С развитием цифровых технологий и изменением форматов взаимодействия между работодателем и сотрудниками, вопрос ведения кадрового учета для дистанционных работников становится всё более актуальным. Одна из главных дилемм, с которой сталкиваются кадровики и руководители: нужно ли вносить запись о дистанционной работе в трудовую книжку? Спойлер: это право, а не обязанность, но есть важные нюансы, которые необходимо учитывать.
Что говорит закон: основные нормы
Главным нормативным актом, регулирующим этот вопрос, является Трудовой кодекс Российской Федерации, а именно — статья 312.2 ТК РФ. Согласно положениям этой статьи, труд дистанционных работников имеет свои специфические особенности в части кадрового делопроизводства.
Закон четко определяет: по соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника. Это означает, что работодатель не обязан по умолчанию делать такую запись, если иное не предусмотрено договоренностями с сотрудником.
Обязательно ли вносить запись?
Нет, не обязательно. Ведение трудовой книжки на дистанционного сотрудника не является императивным требованием законодательства. Даже в том случае, когда сотрудник работает удаленно на постоянной основе, отсутствие записи в трудовой книжке не является нарушением трудового права, если это было согласовано сторонами.
На практике это выглядит следующим образом:
- При заключении трудового договора в него можно сразу включить пункт о том, что сведения о дистанционной работе в трудовую книжку не вносятся.
- Если сотрудник изначально работал в офисе, а затем был переведен на удаленку (например, в связи с переездом в отдаленную местность), работодатель также вправе отказать во внесении записи о переводе на дистанционный режим, опираясь на ст. 312.2 ТК РФ.
Когда запись в трудовую книжку ДОЛЖНА быть сделана?
Несмотря на то, что закон разрешает не делать запись, существует ситуация, при которой работодатель обязан ее внести. Это происходит в том случае, если выполняются два условия одновременно:
- Желание работника: дистанционный работник изъявил желание, чтобы сведения о его трудовой деятельности были зафиксированы в трудовой книжке.
- Предоставление документа: работник предоставил работодателю саму трудовую книжку (лично или путем направления по почте, например, ценным письмом).
Если дистанционный работник предоставил трудовую книжку и выразил желание о внесении в нее записи о дистанционной работе, такая запись должна быть сделана. Отказать в этом случае работодатель не имеет права.
Особенности оформления: прием на работу vs. перевод на удаленку
Прием на работу дистанционного сотрудника
Если человек изначально принимается на работу как дистанционный, он может отказаться от внесения записи в трудовую книжку. Данное право обязательно фиксируется в условиях трудового договора. В этом случае основным документом, подтверждающим стаж, будет являться электронная трудовая книжка (ЕФС-1) или сам трудовой договор.
Перевод офисного сотрудника на дистанционную работу
Если работник уже числится в штате и имеет бумажную трудовую книжку, хранящуюся у работодателя, а затем заключается дополнительное соглашение о переходе на удаленку, ситуация иная. Поскольку трудовая книжка уже находится у работодателя, а сотрудник продолжает работать в той же должности, запись о переводе на дистанционный режим работы не требуется. Закон позволяет не вносить такие сведения.
Что делать, если работник потерял трудовую книжку?
Часто возникает вопрос: как поступить, если при приеме на работу удаленный сотрудник сообщает о потере трудовой книжки и просит завести новую?
Статья 312.2 ТК РФ разрешает работодателям не вносить запись о дистанционной работе в трудовую книжку. Следовательно, если сотрудник не предоставил бланк, работодатель не обязан оформлять ему новую бумажную трудовую книжку по требованию. Сведения о стаже будут формироваться в электронном виде через Социальный фонд России (СФР).
Как внести запись, если принято обоюдное решение?
Если стороны договорились о внесении записи (или работник настаивает на этом и предоставил бланк), оформление происходит по общим правилам ведения трудовых книжек:
- В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации.
- В следующей строке в графе 2 ставится дата приема на работу.
- В графе 3 указывается: «Принят(а) на должность [название должности], работа дистанционная» (или аналогичная формулировка, отражающая суть договора).
- В графе 4 указывается реквизиты приказа (распоряжения) о приеме на работу.
Резюме
Решение о том, вносить ли запись в трудовую книжку дистанционному работнику, базируется на принципе договоренности сторон. Работодатель имеет полное право отказать во внесении такой записи, если это было заранее согласовано в трудовом договоре. Однако, если удаленный сотрудник предоставил трудовую книжку и написал заявление с просьбой внести запись, работодатель обязан это сделать. В современных реалиях, учитывая развитие электронного кадрового документооборота, все больше компаний и сотрудников предпочитают отказываться от бумажной волокиты, доверяя учет стажа государственным электронным системам.