В 2026 году вопрос о том, нужно ли сканировать пустые страницы в бумажной трудовой книжке, стал особенно актуален. Многие работники и специалисты по кадровому делу задаются этим вопросом, потому что от правильного оформления сканов зависит успешная оцифровка и принятие данных в Пенсионный фонд Украины (ПФУ). В этой статье мы разберём все нюансы, подытожим рекомендации из открытых источников и дадим практические советы.
Почему возникает путаница с пустыми страницами?
В процессе оцифровки трудовой книжки часто возникает вопрос: сканировать ли пустые листы, на которых нет записей о работе, наградах или увольнениях? Ответ зависит от нескольких факторов:
- Требования ПФУ к оформлению электронных документов;
- Структура самой трудовой книжки (количество страниц, порядок заполнения);
- Особенности хранения и архивирования данных.
Некоторые специалисты советуют сканировать все страницы, включая пустые, чтобы сохранить целостность документа. Другие же считают, что пустые листы не несут полезной информации и их можно пропустить.
1.1 Что говорят официальные источники?
По информации, опубликованной в 2025‑2026 годах на официальных ресурсах ПФУ и в материалах FactorAcademy, сканировать пустые страницы рекомендуется только в том случае, если они находятся между заполненными разворотами. Это необходимо для сохранения хронологического порядка и предотвращения смещения нумерации страниц в электронном виде.
Однако в большинстве практических рекомендаций подчёркивается, что пустые страницы, находящиеся в конце документа, не требуют сканирования. Они не влияют на расчёт стажа и не содержат данных, которые могут быть задействованы при оформлении электронной трудовой книжки (ЭТК).
Требования к сканам: форматы, разрешение и размер файлов
Независимо от того, сканировать ли пустые страницы, все загружаемые файлы должны соответствовать следующим параметрам:
- Разрешение: минимум 300 dpi (dots per inch);
- Формат: JPG или PDF;
- Размер файла: не более 1 Мб;
- Цветность: цветная (не чёрно‑белая) для лучшей читаемости;
- Порядок: страницы должны быть загружены в хронологическом порядке.
Эти требования часто повторяются в разных источниках: от FactorAcademy (2026‑04‑19) до БУХГАЛТЕР.UA (2023‑11‑30). Соблюдение их гарантирует, что ПФУ примет ваши сканы без претензий.
Как правильно оформить скан‑копию пустой страницы?
Если вы всё же решаете сканировать пустой лист, следуйте этим простым рекомендациям:
- Подготовка: разместите страницу ровно на стекле сканера, избегайте складок и теней.
- Настройка сканера: выберите цветовой режим, установите разрешение 300 dpi.
- Сохранение: экспортируйте файл в JPG или PDF, проверьте, что размер не превышает 1 Мб.
- Проверка читаемости: убедитесь, что на скане нет артефактов, размытых элементов или пятен.
После сканирования файл можно загрузить в онлайн‑портал ПФУ, где система автоматически проверит его на соответствие требованиям.
Что делать, если в книжке много пустых страниц?
В некоторых случаях в старой трудовой книжке может быть значительное количество пустых листов, особенно если сотрудник сменил места работы несколько раз. В таких ситуациях рекомендуется:
- Сфокусироваться на сканировании только тех страниц, где действительно есть записи (приём на работу, увольнение, надбавки, награды);
- Если пустые страницы находятся между заполненными разворотами, сканировать их для сохранения целостности документа;
- Не сканировать пустые страницы в конце документа, если они не несут никакой информации.
Эти действия соответствуют рекомендациям Kadroland (2026‑02‑15), где чётко указано, что пустые развороты не сканируются и не добавляются в пакет документов.
Пошаговый алгоритм оцифровки трудовой книжки в 2026 году
Для удобства работы подготовим пошаговый план, который можно выполнить самостоятельно или с помощью работодателя.
- Соберите все необходимые документы: оригинальную трудовую книжку, паспорт, подтверждения о стаже (если есть).
- Подготовьте сканер: проверьте, что он настроен на цветное сканирование, 300 dpi, и умеет сохранять файлы в формате JPG или PDF.
- Сканируйте страницы в следующем порядке:
- Обложка и первая страница с личными данными;
- Все страницы с записями (приём, увольнение, награды, надбавки);
- Промежуточные пустые страницы, если они находятся между заполненными разворотами;
- Проверьте, что каждый файл не превышает 1 Мб.
- Сохраните файлы в хронологическом порядке и объедините их в один PDF‑документ (если требуется).
- Загрузите сканы в онлайн‑портал ПФУ (например, через раздел «Оцифровка трудовой книжки»).
- Проверьте автоматически подтянутые данные и поставьте галочку согласия на обработку персональных данных.
- Отправьте заявку на оцифровку и дождитесь подтверждения от ПФУ.
Эта процедура описана в материалах Engage (2025‑12‑24) и подтверждена практикой ПФУ.
Частые ошибки и как их избежать
При оцифровке трудовой книжки многие сталкиваются с типичными проблемами. Вот несколько советов, как их предотвратить:
- Слишком большой размер файла: перед загрузкой сжимайте изображение или уменьшайте количество страниц в одном PDF.
- Несоответствие порядку страниц: используйте нумерацию в имени файлов (001, 002, …) или добавляйте метаданные.
- Черно‑белое сканирование: цветные сканы позволяют избежать проблем с распознаванием подписей и штампов.
- Пропуск пустых страниц между записями: если они находятся в середине документа, лучше сканировать их, чтобы не нарушить хронологию.
Итак, нужно ли сканировать пустую страницу трудовой книжки? Ответ зависит от её расположения:
- Если пустая страница находится между заполненными разворотами, её сканирование рекомендуется для сохранения целостности документа.
- Если пустая страница находится в конце документа и не содержит никакой информации, её сканировать не требуется.
Соблюдая указанные выше требования к качеству сканов и правилам загрузки, вы сможете без проблем оформить электронную трудовую книжку и убедиться, что все данные будут приняты ПФУ без лишних вопросов.
Полезные ссылки и источники
Для более глубокого изучения темы рекомендуем обратиться к следующим материалам (все ссылки актуальны на 2026 год):
- Официальный портал ПФУ по оцифровке трудовой книжки
- FactorAcademy: Рекомендации по сканированию
- БУХГАЛТЕР;UA: Как правильно оформить скан‑копию
- Kadroland: Пустые страницы: сканировать или нет?
Эти ресурсы содержат подробные инструкции, примеры оформления и актуальные новости, которые помогут вам успешно завершить процесс оцифровки.
Автор статьи: контентный отдел, 22 мая 2026 г.