовые книжки своих сотрудников точно так же, как это делают крупные организации и юридические лица.
2. Сроки внесения записи. Запись о приеме на работу должна быть внесена в трудовую книжку сотрудника, если он проработал у ИП более 5 дней. Это требование актуально, если трудовая книжка ведется в бумажном виде (для сотрудников, не перешедших на электронную версию или выбравших бумажный формат до 2020 года).
3. Электронные трудовые. С 2020 года основная масса сведений передается в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде. ИП обязан своевременно подавать отчетность (форма ЕФС-1) о приеме и увольнении сотрудников.

Пошаговая инструкция по оформлению сотрудника у ИП

Чтобы избежать штрафов и проблем с проверяющими органами, предпринимателю следует придерживаться следующего алгоритма:

• Шаг 1. Штатное расписание. Если у ИП еще нет сотрудников, но планируется найм, рекомендуется создать штатное расписание — документ, отражающий структуру, должности и оклады.
• Шаг 2. Прием документов. Запросить у соискателя паспорт, СНИЛС, документы об образовании и (при наличии) бумажную трудовую книжку.
• Шаг 3. Трудовой договор. Заключить письменный трудовой договор в двух экземплярах;
• Шаг 4. Приказ о приеме. Издать приказ о приеме на работу и ознакомить с ним сотрудника под роспись.
• Шаг 5. Запись в трудовой.
  • Если ведется бумажная книжка: внести запись о приеме (дата, должность, номер приказа) в течение 5 дней с момента начала работы.
  • Подписать запись должен сам сотрудник, а затем, работодатель (ИП) или уполномоченное лицо.
• Шаг 6; Регистрация в СФР. Зарегистрироваться в Социальном фонде России как работодатель и начать сдавать отчетность.
• Шаг 7. Личная карточка. Заполнить личную карточку работника (форма Т-2), хотя с переходом на электронный документооборот это требование становится менее строгим, но рекомендуется для внутреннего учета.

Кто подписывает трудовую книжку в ИП?

Важный организационный момент: кто ставит подпись в графе «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек»?

Если в штате ИП нет отдельного кадровика или бухгалтера, то подпись ставит сам индивидуальный предприниматель. В этом случае в соответствующей графе указывается ФИО предпринимателя, и он же ставит свою подпись. Печать ИП (если она используется) также может быть проставлена, но с 2016 года наличие печати для ИП не является обязательным требованием, главное — наличие подписи уполномоченного лица.

Распространенные ошибки

Анализируя практику, можно выделить типичные ошибки, которых следует избегать:

• Попытка записать себя в штат; Некоторые ИП пытаются оформить себя директором или управляющим собственного бизнеса. Это незаконно и может привести к проблемам с налоговой и фондами.
• Игнорирование 5-дневного срока. Внесение записей с опозданием является нарушением трудового законодательства.
• Отсутствие приказа. Запись в трудовой книжке всегда должна иметь основание, приказ (распоряжение) о приеме на работу. Без номера и даты приказа запись недействительна.