Вопрос о необходимости предъявления трудовой книжки при приёме на работу остаётся актуальным для соискателей и кадровых служб. Ниже рассмотрены нормативные основания, исключения из общего правила и практические рекомендации для 2025‑2026 годов.

Нормативная база

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора работник обязан представить:

• документ, удостоверяющий личность (паспорт);
• трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (форма СТД‑Р, выписка из ПФР и т.п.).

Однако закон содержит ряд исключений, когда предоставление бумажной трудовой книжки не требуется.

Когда можно не предоставлять бумажную трудовую книжку

Исключения из обязательного предъявления трудовой книжки перечислены в статье 65 ТК РФ и дополнены Федеральным законом от № 439‑ФЗ «О переходе на электронные трудовые книжки».

• Первое трудоустройство. Если трудовой договор заключается впервые в жизни, бумажная трудовая книжка не оформляется и не требуется.
• Отказ от ведения бумажной трудовой книжки. Работник, ранее работавший, может подать заявление об отказе от продолжения ведения трудовой книжки на бумажном носителе. В этом случае достаточно предоставить сведения о трудовой деятельности (выписку из ПФР, форму СТД‑Р и т.д.).
• Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). Если сотрудник уже переведён на электронный формат, при приёме на новую работу он обязан представить лишь выписку из ЭТК или подтверждение факта ведения электронной трудовой книжки.
• Работа по гражданско‑правовому договору. При заключении договора ГПХ трудовая книжка не ведётся, поэтому её предъявление не требуется.

Важно: даже в случаях, когда бумажная трудовая книжка не предоставляется, работник всё равно обязан представить документ, подтверждающий его трудовой стаж (выписку из ПФР, форму СТД‑Р, справку с предыдущего места работы и т.п.).

Электронная трудовая книжка: что нужно знать работодателю

С года в России действует обязательный переход на электронные трудовые книжки. Основные положения:

• При первом трудоустройстве после работник получает ЭТК автоматически через работодателя, который подаёт сведения в ПФР.
• Если работник уже имеет ЭТК, при приёме на новое место работы он предоставляет работодателю заявление о согласии на ведение ЭТК (или подтверждение, что ЭТК уже ведётся у другого работодателя).
• Работодатель обязан принимать сведения из ЭТК и вносить записи о приёме, переводе, увольнении в электронном виде.

Таким образом, при наличии ЭТК бумажная трудовая книжка не требуется, а достаточно электронного подтверждения.

Практический алгоритм оформления при приёме на работу

1. Запрос обязательных документов. Попросите паспорт и либо трудовую книжку, либо сведения о трудовой деятельности (выписку из ПФР, форму СТД‑Р).
2. Проверка статуса трудовой книжки. Уточните у кандидата:
   • Это первое трудоустройство?
   • Есть ли заявление об отказе от бумажной ТК?
   • Переведён ли он на электронную трудовую книжку?
3. Приём документов.
   • Если предоставлена бумажная ТК – сделайте запись о приёме на работу и храните её в личном деле.
   • Если предоставлены сведения из ПФР/СТД‑Р – оформите электронную запись в системе кадрового учёта (или введёте данные в 1С, SAP и т.п.).
   • Если кандидат работает по ГПХ – трудовая книжка не ведётся, достаточно копии договора.
4. Информирование о правах. При переходе на ЭТК выдавайте письменное уведомление о праве выбрать форму ведения трудовой деятельности (бумажная/электронная) и получайте подпись сотрудника.
5. Хранение. Все документы (паспорт, ТК или выписки, заявления) храните в соответствии с требованиями законодательства о защите персональных данных.

Что делать, если у соискателя нет трудовой книжки и он не хочет её оформлять

Если кандидат впервые устраивается на работу – это законно, бумажная ТК не требуется. Если же у него был предыдущий опыт работы и он отказывается вести бумажную ТК, необходимо:

• Получить письменное заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки.
• Требовать предоставления сведений о трудовой деятельности (выписка из ПФР, форма СТД‑Р).
• Оформить электронную трудовую книжку (если ещё не ведётся) и внести запись о приёме на работу.

Отказ предоставить любые подтверждающие трудовой стаж документы может быть основанием для отказа в приёме на работу, поскольку работодатель обязан убедиться в наличии у сотрудника трудового стажа для корректного начисления страховых взносов и расчёта отпусков.

Ответ на вопрос «Можно ли не предоставлять трудовую книжку при устройстве на работу» зависит от конкретной ситуации:

• При первом трудоустройстве – можно и даже необходимо не предоставлять бумажную ТК.
• При отказе от ведения бумажной ТК или переходе на электронную форму – достаточно предоставить сведения о трудовой деятельности (выписку из ПФР/СТД‑Р) либо подтверждение ведения ЭТК.
• Во всех остальных случаях трудовая книжка (бумажная или электронная) остаётся обязательным документом.

Соблюдение вышеописанного порядка позволит работодателю избежать нарушений трудового законодательства, а соискателю – оформиться на работу без лишних бюрократических препятствий.