Прием на работу по совместительству имеет ряд юридических нюансов, которые обязан учитывать как работодатель, так и сам соискатель. Один из самых частых вопросов, возникающих при оформлении внешнего совместителя: нужно ли предоставлять копию трудовой книжки на новом месте работы? В этой статье мы подробно разберем, что представляет собой копия документа, каковы требования законодательства и как правильно оформить предоставление данных о стаже.
Что такое «копия» в юридическом смысле?
Прежде чем перейти к трудовому законодательству, важно уточнить само понятие «копия». Согласно словарям и нормативным актам (в частности, ГОСТ Р 51141-98), копия — это точно соответствующее подлиннику воспроизведение текста или изображения документа. В отличие от разговорного значения, где копией называют объект, очень похожий на кого-то или что-то другое (например, «мальчик, совершенная копия отца»), в делопроизводстве этот термин имеет строгий юридический смысл. Копия должна быть заверенной, чтобы иметь официальную силу.
Совместительство: внутреннее и внешнее
Трудовой кодекс РФ разделяет совместительство на два вида:
- Внутреннее совместительство — когда сотрудник устраивается на дополнительную работу у того же работодателя, где уже трудится по основному месту.
- Внешнее совместительство — когда работник устраивается на вторую работу к совершенно другому работодателю.
Именно при внешнем совместительстве и возникает необходимость подтверждения основного места работы, так как у нового работодателя нет оригинала трудовой книжки сотрудника.
Обязан ли работодатель требовать копию трудовой книжки?
Согласно статье 283 ТК РФ, при приеме на работу по совместительству работник обязан предоставить только два документа:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
- Документ об образовании или квалификации (если работа требует специальных знаний).
Однако в этой же статье есть важное дополнение: если работа по совместительству связана с вредными и (или) опасными условиями труда, работодатель обязан потребовать справку о характере и условиях труда по основному месту работы. Это необходимо, чтобы не допустить превышения нормативов вредного воздействия на здоровье сотрудника.
Что касается копии трудовой книжки:
По закону работодатель не имеет права требовать копию трудовой книжки в обязательном порядке при приеме на обычную (не вредную) работу по совместительству. Перечень документов строго ограничен статьей 65 ТК РФ, и расширять его по своему усмотрению работодатель не может.
Тем не менее, на практике кадровики часто просят предоставить копию трудовой книжки или выписку из нее. Для чего это нужно?
- Подтверждение стажа — для установления размера надбавок за выслугу лет или определения продолжительности отпуска.
- Подтверждение основного места работы — чтобы быть уверенным, что сотрудник действительно трудоустроен и не является безработным, претендующим на полную ставку.
Как правильно предоставить копию?
Если вы, как внешний совместитель, согласились предоставить информацию о стаже, копия должна быть оформлена надлежащим образом:
Бумажная копия
Если у вас бумажная трудовая книжка, вы снимаете с нее ксерокопию всех заполненных страниц. На каждой странице или на последней странице копии работодатель по основному месту работы должен поставить:
- Надпись «Копия верна»
- Должность, подпись и расшифровку подписи лица, заверившего документ
- Печать организации
- Дату заверения
Важно помнить, что срок действия такой заверенной копии обычно составляет 30 дней с момента заверения.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка. Если ваш стаж ведется в электронном виде, предоставлять бумажную копию нет смысла. В этом случае по новому месту работы (по совместительству) вы можете предоставить:
- Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР. Этот документ можно получить у работодателя по основному месту работы, в МФЦ, на портале Госуслуг или в отделении Социального фонда России (СФР).
- Выписку может быть достаточно предоставить в электронном виде, подписанную усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), либо в распечатанном виде.
Что делать, если работодатель настаивает?
Если работодатель по совместительству настаивает на предоставлении копии трудовой книжки, а работа не связана с вредными условиями труда, вы имеете полное право отказаться. Достаточно письменно подтвердить, что у вас есть основное место работы (например, написать заявление: «Настоящим подтверждаю, что данная работа является для меня работой по совместительству, основное место работы, ООО «Ромашка»»).
Однако стоит помнить, что предоставление копии или выписки из ЭТК — это добровольный шаг, который упрощает жизнь кадровому работнику и может ускорить ваш процесс оформления. Конфликты из-за этого документа редко бывают оправданными, поэтому проще запросить у своего основного работодателя заверенную копию или выписку из ЭТК и передать ее по совместительству.
Запись о совместительстве
Напоследок стоит упомянуть обратную ситуацию. Может ли работодатель по совместительству внести запись о вашей работе в трудовую книжку? Да, но только по вашему желанию. Сам работодатель по совместительству не имеет доступа к вашей трудовой книжке, которая хранится по основному месту работы. Поэтому, если вы хотите, чтобы в трудовой был отражен стаж по совместительству, вам нужно:
- Взять у работодателя по совместительству копию приказа о приеме на работу или справку.
- Предоставить этот документ по основному месту работы.
- Кадровик по основному месту работы внесет запись о работе по совместительству в вашу бумажную трудовую книжку или передаст сведения в СФР для ЭТК.
Предоставление копии трудовой книжки при приеме на работу по совместительству не является строго обязательным по закону (за исключением специфических условий труда). Однако на практике этот документ часто запрашивается для удобства кадрового учета и подтверждения стажа. В современных реалиях вместо бумажной копии все чаще используются выписки из электронной трудовой книжки, которые получить гораздо проще и быстрее. Главное — знать свои права и понимать разницу между законными требованиями и пожеланиями работодателя.