В условиях завершившегося с 1 января 2026 года переходного периода на электронные трудовые книжки (ЭТК), вопросы ведения бумажных документов остаются актуальными для тех сотрудников, кто ранее подал соответствующее заявление․ Одним из самых частых вопросов у кадровиков и бухгалтеров является необходимость отражения самого факта подачи заявления на ведение бумажной трудовой книжки в отчете СЗВ-ТД․
В данной статье мы подробно разберем, нужно ли вносить данные о заявлении в отчет, как правильно сформировать документ и какие существуют нюансы в 2026 году․
Что такое форма СЗВ-ТД и какова ее цель
СЗВ-ТД, это форма отчетности, которую работодатели направляют в Социальный фонд России (СФР)․ Ее основная цель — формирование электронного стажа сотрудника․ В отчете фиксируются именно кадровые события:
- Прием на работу;
- Перевод на другую должность;
- Изменение наименования организации;
- Увольнение;
- Подача работником заявления о выборе формы трудовой книжки (бумажная или электронная)․
Важно понимать: в СЗВ-ТД вносятся данные о событиях, влияющих на стаж и выбор формата ведения книжки, но не все документы проходят через этот отчет в виде отдельной строки «регистрации заявления»․
Нужно ли отражать заявление на бумажную трудовую в СЗВ-ТД?
Ответ на этот вопрос требует точности в формулировках․ Давайте разберем ситуацию детально:
- Если сотрудник подал заявление в период переходного периода (до 31 декабря 2025 года):
Работодатель обязан был однократно передать в СФР сведения о выборе работником формы трудовой книжки․ В форме СЗВ-ТД это отражалось как кадровое событие с кодом мероприятия «ПОДАЧА РАБОТНИКОМ ЗАЯВЛЕНИЯ О ВЕДЕНИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ» (или аналогичным кодом, действовавшим на тот момент)․ Если вы это сделали вовремя, повторно вносить ничего не нужно․ - Отражается ли сам бланк или факт хранения бумажной книжки сейчас?
Нет․ В 2026 году, когда переходный период завершен, вносить в СЗВ-ТД информацию о том, что «сотрудник хранит бумажную версию» или «написал заявление», не нужно․ В отчет вносятся только актуальные кадровые изменения (прием, перевод, увольнение)․ Выбор формы книжки, это одноразовое событие, которое уже зафиксировано в базе СФР․ - Что делать, если заявление подано впервые в 2026 году?
Согласно законодательству, новые сотрудники, поступающие на работу после 31 декабря 2025 года, уже не имеют права выбирать бумажную трудовую книжку, если они ранее нигде не работали․ Для них ведется только ЭТК․ Если же человек ранее работал и сохранил право на бумажный формат, но по каким-то причинам заявление не подавал (хотя сроки формально истали), ситуация требует индивидуального разбора, но стандартная процедура подачи заявления о выборе формы в 2026 году для новых отношений не предусмотрена․
Ключевые выводы по отчетности
Главное, что нужно помнить работодателю в 2026 году:
- Сам факт наличия у сотрудника бумажной трудовой книжки в строках СЗВ-ТД при каждом отчете не указывается․
- В СЗВ-ТД вносятся только события (прием, увольнение, перевод)․
- Событие «Выбор формы трудовой книжки» вносилось однократно в момент подачи заявления (в 2020–2025 годах)․
- Если выбор был сделан в пользу бумажной книжки, работодатель продолжает вносить записи в бумажный бланк собственноручно (или печатным способом) и параллельно отражать кадровые события (прием/увольнение) в СЗВ-ТД для формирования электронного стажа․
Алгоритм действий при кадровых изменениях для holders бумажных книжек
Даже если у сотрудника бумажная трудовая, отчет СЗВ-ТД сдавать необходимо при наступлении кадровых событий․ Порядок действий:
- Принять заявление от сотрудника (о приеме, переводе или увольнении)․
- Издать соответствующий приказ․
- Внести запись в бумажную трудовую книжку сотрудника․
- Сформировать отчет СЗВ-ТД, где в разделе «Сведения о трудовой деятельности» указать код мероприятия (например, «ПРИЕМ»), дату и основание․
- Отправить отчет в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа (для приема и увольнения) или до 15 числа следующего месяца (для иных событий, в зависимости от актуальных правил СФР на 2026 год)․
Заявление на ведение бумажной трудовой книжки само по себе не является регулярным отчетным событием․ Оно было зафиксировано в системе Социального фонда в момент его подачи в прошлые периоды․ В 2026 году в форме СЗВ-ТД отражаются только текущие кадровые перемещения сотрудника, независимо от того, в какой форме (бумажной или электронной) ведется его трудовая книжка․
Работодатель обязан продолжать двойную работу для таких сотрудников: вести записи в бумажном бланке и дублировать информацию о стаже в электронном виде через СЗВ-ТД․ Это гарантирует сохранение пенсионных прав работника и соответствие требованиям законодательства РФ․