С 2021 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным (ЭТК). На 2026 год эта система уже полностью функционирует, и многие работодатели сталкиваются с вопросом: если у сотрудника есть электронная трудовая книжка, нужно ли продолжать вести бумажную? Ответ на этот вопрос неоднозначен, он зависит от статуса сотрудника, даты его трудоустройства и его личного выбора.

Когда бумажная трудовая книжка не нужна вообще

С 1 января 2021 года вступили в силу ключевые изменения Трудового кодекса РФ, согласно которым:

• Новым сотрудникам, которые впервые устраиваются на работу после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка не оформляется и не ведётся. Сведения о их трудовой деятельности регистрируются только в электронном виде в системе Пенсионного фонда РФ (ПФР).
• Работодатель не имеет права требовать от таких сотрудников предоставления бумажной трудовой книжки, её просто не существует.

Таким образом, если вы нанимаете человека, который никогда ранее не работал (например, выпускника вуза в 2026 году), бумажная трудовая книжка ему не нужна. Всё фиксируется в ЭТК автоматически.

Когда бумажная книжка остаётся обязательной

Для сотрудников, которые уже имели трудовой стаж до 1 января 2021 года, ситуация иная:

• Они могли выбрать формат ведения трудовой книжки: оставить бумажную или перейти на электронную.
• Если сотрудник не подавал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку в соответствии с законом.
• Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК, то:
  • Все новые записи (о приёме, увольнении, переводах) вносятся только в электронную версию.
  • Бумажная книжка остаётся у сотрудника — но в неё больше ничего не вносится.

Важно! Даже если сотрудник перешёл на ЭТК, работодатель не может уничтожить или выбросить его бумажную трудовую книжку. Документ остаётся у работника как подтверждение его трудового стажа до 2021 года. В электронной версии фиксируются только данные с 2021 года и позже.

Можно ли вести обе книжки одновременно?

Да, это разрешено и даже рекомендуется в определённых случаях:

1. Если сотрудник не подал заявление о переходе на ЭТК — работодатель обязан вести бумажную книжку, а ЭТК не создаётся автоматически (если только сотрудник не запросил её через портал Госуслуг).
2. Если сотрудник подал заявление о переходе — ведётся только ЭТК, бумажная книжка «замораживается» и хранится у работника.
3. Если сотрудник устроился до 2021 года, но позже (в 2024–2026 гг.) подал заявление, тогда все новые записи идут в ЭТК, а в бумажную — ничего не вносится.

Важно! Никогда не вносите сведения в обе книжки одновременно. Это нарушает закон и создаёт риски несоответствия данных. Ведение двух версий допускается только в переходный период — и только если сотрудник не выбрал ЭТК. После перехода — только ЭТК.

Что делать работодателю в 2026 году?

Работодатель должен действовать по следующему алгоритму:

Шаг 1: Определите статус сотрудника

• Новый сотрудник (первое трудоустройство после ) → только ЭТК. Бумажную книжку не оформляйте.
• Сотрудник, работавший до 2021 года → уточните, есть ли у него бумажная книжка и подавал ли он заявление о переходе на ЭТК.

Шаг 2: Получите заявление от сотрудника

Если сотрудник хочет перейти на ЭТК, он должен написать заявление в свободной форме. Без заявления — ведёте бумажную книжку.

Шаг 3: Ведите данные правильно

• Если ЭТК — вносите сведения в электронную систему через сервисы ПФР или через бухгалтерские программы (например, Контур.Экстерн, 1С, КонсультантПлюс).
• Если бумажная книжка — вносите записи ручкой или печатным способом, соблюдая правила заполнения (Форма Т-5, Т-6).
• Не ведите двойные записи! Если ЭТК активна — бумажная книжка становится архивом. Никаких новых записей в неё не вносится.

Шаг 4: Храните документы

• Бумажные трудовые книжки храните в архиве не менее 75 лет (согласно Постановлению Правительства РФ № 225).
• Электронные данные хранятся в системе ПФР бессрочно.

Что делать, если сотрудник потерял бумажную книжку?

Если сотрудник потерял бумажную трудовую книжку до 2021 года, и он не перешёл на ЭТК — он может обратиться в ПФР за выпиской из ЭТК (если у него есть электронная версия) или получить дубликат бумажной через предыдущего работодателя или архив.

Если сотрудник уже перешёл на ЭТК, то бумажная книжка ему не нужна — он может использовать выписку из ЭТК при трудоустройстве, получении льгот или пенсии.

Частые ошибки работодателей

• Ошибка 1: Ведут бумажную книжку для нового сотрудника, который не работал до 2021 года. → Нарушение закона. Нужно только ЭТК.
• Ошибка 2: Продолжают вносить записи в бумажную книжку после перехода на ЭТК. → Нарушение. Только ЭТК теперь актуальна.
• Ошибка 3: Уничтожают бумажную книжку после перехода. → Запрещено! Документ остаётся у сотрудника как исторический артефакт.
• Ошибка 4: Не проверяют, есть ли у кандидата ЭТК. → Проверяйте через портал Госуслуг или запрос в ПФР.

Как проверить, есть ли у кандидата электронная трудовая книжка?

В 2026 году работодатель может:

• Попросить кандидата предоставить выписку из ЭТК (можно скачать с сайта ПФР или Госуслуг).
• Запросить СНИЛС и проверить данные через личный кабинет ПФР (если есть доступ).
• Использовать сервисы бухгалтерских программ, которые автоматически проверяют наличие ЭТК по СНИЛС.

Нет — не нужно вести бумажную трудовую книжку, если сотрудник перешёл на электронную.

Однако:

• Если сотрудник не подавал заявление — бумажная книжка обязательна.
• Если сотрудник устраивается впервые после 2021 года, бумажная книжка не оформляется.
• Бумажная книжка, существовавшая до 2021 года, хранится у работника — в неё ничего не вносится, но она остаётся важным документом для подтверждения стажа до 2021 года.

Главное правило 2026 года: Электронная трудовая книжка — это будущее. Бумажная — это прошлое, которое нужно беречь, но не обновлять.

Работодателю важно чётко следить за статусом каждого сотрудника, соблюдать процедуры перехода и не допускать дублирования записей. Это не только закон, но и залог точности учёта трудового стажа для будущих пенсий и социальных гарантий.

Помните: ЭТК — это не замена бумажной книжке, а её логическое продолжение. Всё, что было до 2021 года, в бумажной. Всё, что будет после — в электронной.