Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность сотрудника. С 2021 года в России произошли масштабные изменения: при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако бумажные трудовые книжки не исчезли, за работниками сохранили право вести их дальше. В связи с этим у кадровиков, бухгалтеров и самих сотрудников до сих пор возникает множество вопросов. Один из самых частых: нужно ли сшивать заверенную копию трудовой книжки?
Что говорит законодательство?
Прямого указания в Трудовом кодексе РФ о том, что копию трудовой книжки обязательно нужно сшивать, нет. Однако существует четкий регламент заверения многостраничных документов, установленный ГОСТ Р 7.0.97-2016 и разъяснениями Росархива.
Если копия трудовой книжки состоит из одного листа, то сшивать ее, разумеется, не нужно. На этом единственном листе ставится заверительная надпись, подпись лица, заверившего документ, и печать (при наличии).
Если же копия содержит два и более листов, то во избежание утери страниц и подделки информации, документ необходимо прошить и пронумеровать.
Как правильно заверить многостраничную копию?
Чтобы копия имела юридическую силу (например, для предоставления в банк, соцзащиту или посольство), она должна быть оформлена по всем правилам. Процесс выглядит следующим образом:
- Снятие копий. Копируются все заполненные листы трудовой книжки, а также пустые листы, если они остались в конце. На пустых листах пишется «Копия верна», ставится подпись, расшифровка и печать.
- Нумерация. Каждый лист нумеруется в правом верхнем углу.
- Прошивка. Листы сшиваются ниткой в левом верхнем углу (или по левому краю).
- Скрепление. Концы нити выводятся на оборотную сторону последнего листа, завязываются в узелок и заклеиваются небольшим квадратом бумаги (наклейкой).
- Заверительная надпись. На наклейке проставляется оттиск печати (так, чтобы он захватывал часть наклейки и лист документа) и делается запись: «Верно. Прошито, пронумеровано, скреплено печатью на [количество] листах». Указывается должность лица, заверившего копию, его подпись, расшифровка подписи и дата.
Важное уточнение о заверении каждого листа
Многие организации по старинке заверяют каждый лист отдельно (ставят печать, подпись и надпись «копия верна» на каждой странице). Согласно современному ГОСТу, если документ прошит, заверять каждый лист отдельно не нужно. Достаточно поставить одну заверительную надпись на обороте последнего листа, где скрепляются нити. Однако на практике некоторые инстанции (особенно банки) все равно требуют постраничного заверения. Во избежание отказов лучше уточнять требования принимающей стороны.
Электронная трудовая книжка и совместители
С 2021 года при приеме на работу кадровики формируют сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Но бумажная книжка продолжает действовать для тех, кто не перешел на ЭТК.
Интересный вопрос возникает с совместителями. На сайте Онлайнинспекции.рф разъяснялось: работодатель не обязан запрашивать у внешнего совместителя копию трудовой книжки или сведения о трудовой деятельности по основному месту работы. Трудовая книжка внешнего совместителя хранится у его основного работодателя. При трудоустройстве по совместительству достаточно предъявить справку с основного места работы или копию приказа о приеме.
Куда требуется заверенная копия?
Чаще всего заверенная и сшитая копия трудовой книжки требуется в следующих случаях:
- Оформление кредита или ипотеки. Банки требуют подтверждение занятости и стажа.
- Получение визы. Посольства хотят видеть стабильность заявителя;
- Оформление пособий и льгот. Органы соцзащиты проверяют стаж для назначения выплат.
- Устройство на работу по совместительству. Хотя по закону предоставлять копию не обязательно, некоторые работодатели просят ее для подстраховки.
Подводные итоги
Совет работникам: всегда просите кадровика сшить и пронумеровать многостраничную копию. Если вы заверите документ у нотариуса, он сделает это в обязательном порядке. Если заверяет работодатель, напомните ему о необходимости прошивки, так как это убережет вас от возврата документов из инстанций.