Вопрос о том, должна ли ставиться подпись самого сотрудника в трудовой книжке рядом с записью об увольнении, часто возникает у работодателей, кадровиков и самих работников. В статье разберём действующее законодательство, практические рекомендации и типовые образцы записей.
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие оформление записей в трудовой книжке:
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 67, пункты 35‑36 Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда России от № 362н).
- Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек (далее – Положение). В частности:
- Пункт 35 Положения: «Все записи, внесённые в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек) и печатью организации».
- Пункт 36 Положения: «При увольнении работника запись об увольнении заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации».
- Разъяснения Роструда (2025‑2026 гг.) – подтверждают, что подпись работника в записи об увольнении не требуется.
Таким образом, законодательство однозначно указывает, что обязательной является подпись работодателя (или уполномоченного лица) и печать организации. Подпись самого работника в этой записи не предусмотрена.
Кто имеет право ставить подпись в трудовой книжке?
В зависимости от организационно‑правовой формы предприятия и наличия ответственного за ведение трудовых книжек, подпись может ставить:
- Директор (генеральный директор) организации – в случае, если он лично отвечает за кадровую документацию.
- Уполномоченный сотрудник кадровой службы – например, главный специалист отдела кадров, который имеет доверенность от руководителя.
- Лицо, назначенное в качестве ответственного за ведение трудовых книжек – в небольших ИП это может быть сам предприниматель.
Важно, чтобы лицо, ставящее подпись, имело доверенность (письменную или в виде приказа) от руководства, если подпись ставит не сам директор.
Нужно ли ставить подпись работника?
Согласно пункту 35‑36 Положения и разъяснениям Роструда, подпись работника в записи об увольнении не требуется. Работник подтверждает факт получения трудовой книжки подписью в отдельном пункте «Получено» (если такая строка присутствует в журнале выдачи), но в самой записи об увольнении его подпись не ставится.
Тем не менее, в некоторых организациях в практической работе может возникнуть привычка ставить подпись работника «для подтверждения того, что запись ему понятна». Это не противоречит закону, но не является обязательным и не имеет юридической силы.
Как правильно оформить запись об увольнении
Запись в трудовой книжке делается в строке 2‑й (или 3‑й, в зависимости от формы книжки) и должна содержать следующие обязательные элементы:
- Дата увольнения (день, месяц, год).
- Основание увольнения (по инициативе работника, по инициативе работодателя, по соглашению сторон, в связи с выходом на пенсию и т.д.).
- Ссылка на приказ об увольнении (номер и дата приказа).
- Подпись работодателя (директора или уполномоченного лица) и печать организации.
Пример записи:
г. Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию. Приказ № 45/2026 от г. _______________________/И. Иванов (директор) Печать
Обратите внимание:
- Текст записи может быть сокращён, но должен сохранять смысл.
- Если запись делается в электронном виде (в рамках электронных трудовых книжек), подпись заменяется электронной подписью работодателя.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Обязательно ли ставить печать организации?
Да. Пункт 36 Положения требует, чтобы запись была заверена подписью работодателя и печатью. Если у организации нет печати (например, ИП без печати), запись заверяется подписью предпринимателя.
Можно ли доверить подпись в трудовой книжке сотруднику отдела кадров?
Да, при условии наличия доверенности (письменного приказа) от руководителя, подтверждающей полномочия данного сотрудника.
Что делать, если работник отказывается подписать запись?
Подпись работника в записи об увольнении не требуется. Если же работник отказывается подписать «получено», следует оформить акт о вручении трудовой книжки, где будет зафиксировано, что работник получил книжку без подписи.
Нужно ли ставить подпись работника в случае увольнения по инициативе работодателя?
Нет, подпись работника в записи об увольнении не требуется независимо от причины увольнения.
Как оформить запись, если увольнение происходит в связи с переводом в другую организацию?
Запись делается по той же схеме, но в основании указывается «перевод в другую организацию» и указывается приказ о переводе.
Практические рекомендации для работодателей
- Разработайте внутренний регламент, где будет чётко прописано, кто именно уполномочен ставить подпись в трудовых книжках.
- Обеспечьте наличие актуальной печати (или её эквивалента) в кадровом отделе.
- Приём новых сотрудников проводите с инструктажем о том, что их подпись в записи об увольнении не требуется.
- Сохраняйте копию приказа об увольнении в личном деле работника – это поможет избежать спорных ситуаций.
- В случае использования электронных трудовых книжек убедитесь, что у вас есть сертификат электронной подписи, соответствующий требованиям ФНС.
Согласно действующему законодательству РФ и разъяснениям Роструда, подпись работника в записи об увольнении в трудовой книжке не требуется. Обязательной является подпись работодателя (или уполномоченного лица) и печать организации. Правильное оформление записи и наличие доверенности у уполномоченного сотрудника позволяют избежать юридических рисков и обеспечить корректность трудовой документации.
Соблюдая приведённые выше рекомендации, вы гарантируете, что процесс увольнения будет оформлен в полном соответствии с законом, а трудовая книжка работника останется надёжным документом для будущих пенсионных расчётов.
Полезные ссылки
- Трудовой кодекс РФ (ст. 67)