Вопрос о необходимости списания трудовых книжек вызывает много вопросов у кадровиков, бухгалтеров и работодателей, особенно на фоне перехода на электронные формы учёта трудовой деятельности․ В этой статье мы подробно разберём, когда и почему требуется списывать трудовые книжки, какие документы для этого нужны, а когда — наоборот — списание запрещено законом․
Что означает «списывать трудовую книжку»?
Термин «списывать» в контексте трудовых книжек обычно подразумевает:
- Уничтожение устаревших, испорченных или ненужных бланков;
- Снятие с учёта трудовых книжек, которые больше не используются;
- Оформление акта об уничтожении или списании в соответствии с нормами законодательства․
Важно понимать: списывать трудовые книжки, которые уже заполнены и находятся на хранении, нельзя․ Они являются юридически значимыми документами, подтверждающими трудовой стаж работника, и должны храниться в течение установленного срока․
Когда списание трудовых книжек обязательно?
Уничтожение испорченных или непригодных бланков
Если при заполнении трудовой книжки допущены ошибки (неправильные данные, неразборчивый почерк, исправления, порча бумаги), такой бланк подлежит уничтожению․
Порядок уничтожения:
- Составляется акт об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки или вкладыша (форма не унифицирована, но должна содержать: дату, номер бланка, причину уничтожения, ФИО ответственного лица, подпись и печать организации)․
- Акт подписывается комиссией (обычно в составе: кадровик, бухгалтер, представитель руководства)․
- Испорченный бланк уничтожается (сжигается, измельчается и т․п․) с составлением акта․
Важно! Уничтожение испорченного бланка, это не списание, а формальная процедура устранения непригодного документа․ Заменяется он новым, заполненным в соответствии с требованиями․
Уничтожение пустых бланков устаревшего образца
Согласно действующему законодательству (Постановление Правительства РФ от № 525, а также письма Минтруда России), пустые бланки трудовых книжек и вкладышей образца 2004 года списывать и уничтожать не нужно․
Эти бланки остаются действительными для использования до полного их израсходования․ Нет никаких ограничений по сроку их применения — даже если введён новый формат электронных трудовых книжек, бумажные бланки 2004 года остаются легальными․
Когда списание трудовых книжек запрещено?
Заполненные трудовые книжки
Заполненные трудовые книжки, это юридически значимые документы, подтверждающие стаж, должности, награды и основания увольнения․ Они подлежат хранению в соответствии с Перечнем типовых архивных документов (утв․ приказом Минкультуры России от № 558)․
Сроки хранения:
- 5 лет — после увольнения работника (если трудовая книжка не передана ему на руки);
- 75 лет — если работник умер, уволен по причине увольнения по сокращению, уходу на пенсию или другим основаниям, связанным с пенсионным обеспечением․
Списывать такие книжки нельзя — это нарушение архивного законодательства и может повлечь штрафы со стороны трудовой инспекции или архивной службы․
Трудовые книжки, переданные работникам
Если работник получил трудовую книжку на руки при увольнении, она больше не находится в ведении работодателя․ Списывать её невозможно, она становиться личным документом работника․
Если работник потерял книжку — он подаёт заявление о выдаче дубликата․ Списывать утерянную книжку не нужно, она просто отмечается в учётной книге как «утеряна», а выдаётся дубликат․
Электронные трудовые книжки: влияют ли они на списание бумажных?
С 1 января 2020 года вступил в силу Федеральный закон № 439-ФЗ, который ввёл возможность ведения трудовых книжек в электронном виде․
Важные моменты:
- Работник имеет право выбрать: бумажная или электронная трудовая книжка․
- Если работник не подал заявление до 30 июня 2020 года — ему автоматически продолжают вести бумажную книжку․
- Если работник подал заявление на переход на электронную форму — бумажная книжка остаётся у него на руках и не списывается․
- Работодатель обязан вносить все новые записи (приём, увольнение, перевод) в электронную форму, но бумажная книжка сохраняется как исторический документ․
Списывать бумажную трудовую книжку после перехода на электронную — запрещено! Она остаётся юридически значимым документом, подтверждающим трудовой стаж до момента перехода․
Как правильно вести учёт трудовых книжек?
С 1 сентября 2021 года унифицированная форма журнала учёта трудовых книжек отменена․ Теперь каждая организация может разработать свою форму учёта, но она должна содержать:
- Номер трудовой книжки;
- ФИО работника;
- Дата приёма на работу;
- Дата увольнения;
- Основание прекращения трудового договора;
- Дата выдачи книжки работнику (если выдана);
- Примечания (утеряна, дубликат выдан и т․д․)․
Также необходимо вести отдельный журнал для:
- Заполненных трудовых книжек;
- Пустых бланков;
- Уничтоженных/испорченных бланков (с приложением актов)․
Что делать с утерянными или повреждёнными трудовыми книжками?
Если трудовая книжка утеряна или повреждена, работник подаёт заявление о выдаче дубликата․ Работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней․
При этом:
- Оригинал не списывается — он просто считается утраченным;
- В журнале учёта делается запись: «Трудовая книжка утеряна, выдан дубликат»;
- В дубликате указывается: «Дубликат выдан взамен утраченной (повреждённой) трудовой книжки»․
Ответ однозначный:
- Списывать заполненные трудовые книжки — нельзя! Они хранятся по закону 5–75 лет․
- Списывать пустые бланки образца 2004 года — не нужно! Они остаются действительными для использования․
- Испорченные бланки — уничтожаются с составлением акта․ Это не списание, а формальная процедура․
- После перехода на электронную трудовую книжку бумажная не списывается, она остаётся у работника․
- Утерянные книжки, не списываются, выдаётся дубликат․
Важно помнить: трудовая книжка — это не просто бланк, а юридический документ, подтверждающий право на пенсию, льготы, компенсации и другие социальные гарантии․ Любое необоснованное списание или уничтожение может привести к серьёзным последствиям: от штрафов до судебных исков от бывших сотрудников․
Рекомендуем: регулярно проверяйте учёт трудовых книжек, храните акты об уничтожении испорченных бланков, не уничтожайте ничего без документального подтверждения и всегда ориентируйтесь на Трудовой кодекс РФ и действующие постановления Правительства․
Списывать — не значит уничтожать․ Сохранять, значит защищать права работников․