В процессе проведения проверок или при оформлении возмещения пособий по временной нетрудоспособности (больничных) представители Социального фонда России (ранее ФСС) часто запрашивают копии трудовых книжек сотрудников. Этот запрос может вызвать замешательство у бухгалтера или кадровика, особенно если речь идет об уже уволенных работниках или о переходе на электронный документооборот.

В данной статье мы разберем, законны ли такие требования, нужно ли хранить копии документов уволенных сотрудников и как правильно заверить копии для подачи в фонд.

Зачем ФСС (СФР) нужны копии трудовых книжек?

Основная цель запроса — проверка страхового стажа работника. От продолжительности стажа напрямую зависит размер выплаты по больничному листу. Контролеры фонда проверяют, правильно ли работодатель определил стаж при расчете пособия, чтобы исключить необоснованные выплаты из средств фонда.

Основные ситуации, когда запрашивают копии:

• Документарная или выездная проверка: проверка правильности начисления пособий за определенный период.
• Возмещение расходов: при подаче документов на компенсацию выплаченных пособий.
• Регистрация ИП: при регистрации индивидуального предпринимателя в качестве страхователя могут потребоваться копии трудовых книжек работников или трудовых договоров.

Нужно ли предоставлять копии трудовых книжек уволенных сотрудников?

Это один из самых спорных вопросов. Часто работодатели не делают копии трудовых книжек при увольнении сотрудника, так как оригинал документа возвращается владельцу.

Позиция закона и судов:

Согласно судебной практике (в т.ч. решениям ВС РФ), работодатель не обязан хранить копии трудовых книжек уволенных работников. Если компания представила полный пакет документов, предусмотренный законодательством (например, приказом Минздравсоцразвития России № 951н), и в этом перечне копии трудовых книжек отсутствуют, отказ в их предоставлении из-за их отсутствия в архиве считается обоснованным.

Что делать, если копий нет?

Если ФСС требует копию трудовой бывшего сотрудника, а вы её не сохранили, следует направить официальный ответ, в котором указать, что компания не производила копирование трудовых книжек при увольнении, в связи с чем предоставить данный документ не представляется возможным.

Электронные трудовые книжки (ЭТК) и современные требования

С переходом на электронный формат учета трудовой деятельности (после ) процедура подтверждения стажа изменилась.

Как получить сведения из ЭТК:

1. Через Госуслуги: Сотрудник может самостоятельно заказать выписку из электронной трудовой книжки в разделе «Справки».
2. В СФР: Обращение в территориальное подразделение фонда.
3. У работодателя: Работодатель может предоставить сведения о трудовой деятельности, представленные по определенной форме.

Важно при сканировании: Если требуется предоставить скан-копию бумажной книжки, которая переведена в электронный вид, необходимо сканировать все записи, включая те, что были внесены после (согласно требованиям ПФУ/СФР).

Как правильно заверить копию трудовой книжки?

Чтобы копия документа имела юридическую силу для фонда, она должна быть заверена надлежащим образом.

Требования к заверению:

На копии каждой страницы (или на итоговом листе) должна быть отметка о верности копии, содержащая:

• Надпись «Верно» или «Копия верна».
• Должность лица, уполномоченного заверять документы (например, генеральный директор или главный бухгалтер).
• Личная подпись и расшифровка (ФИО).
• Дата заверения.
• Печать организации.

Порядок действий для сотрудника: Если сотруднику нужна заверенная копия для личного обращения в фонд, он должен написать заявление в свободной форме на имя работодателя с просьбой предоставить заверенную копию трудовой книжки.

Краткие выводы и рекомендации