Заполнение трудовой книжки — одна из самых ответственных задач кадровика или бухгалтера. Любая неточность может повлечь за собой проблемы для работника при оформлении пенсии или трудоустройстве на новое место. Один из самых частых вопросов‚ возникающих при внесении данных: нужно ли оставлять пустые строки или делать отступы между записями? Давайте разберем этот вопрос подробно‚ опираясь на действующее законодательство и разъяснения ведомств.
Что говорит законодательство?
Порядок ведения и заполнения трудовых книжек регулируется двумя основными нормативными актами:
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
- Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
В этих документах четко прописано‚ какие именно сведения вносятся в трудовую книжку (о работнике‚ выполняемой работе‚ переводах‚ увольнениях и награждениях). Однако ни в одном из этих актов не регламентируется обязанность работодателя оставлять пустую строку между записями — например‚ между записью об увольнении с предыдущего места работы и приемом на новое.
Разъяснения Минтруда и экспертов
Министерство труда РФ неоднократно разъясняло этот вопрос. В частности‚ в письме от № 14-2/ООГ-17410 ведомство прямо указало: не допускается оставлять пустые строки между записями в трудовой книжке. Подтверждают эту позицию и ведущие правовые порталы:
- ГАРАНТ.РУ: Не установлено‚ что работодатель может оставлять пустую строку между записями о приеме на работу и об увольнении с предыдущего места работы.
- КонсультантПлюс: Нормативно пропуск строк не предусмотрен. Наличие незаполненных строк не влечет недействительности трудовой книжки‚ но и специально оставлять их не нужно.
Таким образом‚ официальная позиция сводится к следующему: между записями в трудовой книжке не нужно оставлять пустые строки.
Почему пустые строки делать не рекомендуется?
Существует несколько веских причин‚ по которым кадровики стараются не оставлять пропусков:
- Защита от мошенничества. Незаполненные строки создают идеальные условия для внесения фиктивных записей. Недобросовестный владелец документа или посторонний человек может вписать туда несуществующий опыт работы.
- Нарушение структуры. Как отмечают специалисты‚ пустые строки нарушают систематизированную и последовательную структуру трудовой книжки.
- Быстрая исчерпаемость места. В разделе «Сведения о работе» место ограничено. Если оставлять пустые строки между каждой записью‚ вкладыш придется вшивать гораздо раньше‚ чем это действительно необходимо.
Единственное исключение: когда отступ необходим
Из любого правила есть исключения. Существует одна ситуация‚ когда пропуск строки не только допустим‚ но и технически необходим. Это происходит в том случае‚ если прежний работодатель захватил несколько строк оттиском своей печати.
Некоторые организации ранее использовали крупные круглые печати‚ которые при постановке в графе с подписью работодателя «заезжали» на соседние пустые строки ниже. Писать поверх оттиска печати категорически нельзя — текст будет нечитаемым‚ а сама запись будет выглядеть неаккуратно. В этом случае кадровик нового работодателя вынужден пропустить испорченные печатью строки и начать новую запись с первой чистой линии.
Что делать‚ если пустые строки уже есть?
На практике часто встречаются трудовые книжки‚ заполненные предыдущими работодателями с отступами. Как быть в этом случае?
Специалисты КонсультантПлюс дают однозначный ответ: если вы обнаружили пропуск строки между записями в разделе «Сведения о работе»‚ при этом сами записи оформлены правильно и не нарушена их нумерация‚ продолжайте вносить новые записи в общем порядке — сразу после последней записи о работе.
Законодательство не предусматривает‚ что наличие незаполненных строк влечет недействительность трудовой книжки. Исправлять чужие ошибки (зачеркивать пустые строки или признавать записи недействительными) не нужно. Главное — обеспечить правильную и последовательную нумерацию ваших новых записей.
Как правильно вносить записи?
Чтобы избежать ошибок и вопросов при проверке‚ соблюдайте простые правила:
- Вносите записи строго друг за другом‚ не оставляя пустых строк между увольнением из одной компании и приемом в другую.
- Соблюдайте сквозную нумерацию в графе 1. Номер новой записи должен следовать сразу за номером предыдущей‚ независимо от того‚ к какому работодателю она относится.
- Если печать предыдущего работодателя заняла место на следующих строках‚ просто пропустите их и начните запись на первой полностью свободной строке.