Вопрос о необходимости подписания работником трудовой книжки в момент увольнения часто вызывает недоразумения. В этой статье разберёмся‚ какие требования предъявляет Трудовой кодекс РФ‚ как изменились правила с переходом на электронную трудовую книжку и какие нюансы следует учитывать работодателю и сотруднику.
Что такое «расписываться» в трудовой книжке?
Под «расписыванием» понимается подпись работника рядом с записью об увольнении (или о другом событии‚ например‚ о повышении квалификации). В традиционной бумажной книжке работник подтверждает‚ что ознакомился с записью и согласен с её содержанием.
Формат подписи
- Подпись работника ставится рядом с записью.
- Ни «ознакомлен»‚ ни «согласен» в тексте записывается не требуется.
- Важна только подпись и её расшифровка (ФИО).
Законодательная база
Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) и Порядок ведения трудовых книжек определяют порядок заполнения и подписания:
- Статья 84.1 ТК РФ: запись об увольнении должна содержать точную формулировку основания и ссылку на статью ТК РФ.
- Пункт 15 Порядка: при внесении записей об увольнении работник может подписать запись‚ но это не является обязательным.
- Согласно части пятой ст; 84.1 ТК РФ‚ подпись работника не требуется‚ если запись сделана в электронном виде.
Бумажная трудовая книжка
Когда подпись обязательна?
При наличии бумажной трудовой книжки работник обязан расписываться рядом с записью об увольнении‚ если:
- Работник присутствует в офисе при выдаче книжки.
- Ведётся традиционный бумажный дубликат (если работник перешёл на электронную‚ но по каким‑то причинам нужен бумажный).
Когда подпись не требуется?
- Если работник не присутствует при выдаче и не может расписаться (например‚ по болезни).
- Если работник отказался расписываться‚ но работодатель имеет доказательства того‚ что запись была сделана в соответствии с ТК РФ;
Как оформить бумажный дубликат?
- Сотрудник подаёт заявление о выдаче дубликата в отдел кадров.
- Отдел кадров оформляет дубликат‚ ставит подпись руководителя и печать.
- Работник расписывается рядом с записью об увольнении.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Что изменилось?
С 2021 года работники‚ которые впервые устроились на работу‚ могут получать только ЭТК. В этом случае бумажный документ не оформляется.
Подпись не нужна
- В электронном виде запись об увольнении создаётся автоматически в системе.
- Подпись работника в ЭТК не требуется‚ так как запись подтверждается цифровой подписью работодателя.
Как проверить‚ что запись корректна?
- Пользователь может открыть ЭТК в личном кабинете и убедиться‚ что запись содержит точную формулировку основания увольнения;
- Если есть сомнения‚ можно запросить печатную копию записи.
Практические рекомендации для работодателя
- Проверяйте‚ ведётся ли у сотрудника бумажная или электронная трудовая книжка.
- Если бумажная‚ обязательно подпишите запись работника при выдаче.
- Если электронная‚ подпись не требуется‚ но обязательно убедитесь‚ что запись оформлена в соответствии с ТК РФ.
- Храните копии всех записей в системе учёта трудовых книжек.
- При отсутствии места в книжке можно вшить вкладыш.
- Не забывайте о праве работника на ознакомление с записью.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли отказаться от подписи? – Да‚ работник может отказаться‚ но это не освобождает работодателя от обязательного оформления записи.
- Нужно ли расписывать при увольнении по сокращению? – Нет‚ подпись не обязательна‚ но запись должна содержать точную формулировку основания.
- Что делать‚ если в книжке нет места? – Вшить вкладыш или оформить дубликат.
- Можно ли расписываться в личной карточке? – Да‚ но это не заменяет подписи в трудовой книжке.
- Нужна ли подпись при выдаче в рамках «перехода на электронную»? – Нет‚ при переходе на ЭТК подпись не требуется.
Подписывать трудовую книжку при увольнении не всегда необходимо. В бумажной версии подпись работника обычно требуется‚ но в электронном варианте – нет. Главное – соблюдение точных формулировок и ссылок на ТК РФ‚ а также правильное хранение и учёт всех записей. Работодатель обязан обеспечить корректность оформления‚ а работник – иметь возможность ознакомиться с записью и подтвердить её наличие.
Таким образом‚ ответ на вопрос «Надо ли расписываться в трудовой книжке?» зависит от того‚ ведётся ли у сотрудника бумажная или электронная трудовая книжка‚ а также от конкретных обстоятельств увольнения.