Изменение названия должности сотрудника – распространённое явление в современных организациях. Оно может быть связано с реструктуризацией, введением новых профессиональных стандартов, оптимизацией штатного расписания или просто с желанием привести наименование позиции к более современному звучанию. Вопрос, требуется ли фиксировать такое изменение в трудовой книжке, часто вызывает споры среди кадровых специалистов и бухгалтеров. Ниже представлен подробный разбор вопроса с учётом действующего трудового законодательства РФ, практики внесения записей и рекомендаций по оформлению.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 57, 66) – регулирует ведение трудовых книжек и внесение в них сведений о работе.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности» (далее – Порядок 320н).
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Приказом Минтруда России от № 69).
• Письма Минтруда и Роструда (например, Письмо Роструда от № ПГ/07‑261‑21‑0) – разъясняют порядок внесения записей о переименовании должностей, отделов и организаций.

Согласно пункту 10 Порядка 320н, в трудовой книжке фиксируются все события, прямо или косвенно влияющие на трудовую деятельность работника и его стаж. К таким событиям относится и изменение наименования должности, если оно сопровождается изменением содержания трудовой функции или официально оформлено приказом работодателя.

Когда необходимо вносить запись о переименовании должности?

Запись вносится, если выполняются следующие условия:

1. Изменение наименования должности оформлено локальным нормативным актом (приказ, распоряжение, решение руководителя).
2. Изменение затрагивает суть трудовой функции (например, секретарь → офис‑менеджер, бухгалтер‑кассир → специалист по расчётам с контрагентами). Если меняется только стилистическое оформление без изменения содержания работы, запись может не требоваться, но многие организации всё равно вносят её для единообразия.
3. Изменение происходит в течение трудового договора (не при приёме на работу или увольнении).

Если должность переименовывается в связи с переводом сотрудника в другое структурное подразделение без изменения функций, запись также делается, поскольку меняется официальное наименование позиции в штатном расписании.

Как правильно оформить запись о переименовании должности?

Форма записи строго регламентирована Порядком 320н. Заполняется в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки.

Пример заполнения:

01
Наименование должности «бухгалтер‑кассир» изменено на «специалист по расчётам с контрагентами».
Приказ № 45 от «О переименовании должности бухгалтера‑кассира».

Важно: запись делается отдельной строкой, без абзацного отступа внутри графы 3. Если в один день происходит несколько изменений (например, переименование должности и перевод в другой отдел), каждая из них фиксируется отдельной записью с собственным порядковым номером.

Что делать, если запись о переименовании должности пропущена?

Пропуск записи не является критическим нарушением, но может вызвать вопросы при подтверждении трудового стажа, при назначении пенсии или при трудоустройстве в новую организацию. Алгоритм действий:

1. Подготовить запрос работнику о предоставлении копии приказа о переименовании должности (если он не сохранён в личном деле).
2. Внести пропущенную запись в соответствии с пунктом 13 Порядка 320н (исправление пропущенной записи). Делается новая строка с текущей датой внесения, а в графе 3 указывается фактическое событие и дата его совершения (дата приказа).
3. Поставить отметку об исправлении (некоторые кадровые службы ставят пометку «Исправлено» в графе 4 или делают отдельную справку).
4. Уведомить работника о внесении исправления и выдать ему справку о трудовой деятельности с актуальными сведениями.

Пример исправления пропущенной записи:

07
Наименование должности «секретарь» изменено на «офис‑менеджер» (с ).
Приказ № 45 от .

Дата в графе 2 – дата внесения исправления , а в содержании записи указывается фактическая дата переименования .

Ответственность за отсутствие записи

Прямой административной ответственности за отсутствие записи о переименовании должности в Трудовом кодексе и КоАП не предусмотрено. Однако:

• При проверке трудовой инспекции может быть вынесено замечание о несоблюдении Порядка ведения трудовых книжек.
• В случае спора о стаже (например, при назначении пенсии) отсутствие записи может усложнить подтверждение периода работы на определённой позиции.
• Работник имеет право требовать внесения недостающих сведений (ст. 66 ТК РФ). Отказ работодателя может быть обжалован в суд.

Поэтому рекомендуется своевременно вносить все изменения, даже если они кажутся формальными.

Практические рекомендации для кадровой службы

• Вести журнал приказов о переименовании должностей – это упростит поиск основания для записи.
• Включать пункт о внесении записи в трудовую книжку в стандартный чек‑лист при издании приказа о переименовании (например, после подписания приказа ответственный кадровик делает запись в течение 3 рабочих дней).
• Обучать сотрудников отдела кадров правилам заполнения трудовой книжки, используя методические материалы Минтруда и актуальные разъяснения Роструда.
• При электронном ведении кадрового учёта (например, в 1С:ЗУП) настроить автоматическую генерацию текста записи для последующего ручного переноса в бумажную трудовую книжку.
• Хранить копии приказов в личном деле работника не менее 50 лет после увольнения (в соответствии с требованиями к хранению кадровых документов).

Запись о переименовании должности в трудовой книжке обязательна, если изменение оформлено локальным нормативным актом и затрагивает официальное наименование позиции в штатном расписании. Это требование следует из пункта 10 Порядка ведения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 225) и подтверждается разъяснениями Минтруда и Роструда. Правильное оформление записи включает указание порядкового номера, даты внесения, формулировки изменения наименования должности и ссылки на приказ‑основание. При пропуске записи её можно внести позже как исправление, соблюдая установленный порядок. Соблюдение этих правил обеспечивает прозрачность трудовой истории работника, минимизирует риски споров с контролирующими органами и защищает права сотрудников на подтверждение своего стажа и квалификации.

Следуя изложенным рекомендациям, кадровая служба сможет избежать ошибок и обеспечить корректное ведение трудовых книжек в соответствии с действующим законодательством РФ.