Вопрос о том, нужно ли фиксировать в трудовой книжке полученные работником поощрения и благодарности, часто возникает как у сотрудников отдела кадров, так и у самих работников. С одной стороны, благодарность — это приятное событие и признание заслуг, с другой — документ строгой отчетности, в котором каждая запись должна быть обоснована. Разберемся подробно, какие именно благодарности подлежат обязательному внесению, а какие остаются лишь на совести и в личном деле сотрудника.
Что говорит законодательство
Основным нормативным актом, регулирующим данный вопрос, являеться Трудовой кодекс РФ. Согласно части 4 статьи 66 ТК РФ, в трудовую книжку вносятся сведения о награждениях за успехи в работе. Это ключевая формулировка, которая сразу расставляет все по своим местам.
Кроме того, необходимо опираться на Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Постановлением Правительства РФ № 320н). Пункт 25 данного Порядка четко уточняет: внесению в трудовую книжку подлежат сведения о поощрениях и награждениях именно за трудовые заслуги.
Какие благодарности вносить обязательно, а какие, нет
Главная ошибка многих кадровиков и руководителей — попытка внести в трудовую книжку абсолютно любую благодарность, полученную сотрудником. Однако закон дифференцирует этот вопрос.
Когда запись обязательна
В трудовую книжку нужно обязательно вносить сведения о следующих видах наград и поощрений:
- Объявление благодарности работодателем за успехи в работе (с изданием соответствующего приказа по учреждению/организации);
- Выплата премии за трудовые достижения;
- Награждение ценным подарком или почетной грамотой организации;
- Занесение на Доску почета организации;
- Государственные награды за трудовые заслуги.
Во всех этих случаях поощрение связано именно с трудовой деятельностью сотрудника в конкретной организации.
Когда запись не требуется
Не все благодарности имеют прямое отношение к трудовому процессу. Вносить запись не нужно, если:
- Благодарность получена от сторонней организации или органа власти. Например, если работнику вручена благодарность Главы города, ваша организация не обязана вносить в трудовую книжку сведения о данном награждении и издавать приказ по учреждению. Это поощрение от лица муниципалитета, а не работодателя.
- Благодарность не связана с трудом. Например, благодарственное письмо за активное участие в общественной жизни города, благотворительность или победу в спортивных соревнованиях (если это не профсоюзная спартакиада от лица работодателя).
Стоит иметь в виду, что для правильных записей в трудовой книжке есть специальный раздел, «Сведения о награждениях». И заполнять его нужно исключительно по правилам, установленным для трудовых поощрений.
Зачем работнику вносить благодарность в трудовую книжку
Когда человеку вручают благодарственное письмо или поощрительную грамоту от работодателя, он имеет право записать эту награду в трудовую книжку (точнее, право и обязанность работодателя это сделать). Почему для работника это так важно?
Во-первых, это представляет особое значение для его будущей карьеры. Запись в трудовой книжке — это не просто слова, это официальный документ, подтверждающий профессионализм и преданность делу. При устройстве на новую работу потенциальный работодатель обязательно обратит внимание на этот раздел.
Во-вторых, это влияет на дисциплинарные действия. Наличие официальных поощрений характеризует сотрудника с положительной стороны и может смягчить последствия возможных будущих мелких нарушений.
Как правильно сделать запись
Разобравшись, обязательно ли вносить запись, нужно понять, как это сделать без ошибок. Пошаговый алгоритм:
- Основание для записи. Главным документом является приказ работодателя. Без приказа внести запись нельзя.
- Раздел. Запись вносится в раздел «Сведения о награждениях».
- Графа 3. В этой графе нужно записать, кем был поощрен работник (наименование организации), за какие именно достижения (указывается конкретный случай поощрения, оказанной помощи или хорошей работы) и каким поощрением (например: «Объявлена благодарность за успешное выполнение проекта…»).
- Графа 4. Указывается дата и номер приказа, на основании которого внесена запись.
Разъяснения Минтруда
Ситуации, вызывающие споры, регулярно уточняются Министерством труда. Так, Минтруду задали вопрос, какие именно выплаты и поощрения нужно вносить в раздел трудовой книжки «Сведения о награждении». В письме от № 14-1 ведомство еще раз подчеркнуло: в трудовую книжку вносятся только те поощрения, которые предусмотрены трудовым законодательством и локальными нормативными актами работодателя, и исключительно за успехи в труде.
Внесение благодарности в трудовую книжку, это не просто формальность, а важный юридический факт. Обязательно вносить записи о поощрениях за трудовые заслуги, оформленные приказами по организации. Если же награда получена извне (например, от Главы города) или не связана с рабочими достижениями, работодатель не обязан фиксировать это в трудовой книжке сотрудника. Главное правило кадровика — строго следовать нормам ч. 4 ст. 66 ТК РФ и п. 25 Правил ведения трудовых книжек, чтобы любые записи имели твердое правовое основание.