Дата актуализации материала: 05:13:33 ().
Трудовая книжка (или её электронный аналог – Сведения о трудовой деятельности) является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. Вопрос о том, нужно ли вносить запись о декретном отпуске в трудовую книжку, часто возникает у кадровых специалистов и самих сотрудниц. Ниже рассмотрены нормативные основания, практика ведения записей и особенности оформления как бумажных, так и электронных трудовых книжек.
Нормативная база
- Статья 66 ТК РФ – устанавливает обязательную форму трудовой книжки для всех работающих граждан.
- Статья 66.1 ТК РФ – предоставляет право выбора между бумажной и электронной формой ведения трудовой книжки.
- Постановление Правительства РФ от № 584 – регламентирует порядок ведения и хранения трудовых книжек, включая использование вкладышей при заполнении основного документа.
- ФЗ‑125 «Об обязательном пенсином страховании» – определяет, что периоды отпусков по беременности и родам, а также по уходу за ребёнком включаются в страховой стаж.
Что фиксируется в трудовой книжке?
Согласно действующему законодательству, в трудовую книжку не вносятся сведения об отпусках по беременности и родам (декрет) и по уходу за ребёнком. Эти периоды:
- включаются в общий трудовой стаж;
- сохраняют за работником его место работы (должность);
- отражаются в других документах – например, в приказе о предоставлении отпуска, в личной карточке сотрудника или в электронной трудовой книжке (Сведения о трудовой деятельности) как период отсутствия по уважительной причине.
Таким образом, запись о самом факте нахождения в декрете не делается в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки.
Когда запись всё‑же необходима?
Запись в трудовую книжку требуется только в случае приёма на работу временного работника
- Оформляется срочный трудовой договор (или договор на определённый срок).
- Кадровик вносит запись о приёме на работу в соответствии с п. 8 «Порядка ведения трудовых книжек» (раздел «Приём на работу»).
- В графе 3 указывается дата приёма, должность, структурное подразделение.
- В графе 4 прописывается характер договора – срочный, на период декретного отпуска основной работницы.
- При выходе основной сотрудницы из отпуска делается запись об увольнении временного работника (или о переводе на другую должность, если договор продлевается).
Образец записи о приёме временного работника
Графа 3: г. принят на работу в должности бухгалтера‑ассистента отдела учёта. Графа 4: Срочный трудовой договор на период декретного отпуска основной работницы Ивановой И.И. (с г. по г.).
После выхода основной сотрудницы из отпуска в графе 3 делается запись об увольнении:
Графа 3: г. уволен по окончании срочного трудового договора. Графа 4:,
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С г. в России функционирует электронная трудовая книжка, реализуемая через Социальный фонд России (СФР). Основные особенности:
- Сведения о трудовой деятельности формируются работодателем и передаются в СФР по форме ЕФС‑1.
- В ЭТК также не фиксируются периоды декретного отпуска; они учитываются в стаже автоматически.
- Для временного работника, принятого на замещение, в ЭТК вносится запись о приёме на работу с указанием срочного характера договора (аналогично бумажной книжке);
- Работник может выбрать, вести ли трудовую книжку в бумажном, электронном или комбинированном виде (ст. 66.1 ТК РФ).
Практические рекомендации для кадровой службы
- Проверять форму трудовой книжки сотрудника: если она ведётся до г., использовать существующий документ и при необходимости оформлять вкладыш.
- При приёме временного работника оформлять срочный трудовой договор и вносить запись в трудовую книжку (бумажную или электронную) согласно образцу выше.
- Не вносить запись о самом декрете в трудовую книжку; достаточно сохранить приказ о предоставлении отпуска и личную карточку сотрудника.
- При переходе на электронный формат обеспечить своевременную подачу сведений в СФР (форма ЕФС‑1) за каждый расчётный период.
- Обучать сотрудников отдела кадров изменениям в законодательстве (например, поправкам к ст. 66 ТК РФ, вступающим в силу в 2026 г.).
Запись о декретном отпуске в трудовую книжку не требуется, поскольку такие периоды включаются в общий стаж и сохраняют за работником его место работы. Обязательной является запись только о приёме на работу временного сотрудника для замещения сотрудницы в декрете, оформляемого срочным трудовом договором. Соблюдение указанных правил обеспечит корректное ведение трудовых книжек как в бумажном, так и в электронном виде и избежит возможных претензий со стороны контролирующих органов.
Статья подготовлена на основе актуального законодательства и информации из открытых источников на дату .