Многие работодатели и бухгалтеры до сих пор задаются вопросом: нужно ли вручную писать в трудовой книжке фразу «С записью ознакомлен» и ставить подпись работника прямо в самой книжке? Ответ на этот вопрос — не просто «да» или «нет», а требует глубокого понимания современного трудового законодательства и изменений, вступивших в силу с 1 сентября 2021 года․

Законодательная база: что говорит Трудовой кодекс и Приказ Минтруда № 320н?

Основным нормативным актом, регулирующим ведение трудовых книжек, является Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 года № 320н «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»․

Согласно пункту 35 Правил, при увольнении работника:

• все записи, внесенные в трудовую книжку, подтверждаются подписями работодателя и работника;
• это подтверждение осуществляется путем проставления подписи работника на ьном листе или в последней записи (в зависимости от формы трудовой книжки);
• исключение, если трудовая книжка вручается работнику по почте с его письменного согласия, тогда подпись работника не требуется․

Важно: закон не требует вносить в саму трудовую книжку текст «С записью ознакомлен»․ Никаких образцов таких надписей, никаких полосок бумаги, наклеенных на заднюю обложку, и никаких специальных граф для этой фразы в бланке трудовой книжки не предусмотрено․

Что на самом деле требуется: подпись, а не текст

Согласно официальному разъяснению службы Правового консалтинга ГАРАНТ (февраль 2024 г․), для подтверждения ознакомления работника с записью в трудовой книжке достаточно его подписи․ Эта подпись ставится:

• в графе «Подпись работника» на ьном листе трудовой книжки (если запись об увольнении внесена в последнюю строку);
• или рядом с последней записью, если она находится на внутренней странице․

Таким образом, работник не должен писать фразу «С записью ознакомлен»․ Его подпись — это и есть юридически значимое подтверждение ознакомления․ Любые дополнительные надписи, вроде «Ознакомлен », являются излишними и необязательными․

Пример правильного оформления при увольнении:

1. Работодатель вносит запись об увольнении: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ»․
2. Работодатель ставит печать и подпись ответственного лица․
3. Работнику вручается трудовая книжка, и он ставит свою подпись внизу этой записи (или на ьном листе, если это последняя запись)․
4. На этом процедура завершена․ Никаких слов «ознакомлен» писать не нужно․

Почему многие всё ещё пишут «Ознакомлен»?

Это — пережиток прошлого․ До 2021 года некоторые организации, руководствуясь внутренними инструкциями или рекомендациями проверяющих, действительно вносили в трудовую книжку текстовые пометки․ Некоторые даже наклеивали специальные листочки на заднюю обложку и собирали на них подписи․

Однако такой подход не соответствует действующему законодательству․ Правила № 320н чётко определяют, что подтверждением ознакомления является подпись, а не текстовая запись; Использование дополнительных надписей может даже вызвать вопросы у инспекторов Трудовой инспекции — ведь они могут расценить это как самовольное изменение формы трудовой книжки, что запрещено․

Что делать с записями, сделанными до 1 сентября 2021 года?

Если в трудовой книжке есть старые записи, внесённые до вступления в силу Приказа № 320н, и на них уже есть надписи «Ознакомлен», то их не нужно удалять․ Однако:

• все новые записи (в т․ч․ при последующих трудоустройствах) должны оформляться строго по новым правилам — только подпись;
• если вы обнаружили, что работник не был ознакомлен с записью, сделанной до 2021 года, — рекомендуется провести ознакомление в порядке, действовавшем на момент её внесения (т․е․ с подписью и возможной пометкой «Ознакомлен»), но только если это необходимо для устранения нарушений․

Ошибки, которые нельзя допускать

• ❌ Писать «С записью ознакомлен» в трудовой книжке — это нарушение формы документа․
• ❌ Использовать наклейки, вкладыши, дополнительные листы для сбора подписей — это не предусмотрено законом․
• ❌ Оставлять трудовую книжку без подписи работника при увольнении — это грубое нарушение, ведущее к штрафам․
• ✅ Правильно: подпись работника рядом с записью об увольнении — и только она․

Как правильно оформить ознакомление при увольнении: пошаговая инструкция

1. Внесите запись об увольнении в трудовую книжку (указав дату, основание, номер приказа)․
2. Поставьте печать организации и подпись ответственного лица (например, кадровика или директора)․
3. Вручите трудовую книжку работнику лично под роспись в журнале выдачи трудовых книжек․
4. Попросите работника поставить свою подпись непосредственно рядом с записью об увольнении (или на ьном листе, если это последняя запись)․
5. Зарегистрируйте факт вручения в журнале учета трудовых книжек․

• Не нужно писать «С записью ознакомлен» в трудовой книжке — это не требуется законом․
• Достаточно только подписи работника рядом с записью об увольнении․
• Любые дополнительные надписи, наклейки или пометки — рискованные и незаконные․
• Подпись — это юридически значимое подтверждение ознакомления, а не текст․
• С 1 сентября 2021 года правила однозначны: подпись — и только она․

Соблюдение этих правил защитит вашу организацию от претензий трудовой инспекции, снизит риски штрафов и обеспечит соответствие требованиям Трудового кодекса РФ․ Не усложняйте то, что законом уже упростило — доверьтесь подписи, а не словам․

Помните: в трудовой книжке — только факты․ Подпись — это факт․ Слова — только шум․