Многие работодатели и сотрудники задаются вопросом: нужно ли фиксировать в трудовой книжке получение благодарственных писем, почетных грамот или иных форм поощрения? Ответ на этот вопрос кроется в нормативных актах, регулирующих ведение трудовых книжек․
Обязательно ли вносить запись о благодарности?
Согласно действующему законодательству и Порядку ведения и хранения трудовых книжек, в трудовую книжку вносятся сведения о награждении работника за трудовые заслуги․ Однако здесь важно различать государственные награды и внутренние поощрения компании․
Основные правила:
- Государственные и ведомственные награды: Записи о них вносятся в трудовую книжку в обязательном порядке․
- Локальные благодарности: Благодарственные письма от руководства организации, почетные грамоты компании или благодарности от партнеров не являются обязательными для внесения в трудовую книжку․
Когда запись всё же рекомендуется сделать?
Несмотря на отсутствие строгой обязанности для внутренних наград, работодатель может пойти навстречу сотруднику и зафиксировать достижение в трудовой книжке, если это предусмотрено внутренними локальными нормативными актами (ЛНА) организации или если награда имеет высокий статус (например, звание «Лучший работник года» на уровне регионального министерства)․
Как правильно оформить запись (пошаговая инструкция)
Если было принято решение о внесении записи о благодарности или почетной грамоте, необходимо придерживаться определенных правил оформления, чтобы запись имела юридическую силу и выглядела корректно․
Основание для записи
Любая запись в трудовой книжке должна основываться на документе․ В данном случае основанием будет Приказ работодателя о награждении сотрудника․
Структура записи
Запись о награждении вносится в раздел «Сведения о работе»․ Она должна содержать следующие элементы:
- Номер записи по порядку (в левой колонке)․
- Дата издания приказа о награждении․
- Текст записи: четкое наименование награды и за какие заслуги она присвоена․
- Ссылка на документ: реквизиты приказа (номер и дата)․
Пример формулировки
Пример того, как может выглядеть запись в трудовой книжке:
«Награжден Почетной грамотой Министерства здравоохранения РФ за особые достижения в области организации медицинской помощи․ Приказ Министерства здравоохранения РФ от № 123-п»;
Важные нюансы и предостережения
При внесении записей о благодарностях помните о следующих моментах:
- Отсутствие исправлений: В трудовой книжке недопустимы зачеркивания или использование корректора․
- Печать организации: Запись должна быть заверена печатью организации и подписью уполномоченного лица (кадровика или руководителя)․
- Электронные трудовые книжки (ЭТК): Если сотрудник перешел на электронный формат учета стажа, сведения о награждениях в СФР (бывший ПФР) обычно не передаются, так как ЭТК фиксирует только трудовой стаж и изменения условий договора․ В этом случае копия приказа о награждении хранится в личном деле сотрудника․
Таким образом, запись о простом благодарственном письме в трудовую книжку вносится по желанию работодателя․ Однако, если речь идет о ведомственной или государственной награде, это становится обязанностью отдела кадров․ Правильное оформление таких записей подчеркивает профессиональный статус сотрудника и служит подтверждением его квалификации при дальнейшем трудоустройстве․