Процесс увольнения сотрудника всегда связан с оформлением множества документов. И один из самых частых вопросов‚ который возникает как у начинающих кадровиков‚ так и у самих работников: нужно ли писать слово «ознакомлен» в трудовой книжке при увольнении? Давайте разберем этот вопрос подробно‚ опираясь на актуальные требования трудового законодательства.
Что говорит закон о записях в трудовой книжке?
В России ведение трудовых книжек строго регламентировано. Главными документами‚ устанавливающими правила заполнения‚ являются:
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
- Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
В этих нормативных актах четко прописано‚ какие именно записи должны вноситься в графы трудовой книжки. В графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается причина увольнения со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ‚ а в графе 4 — ссылка на приказ (распоряжение) работодателя.
Нужно ли писать «Ознакомлен» в самой трудовой книжке?
Краткий ответ: Нет‚ не нужно.
Ни в Правилах‚ ни в Инструкции по заполнению трудовых книжек нет никакого требования о том‚ чтобы работник ставил подпись с формулировкой «ознакомлен» внутри самой трудовой книжки. Трудовая книжка, это документ‚ подтверждающий трудовой стаж и деятельность сотрудника‚ и он предназначен исключительно для внесения сведений о работе и награждениях.
Почему некоторые пишут «Ознакомлен» в трудовой книжке?
Часто такая ошибка возникает из-за путаницы с другими документами. Работодатель обязан ознакомить увольняющегося сотрудника со всеми документами‚ связанными с работой‚ под подпись. К ним относятся:
- Приказ об увольнении;
- Записи в личной карточке (форма Т-2);
- Сама трудовая книжка (с ее содержанием).
Однако подпись об ознакомлении с приказом и карточкой ставится в самих этих документах‚ а не в трудовой книжке. Что касается ознакомления с записью в трудовой книжке‚ то здесь действует другое правило.
Как правильно подтвердить ознакомление с записью в трудовой книжке?
Согласно пункту 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек‚ в разделе трудовой книжки‚ содержащем сведения о работе‚ не предусмотрена графа для подписи работника. Подпись лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек‚ и печать работодателя (при наличии) ставятся после последней записи‚ в следующей строке.
Как же тогда подтвердить‚ что работник видел запись? Здесь возможны два законных варианта:
Вариант 1: Подпись в Книге учета движения трудовых книжек
При получении трудовой книжки на руки в день увольнения‚ работник обязан расписаться в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Это и есть его подтверждение того‚ что он ознакомлен с содержанием документа и получил его на руки.
Вариант 2: Подпись в личной карточке
В личной карточке работника (форма Т-2) есть специальная графическая область‚ где при увольнении сотрудник ставит свою подпись с формулировкой «Ознакомлен» или просто свою подпись‚ подтверждая ознакомление с приказом и записью в трудовой книжке.
Что делать‚ если в трудовой книжке уже написали «Ознакомлен»?
Если кадровик по незнанию или старой привычке заставил работника написать «Ознакомлен» и расписаться в графе «Сведения о работе» в самой трудовой книжке‚ это является нарушением. Такая запись признается недействительной.
Однако пугаться не стоит: это не влечет за собой недействительность всей трудовой книжки. Чтобы исправить ситуацию‚ работодатель должен:
- Признать запись «Ознакомлен» недействительной (сделать соответствующую пометку);
- Либо‚ если запись «Ознакомлен» и подпись поставлены на одной строке с правильной записью об увольнении‚ строку придется переписать (если есть возможность зачеркнуть тонкой линией и сделать верную запись ниже‚ но лучше признать недействительной).
Важно: Никогда не зачеркивать записи в разделе «Сведения о работе»! Неверная запись признается недействительной путем внесения новой записи: «Запись за номером таким-то недействительна».
Правильный порядок оформления трудовой книжки при увольнении
Чтобы избежать любых ошибок‚ штрафов от трудовой инспекции и проблем с будущим работодателем сотрудника‚ важно соблюдать следующий алгоритм:
- Внесение записи об увольнении: В графе 1 ставится порядковый номер записи‚ в графе 2 — дата увольнения‚ в графе 3 — причина увольнения (точно по формулировке ТК РФ со ссылкой на статью)‚ в графе 4 — дата и номер приказа.
- Заверение записей: После внесения записи об увольнении‚ в следующей строке (без номера и даты) указывается должность лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек‚ ставится его подпись и печать организации (при наличии).
- Ознакомление работника: Работник читает запись. Его подпись в самой трудовой книжке не ставится.
- Подтверждение получения: Работник расписывается в Книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке формы Т-2 (где и пишется слово «Ознакомлен» или ставится просто подпись).