Вопрос, который часто задают работники и работодатели, звучит так: «Нужно ли при увольнении в трудовой книжке писать «запись ознакомлен»?».
В этой статье разберём правовые основы, практические нюансы и дадим пошаговый чек‑лист, как правильно оформить запись о расторжении трудового договора.

Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий факт трудоустройства, его продолжительность и условия.
При каждом изменении трудового статуса (приём на работу, перевод, увольнение) в неё вносится запись.
Вопрос о том, нужно ли добавлять фразу «запись ознакомлен», связан с тем, как работник подтверждает, что ознакомился с записью.

Правовая база

• Статья 77 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) об обязательном внесении записи в трудовую книжку.
• Пункт 1 статьи 77: «При увольнении работника в трудовой книжке вносится запись о расторжении трудового договора».
• Пункт 3 статьи 77: «Работник обязан подписать запись в трудовой книжке».
• Статья 78 ТК РФ – порядок оформления записей в трудовой книжке.
• Пункт 1 статьи 78: «Запись в трудовой книжке должна быть подписана работником».
• Пункт 2 статьи 78: «Если работник отказывается от подписи, запись может быть оформлена без подписи, но в таком случае необходимо приложить письменное подтверждение, что работник ознакомлен с записью».

Таким образом, подпись работника обязательна, а фраза «запись ознакомлен» не является юридически обязательной, но является хорошей практикой, подтверждающей факт ознакомления.

Как правильно оформить запись о расторжении трудового договора

Запись в трудовой книжке должна содержать:

1. Дата увольнения (день, месяц, год).
2. Формулировку основания увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, за нарушение трудовой дисциплины и т.д.).
3. Подпись работодателя и печать (если применимо).
4. Подпись работника (или его представителя).
5. Фраза «запись ознакомлен» (опционально, но рекомендовано).

Пример записи:

 – Уволен по собственному желанию. Запись ознакомлен. 
Подпись работодателя: ___________________ 
Подпись работника: ______________________

Когда использовать «запись ознакомлен»

• Если работник подписал запись: фраза «запись ознакомлен» обычно не требуется, так как подпись уже подтверждает ознакомление.
• Если работник отказывается от подписи: в таком случае необходимо добавить «запись ознакомлен» и приложить письменное подтверждение (например, копию письма).
• При увольнении по соглашению сторон: фраза «запись ознакомлен» помогает избежать споров о том, что работник не видел запись.
• При увольнении за нарушение дисциплины: добавление «запись ознакомлен» может служить доказательством того, что работник был проинформирован о причинах увольнения.

Проблемы и риски при отсутствии подписи

Если запись в трудовой книжке не подписана работником, это может вызвать спор в будущем:

• Сложности при подтверждении стажа и пенсионных прав.
• Возможность оспаривания основания увольнения.
• Нарушение требований ТК РФ, что может повлечь за собой штрафы для работодателя;

Поэтому, даже если работник подписал запись, добавление «запись ознакомлен» в качестве дополнительного подтверждения – это безопасный подход.

Пошаговый чек‑лист оформления записи о расторжении

1. Подготовьте шаблон записи в соответствии с ТК РФ.
2. Укажите дату увольнения (день, месяц, год).
3. Определите основание увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, за нарушение дисциплины и т.д.).
4. Добавьте фразу «запись ознакомлен» (если работник подписал запись, можно опустить).
5. Подпишите работодателя и приложите печать (если применимо).
6. Получите подпись работника (или его представителя).
7. Сохраните копию записи в личном деле работодателя.
8. Если работник отказался от подписи – приложите письменное подтверждение ознакомления.

Электронная трудовая книжка

С 2024 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). В ЭТК запись оформляется автоматически, но работник должен подтвердить ознакомление через электронную подпись или биометрическую подпись. Фраза «запись ознакомлен» в электронном документе обычно не требуется, так как подтверждение осуществляется через электронную подпись.

• Фраза «запись ознакомлен» не является обязательной по закону, но является хорошей практикой, подтверждающей факт ознакомления работника с записью.
• Подпись работника обязательна; если подпись отсутствует, необходимо добавить «запись ознакомлен» и приложить письменное подтверждение.
• При увольнении по соглашению сторон и за нарушение дисциплины добавление «запись ознакомлен» снижает риск споров.
• В электронных трудовых книжках подтверждение осуществляется через электронную подпись, поэтому фраза «запись ознакомлен» не требуется.
• Рекомендуется использовать чек‑лист, чтобы не пропустить ни один пункт оформления записи.

Таким образом, при увольнении в трудовой книжке желательно добавить «запись ознакомлен», особенно если работник не подписал запись. Это простое дополнение поможет избежать конфликтов и подтвердит, что работник ознакомлен с условиями расторжения трудового договора.