В 2026 году процесс взаимодействия работодателя и сотрудника в вопросах учета трудового стажа претерпел значительные изменения. Основным документом стала электронная трудовая книжка (ЭТК), однако бумажный формат не исчез полностью. Многие работники задаются вопросом: нужно ли писать заявление, чтобы получить трудовую книжку на руки? В этой статье мы подробно разберем ситуации, когда заявление необходимо, как его правильно оформить и какие записи вносятся в документ при выдаче.

Когда требуется писать заявление на выдачу трудовой книжки?

Согласно актуальным правилам 2026 года, необходимость написания заявления зависит от конкретной ситуации. Не во всех случаях требуеться документальное подтверждение просьбы сотрудника.

Заявление необходимо писать в следующих случаях:

• При переходе на электронную трудовую (для сохранения бумажной). Сотрудники, у которых до начала реформы (до 2021 года) уже была бумажная трудовая книжка, могли выбрать формат ее ведения. Если работник ранее подал заявление о сохранении бумажного формата, но впоследствии решил отказаться от него или, наоборот, работодатель должен был зафиксировать выбор формата, требовалось письменное уведомление.
• При увольнении. Это самый распространенный случай. При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику бумажную трудовую книжку (если она велась) в день увольнения. Хотя закон не всегда требует именно заявления на выдачу при увольнении (это обязанность работодателя), на практике часто составляется заявление о выдаче документов при расчете, чтобы зафиксировать факт обращения и дату.
• Для получения сведений о трудовой деятельности (выписки). Если работнику нужна копия трудовой книжки или выписка из нее (форма СТД-Р) для предоставления в банк, для визы или иных целей, он должен подать письменное заявление. В нем указывается желаемый формат: на бумажном носителе или в электронном виде.
• При порче или утере. Если необходима выдача нового бланка трудовой книжки взамен утерянного или испорченного, требуется заявление с объяснением причин.
• Первое место работы. Для работников, впервые устраивающихся на работу в 2021 году и позже, бумажные трудовые книжки не заводятся — они существуют только в электронном виде. Однако, если речь идет о восстановлении данных или специфических ситуациях оформления, заявление может потребоваться.

Важно: Во всех остальных случаях, когда речь идет о стандартном ведении электронной трудовой, писать заявление не нужно. Информация в ЭТК формируется автоматически на основе сдаваемой работодателем отчетности.

Как правильно оформить заявление?

Заявление на выдачу трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности пишется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты для юридической значимости.

Структура документа:
Шапка: В правом верхнем углу указывается должность, ФИО руководителя и наименование организации. Ниже — данные заявителя (должность, ФИО).
По центру строки пишется слово «Заявление».
Текст просьбы: Четко сформулированная просьба. Например: «Прошу выдать мне трудовую книжку в связи с увольнением» или «Прошу предоставить сведения о трудовой деятельности (выписку) в электронном виде».
Дата и подпись: Внизу слева ставится дата, справа, личная подпись сотрудника с расшифровкой.

Если речь идет о выборе формы ведения трудовой книжки (для тех, кто трудоустраивался в переходный период), в заявлении обязательно указывается фраза о просьбе работодателю предоставлять сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

Процедура выдачи бумажной трудовой книжки

Когда работодатель принимает решение выдать работнику бумажную трудовую книжку на руки (например, при увольнении или при переходе на электронный формат по выбору сотрудника до окончания переходных сроков), необходимо соблюсти строгий алгоритм действий, чтобы освободить работодателя от ответственности за ее дальнейшее хранение.

Пошаговая инструкция:
Получение заявления. Работодатель получает от сотрудника письменное заявление (если ситуация того требует).
Внесение записи. Перед тем как отдать документ на руки, в раздел «Сведения о работе» вносится специальная запись.

• В графе 3 делается запись: «Подано письменное заявление (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ (часть 2 статьи 2 ФЗ от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ)».
• В графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки работнику.

Выдача документа. Трудовая книжка вручается сотруднику.
Фиксация факта. Сотрудник ставит свою подпись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, подтверждая получение документа.

После выполнения этих шагов работодатель освобождается от ответственности за ведение и хранение бумажной трудовой книжки данного сотрудника.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

В 2026 году наиболее актуальным вопросом является не столько выдача бумажного оригинала, сколько получение актуальных сведений. Работник имеет полное право запросить информацию о своей трудовой деятельности.

Способы получения выписки:

• Через работодателя. Сотрудник подает письменное заявление с указанием формата (бумажный или электронный). Работодатель обязан предоставить форму СТД-Р. Электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.
• Через СФР (Социальный фонд России). Данные можно получить в клиентской службе СФР, через МФЦ или портал Госуслуг. На портале Госуслуг можно найти пункт «Выписка из электронной трудовой книжки», система сформирует документ, который можно скачать в формате PDF или XML.

Стоит отметить, что в блоках персонифицированной отчетности, которые видны по умолчанию, информация может быть краткой (только периоды и работодатели). Для отображения полных данных, включая причины увольнений и должности, иногда требуется актуализация данных через заявление в СФР или корректная сдача отчетности работодателем.

В 2026 году институт трудовых книжек окончательно разделился на цифровой и бумажный треки. Для новых сотрудников актуален только электронный формат. Для тех, у кого сохранились бумажные книжки, важно помнить: просто так забрать их «на хранение» домой в период работы нельзя. Выдача бумажной трудовой на руки возможна преимущественно при увольнении или при официальном переходе на электронный формат с внесением соответствующей записи.

В любых спорных ситуациях или при необходимости подтверждения стажа для третьих лиц (банки, консульства), самым быстрым и юридически значимым способом остается подача заявления работодателю на получение выписки (СТД-Р) или обращение к цифровым сервисам СФР.