В 2026 году вопрос оформления трудовой книжки стал более гибким: работодатель может вести её как на бумажном, так и на электронном носителе. Однако многие сотрудники всё ещё задаются вопросом: «Нужно ли подавать заявление о ведении бумажной трудовой книжки?» Ответ зависит от ряда факторов, которые подробно рассмотрены ниже.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника. Она используется для:
- подтверждения стажа работы;
- расчёта пенсии и иных выплат;
- получения справки о трудовой деятельности при оформлении новых мест;
- разрешения вопросов, связанных с увольнением и переводом.
Бумажный vs электронный формат
С 2021 года в России действует система единой базы данных Пенсионного фонда. На её основе формируются сведения о трудовой деятельности, которые могут быть представлены в электронном виде. Тем не менее:
- Бумажная трудовая книжка остаётся обязательной, если сотрудник её уже имеет.
- Работодатель может вести одновременно и бумажный, и электронный варианты.
- Переход на электронный формат возможен только после подачи заявления от сотрудника.
Требуется ли заявление о ведении бумажной трудовой книжки?
Согласно разъяснениям Минтруда России и практике большинства организаций, заявление о ведении бумажной трудовой книжки не является обязательным, если:
- работник уже имеет бумажную книжку;
- в ней есть последняя запись, подтверждающая текущую работу;
- сотрудник не выразил желания перейти на электронный формат.
Если же сотрудник хочет запланировать переход на электронную форму или подтвердить продолжение ведения бумажной книги, тогда заявление необходимо.
Когда заявление обязательно?
Заявление требуется в следующих случаях:
- Сотрудник впервые оформляет трудовую деятельность и выбирает форму ведения.
- Работник хочет изменить способ ведения (с бумажного на электронный или обратно).
- Работодатель требует подтверждения выбранного способа для внесения соответствующей записи в базу ПФР.
Как правильно оформить заявление?
Ниже приведён образец заявления, который можно использовать в 2025‑2026 годах. Форма может немного отличаться в зависимости от внутренних регламентов организации, однако обязательные элементы остаются одинаковыми.
Образец заявления
Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки От: [ФИО работника] Должность: [Должность] Подразделение: [Отдел/Подразделение] Я, [ФИО], прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажном виде в соответствии с Инструкцией по заполнению и ведению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года, с 1 января 2021 года, одновременно с электронной формой, если она будет оформлена в дальнейшем. Подпись: ______________________
В случае перехода на электронный формат заявление выглядит так:
Заявление о переходе на электронное ведение трудовой книжки От: [ФИО работника] Я, [ФИО], прошу перевести мою трудовую книжку в электронный вид и вести её в системе ПФР с [дата]. Прошу внести соответствующую запись в бумажную форму и выдать мне закрывающую запись. Подпись: ______________________
Порядок действий работодателя
После получения заявления работодатель обязан выполнить следующие шаги:
- Внести запись в бумажную трудовую книжку о выборе способа ведения (бумажный или электронный).
- При переходе на электронный формат оформить закрывающую запись в бумажной книжке и выдать её сотруднику.
- Передать сведения о выбранном виде в Службу федеральной статистики (СФР) в установленном порядке.
- Обновить данные в 1С:Зарплата и управление персоналом (документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»).
Электронная vs бумажная: что выбрать?
Выбор формата зависит от предпочтений сотрудника и требований организации. Рассмотрим основные плюсы и минусы:
- Бумажная форма – простота, отсутствие необходимости в цифровой подписи, удобна для тех, кто не пользуется интернет‑сервисами.
- Электронная форма – быстрый доступ к данным, возможность автоматически обновлять сведения в единой базе ПФР, снижение риска потери документов.
Важно помнить, что в 2026 году никаких изменений в требованиях к ведению бумажных книжек не планируется. Если у сотрудника уже есть бумажная запись, работодатель обязан её вести по прежним правилам, одновременно поддерживая электронную копию.
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Нужно ли подавать заявление, если я уже работаю и у меня есть бумажная книжка?
Ответ: Нет, если вы не планируете менять способ ведения. Заявление требуется только при выборе нового формата. - Вопрос: Как оформить переход с бумажной на электронную форму?
Ответ: Подать заявление о переходе, работодатель вносит запись в бумажную книжку, выдает закрывающую запись и передаёт данные в СФР. - Вопрос: Можно ли одновременно вести обе формы?
Ответ: Да, законодательство допускает двойное ведение, при этом обе записи должны быть синхронизированы. - Вопрос: Что делать, если в бумажной книжке нет места для новой записи?
Ответ: При переходе на электронный формат в бумажной книжке делается закрывающая запись, после чего дальнейшие сведения вносятся только в электронный вариант.
Итак, заявление на ведение трудовой книжки на бумажном носителе необходимо только в случаях изменения способа её ведения или при первом оформлении**. Если же сотрудник уже имеет бумажную запись и не выражает желания менять её формат, дополнительное заявление не требуется. Работодатель обязан вести книжку в соответствии с действующими нормами, а при переходе на электронный формат оформить соответствующую закрывающую запись.
Для удобства можно пользоваться готовыми образцами заявлений, которые доступны в системе 1С, КонсультантПлюс и других правовых базах. При необходимости рекомендуется обратиться к специалисту по персоналу или юристу компании, чтобы убедиться в полноте и правильности оформления документа.
Дата публикации: 23 мая 2026 года, 00:32