Один из самых частых вопросов, возникающих у кадровых специалистов и сотрудников, касается правильного оформления трудовой книжки, когда человек продолжает трудиться в организации. Особенно остро этот вопрос встает при необходимости предоставить заверенную копию документа в сторонние инстанции (банки, визовые центры, государственные органы).

Нужно ли писать «Работает по настоящее время» в оригинале трудовой книжки?

Важно понимать принципиальное различие между оригиналом трудовой книжки и её копией. Согласно правилам ведения трудовых книжек, в самом оригинале документа записи вносятся только по факту наступления определенного события: приема на работу, перевода, увольнения или предоставления отпуска.

Запоминайте: в оригинале трудовой книжки фраза «Работает по настоящее время» не пишется. Документ остается открытым до тех пор, пока сотрудник не будет уволен из организации.

Заверение копии трудовой книжки: правила и требования

Когда сотруднику требуется копия трудовой книжки для подтверждения стажа или текущего места работы, работодатель должен заверить её надлежащим образом. Именно в этом случае появляется необходимость в формулировке «Работает по настоящее время».

Зачем нужна эта запись?

Поскольку в оригинале записи об увольнении еще нет, сторонний орган (например, банк при выдаче кредита) не может быть уверен, что сотрудник всё еще числится в штате на дату выдачи копии; Фраза «Работает по настоящее время» служит официальным подтверждением того, что трудовые отношения продолжаются.

Как правильно внести запись в копию: пошаговая инструкция

1. Сделайте копии всех заполненных страниц трудовой книжки, включая титульный лист.
2. Найдите страницу с последней записью о приеме на работу или переводе.
3. Сразу после последней строки на этой странице (на копии!) впишите от руки или напечатайте фразу: «Работает по настоящее время».
4. Укажите дату заверения документа.
5. Оформите подпись уполномоченного лица. Обычно это делает руководитель организации или начальник отдела кадров.
6. Укажите должность и ФИО лица, заверяющего копию.

Образец оформления заверения на последнем листе:

«Копия верна. Работает по настоящее время. . Начальник отдела кадров (подпись) И.И. Иванов»

Важные нюансы и частые ошибки

Место хранения подлинника

В некоторых случаях (например, при подаче документов в государственные органы) рекомендуется дополнительно указать, где хранится оригинал трудовой книжки. Это добавляет документу достоверности.

Старые бланки трудовых книжек

Если трудовая книжка была заведена до года, работодатель должен продолжать вносить записи в неё до полного заполнения всех строк. Только после этого оформляется вкладыш нового образца (2004 года). Правила заверения копий при этом остаются неизменными.

Юридическая допустимость

Многие кадровики опасаются, что внесение любых дополнительных фраз в копию может быть нарушением. Однако, согласно сложившейся практике и рекомендациям экспертов, законодательный запрет на такую запись отсутствует. Напротив, это является общепринятым стандартом делопроизводства для подтверждения текущего статуса работника.

Резюме

• В оригинале: запись «Работает по настоящее время» не ставится.
• В копии: запись обязательна для подтверждения того, что сотрудник не уволен.
• Расположение: сразу после последней записи на соответствующей странице копии.
• Обязательные реквизиты: фраза, дата, должность, подпись и ФИО ответственного лица.