Вопрос о том, требуется ли подавать отдельное заявление для ведения бумажной трудовой книжки, часто возникает у работников, которые только начинают свою профессиональную деятельность или меняют работу. Ответ зависит от законодательных норм, от типа занятости и от того, как именно оформлен трудовый договор.
Что такое бумажная трудовая книжка
Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника: места работы, периоды работы, должности, воинский учёт и т.д. В России она может вестись как в бумажном виде, так и в электронном (в электронном виде – в ПФР).
Ключевые моменты
- Трудовая книжка оформляется при приёме на работу.
- В неё вносятся сведения о каждом месте работы, включая период, должность и место работы.
- Книжка имеет форму, утверждённую Министерством труда и социальной защиты.
В большинстве случаев заявление о ведении бумажной трудовой книжки не требуется. Оформление и ведение книжки осуществляются работодателем без отдельного обращения сотрудника. Однако есть несколько ситуаций, когда заявление может потребоваться:
Когда заявление действительно требуется
- При увольнении из организации, где ведётся электронный трудовой договор. Если сотрудник хочет перейти на бумажный формат, он может потребовать выдать ему форму и оформить её вручную.
- При смене работодателя. При переходе в новую организацию сотрудник может попросить оформить новую трудовую книжку, если предыдущая была утеряна или повреждена.
- При необходимости внесения исправлений. Если в книжке допущены ошибки (например, неверные данные о дате начала работы), работник может подать заявление о её исправлении.
Когда заявление не требуется
- При приёме на работу в новую организацию – оформление книжки осуществляется автоматически работодателем.
- При продолжении работы в той же организации – никаких дополнительных документов не требуется.
- При переходе на электронный трудовой договор – бумажная книжка может не вестись вовсе.
Как правильно оформить заявление (если оно требуется)
Если по какой‑то причине требуется подать заявление, его можно оформить по следующему шаблону:
- Шапка документа. Указать название организации, реквизиты (ИНН, ОГРН) и номер страницы.
- Текст заявления. Формулировка «Прошу вести мою трудовую книжку в бумажном виде» или «Прошу оформить новую трудовую книжку в связи с потерей предыдущей».
- Подпись и дата. Сотрудник подписывает заявление и указывает дату подачи.
- Приложения (при необходимости). К заявлению могут быть приложены копии паспорта,трудового договора и др.
После подачи заявления работодатель обязан в течение установленного срока (обычно 3–5 рабочих дней) выдать или оформить требуемую трудовую книжку;
Частые вопросы
- Можно ли вести две трудовой книжки одновременно? Нет. В одну книгу вносятся сведения обо всех местах работы, но в разных разделах. Дублирование не требуется.
- Что делать, если книжка потеряна? Нужно подать заявление в HR‑отдел о выдаче новой, приложив копию паспорта и, при необходимости, справку о предыдущей работе.
- Сколько стоит оформить бумажную книжку? Оформление обычно бесплатное, но в некоторых компаниях могут взиматься административные расходы.
- Можно ли сразу перейти на электронный трудовой договор? Да, если работодатель согласен. При этом бумажная книжка может не веститься.
Таким образом, заявление о ведении бумажной трудовой книжки не является обязательным в обычных условиях. Оно требуется лишь в случаях потери, повреждения или при переходе на бумажный формат после использования электронного. При правильном оформлении заявления и своевременном взаимодействии с работодателем процесс оформления трудовой книжки проходит без особых сложностей.
Если у вас возникнут сомнения по поводу конкретных требований вашей организации, рекомендуется обратиться в отдел кадров или к профсоюзному представителю – они помогут уточнить все детали.